คุณรู้ไหมว่า ผู้คนมักพูดว่า “เลขานุการเก่ง งานราบรื่น” ฟังดูเหมือนง่าย แต่การเป็น “มือขวา” ที่มีประสิทธิภาพสำหรับเจ้านาย เลขานุการสำนักงานต้องมีอะไรบ้าง? มาสำรวจไปพร้อมกัน!
ในยุคเทคโนโลยี 4.0 ข้อกำหนดสำหรับอาชีพเลขานุการสำนักงานก็สูงขึ้นเช่นกัน ไม่เพียงแต่หยุดอยู่แค่การจัดตารางนัดหมาย ร่างเอกสาร เลขานุการยุคใหม่จำเป็นต้องเป็นผู้ที่กระตือรือร้น สร้างสรรค์ และเฉียบแหลมในทุกสถานการณ์
ทักษะที่จำเป็น: รากฐานที่มั่นคงสำหรับทุกงาน
เมื่อพูดถึงทักษะที่จำเป็น เรามักจะนึกถึงความรู้ความสามารถเฉพาะทางที่ได้รับการฝึกฝนมาอย่างดี ใช่แล้ว เลขานุการสำนักงานต้องมี:
- ความรู้ด้านสำนักงาน: มีความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับกระบวนการร่างเอกสาร การจัดการเอกสาร การจัดเก็บเอกสาร ฯลฯ
- คอมพิวเตอร์สำนักงาน: ใช้โปรแกรม Word, Excel, PowerPoint ได้อย่างคล่องแคล่ว
- ภาษาต่างประเทศ: ภาษาอังกฤษเป็นข้อได้เปรียบอย่างมาก ช่วยให้คุณมั่นใจในการสื่อสารในสภาพแวดล้อมระหว่างประเทศ
อย่างไรก็ตาม ในช่วง 10 ปีของการทำงานและการฝึกอบรมทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์ ฉันพบว่าทักษะที่จำเป็นเป็นเพียงเงื่อนไขที่จำเป็น แต่ทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์เป็นปัจจัยชี้ขาดที่ช่วยให้คุณเปล่งประกายและก้าวหน้าในอาชีพการงาน
คุณจำเรื่องราวของนางสาวลาน เลขานุการของกรรมการผู้จัดการบริษัท X ได้ไหม? เธอไม่เพียงแต่เก่งในงานเท่านั้น แต่ยังมีความชำนาญในการสื่อสารและการจัดการกับผู้คนอีกด้วย ด้วยเหตุนี้ เธอจึงปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายได้อย่างยอดเยี่ยมเสมอ และได้รับความไว้วางใจจากเจ้านายให้รับผิดชอบงานสำคัญ
ทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์: เคล็ดลับสู่ความโดดเด่น & ความก้าวหน้า
อะไรคือทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์ “ล้ำค่า” สำหรับเลขานุการสำนักงาน?
1. ทักษะการสื่อสาร – “คำพูดไม่เสียเงินซื้อ”
ในฐานะที่เป็นสะพานเชื่อมระหว่างแผนกต่างๆ ระหว่างเจ้านายและคู่ค้า เลขานุการสำนักงานจำเป็นต้องมีทักษะการสื่อสารที่ดีเพื่อถ่ายทอดข้อมูลที่ถูกต้องและมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ ทักษะการสัมภาษณ์สำหรับผู้สรรหา ยังเป็นข้อได้เปรียบ ช่วยให้คุณคัดกรองใบสมัครของผู้สมัครได้อย่างมีประสิทธิภาพ ประหยัดเวลาให้กับผู้จัดการ
2. ทักษะการบริหารเวลา – “เวลาเป็นเงินเป็นทอง”
งานของเลขานุการสำนักงานมักจะยุ่งมาก ซึ่งกำหนดให้คุณต้องจัดสรรเวลาอย่างเหมาะสมเพื่อให้งานทุกอย่างเสร็จลุล่วงไปด้วยดี ลองใช้วิธี Pomodoro หรือ Eisenhower Matrix ดูสิ คุณจะประหลาดใจกับประสิทธิภาพที่ได้รับ!
3. ทักษะการแก้ไขปัญหา – “เลี่ยงช้างไม่น่าอาย”
ในการทำงาน หลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะต้องเผชิญกับความยากลำบาก บทนำเสนอทักษะการสัมภาษณ์ คือช่วงเวลาที่คุณต้องสงบสติอารมณ์ วิเคราะห์ปัญหา และหาทางออกที่ดีที่สุด
4. ทักษะการทำงานเป็นทีม – “หนึ่งต้นไม้ไม่ทำป่า”
เลขานุการสำนักงานมักจะต้องประสานงานกับสมาชิกคนอื่นๆ ในทีมเพื่อทำงานที่ได้รับมอบหมายให้สำเร็จลุล่วงไปด้วยกัน ดังนั้น จิตวิญญาณของทีม ความสามารถในการทำงานร่วมกันอย่างราบรื่นจึงเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้
การเดินทางพันลี้เริ่มต้นจากก้าวแรก
ในการเป็นเลขานุการสำนักงานที่เก่ง นอกจากการฝึกฝนทักษะที่จำเป็นและทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์แล้ว อย่าลืมฝึกฝนทัศนคติในการทำงานที่เป็นมืออาชีพ เชิงบวก และใฝ่หาความก้าวหน้าอยู่เสมอ โปรดจำไว้ว่า “เรียนรู้ เรียนรู้ต่อไป เรียนรู้ตลอดไป” การเรียนรู้ไม่มีวันสิ้นสุด
หากคุณกำลังมองหาสภาพแวดล้อมการทำงานที่กระฉับกระเฉง เป็นมืออาชีพ พร้อมรายได้ที่น่าดึงดูดใจ โปรดติดต่อเราตามหมายเลขโทรศัพท์ 0372666666 หรือมาที่ 55 To Hien Thanh, ฮานอย ทีมดูแลลูกค้าของเราพร้อมให้ความช่วยเหลือคุณตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน
หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์สำหรับคุณเกี่ยวกับทักษะเลขานุการสำนักงาน ขอให้คุณประสบความสำเร็จในเส้นทางอาชีพของคุณ!