คุณเคยตกอยู่ในสถานการณ์ที่ส่งอีเมลถึงเจ้านายหรือลูกค้าแล้วกลับโดนส่ายหน้าหรือไม่? หรืออีเมลของคุณจมหายไปในกองอีเมลอื่น ๆ? จริง ๆ แล้ว “เคล็ดลับ” ที่จะทำให้อีเมลของคุณ “ปัง” และสร้างความประทับใจที่ดีได้นั้นอยู่ที่ ทักษะการเขียนอีเมลแบบมืออาชีพ.
ลองจินตนาการว่าคุณกำลังจะเข้าร่วมประชุมสำคัญ คุณต้องแต่งกายให้เรียบร้อย เตรียมนำเสนอที่น่าประทับใจเพื่อสร้างความประทับใจให้กับผู้ร่วมประชุม อีเมลก็เหมือนกับเสื้อผ้าเหล่านั้น มันแสดงถึงภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพและบุคลิกของคุณ
เคล็ดลับ “สร้างความปัง” ให้กับอีเมล ตั้งแต่เนื้อหาไปจนถึงรูปแบบ
1. หัวข้ออีเมล: “ประตู” สู่ใจผู้รับ
จำคำกล่าวที่ว่า “ไก่งามเพราะขน คนงามเพราะแต่ง” อีเมลของคุณจะ “มองไม่เห็น” หากหัวข้อไม่ดึงดูดความสนใจ
- กระชับ ชัดเจน: จับใจความสำคัญในหัวข้อ หลีกเลี่ยงการเยิ่นเย้อ ตัวอย่าง: “รายงานโครงการ A – ไตรมาส 2”, “คำขอความช่วยเหลือด้านเทคนิค”, “ยืนยันคำสั่งซื้อหมายเลข 123”
- ดึงดูดใจ: เลือกใช้คำที่กระตุ้นความอยากรู้อยากเห็น สร้างความสนใจให้กับผู้อ่าน ตัวอย่าง: “ข่าวดีสำหรับคุณ – ส่วนลด 50%”, “โอกาสความร่วมมือสุดพิเศษ”, “ค้นพบเคล็ดลับสู่ความสำเร็จ”
- ใช้คำกริยาที่แข็งแรง: แทนที่จะใช้ “แจ้งให้ทราบ” ลองใช้ “ยืนยัน”, “เรียกร้อง”, “ส่งคำเชิญ”…
2. เนื้อหาอีเมล: กุญแจสำคัญในการ “รั้ง” ผู้รับให้อยู่
ลอง “เล่าเรื่อง” ผ่านอีเมลของคุณเพื่อให้ผู้อ่านสนใจและจดจำได้นาน
- นำเสนออย่างเป็นระเบียบ: แบ่งเนื้อหาออกเป็นส่วนเล็ก ๆ ใช้เครื่องหมายจุด ลูกน้ำ อย่างเหมาะสมเพื่อให้ง่ายต่อการติดตาม
- ใช้ประโยคสั้น ๆ: หลีกเลี่ยงประโยคที่ซับซ้อน เข้าใจยาก ทำให้ผู้อ่านหมดความสนใจ
- แสดงจุดประสงค์ให้ชัดเจน: ระบุเหตุผลในการส่งอีเมล ความต้องการจากผู้รับเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด
- ใช้ภาษาที่เหมาะสม: ขึ้นอยู่กับกลุ่มเป้าหมาย ใช้ภาษาที่เป็นทางการ สุภาพ หรือเป็นกันเอง สนุกสนาน
3. รูปแบบอีเมล: “รูปลักษณ์” ที่เป็นมืออาชีพ
อย่ามองข้าม “ความสวยงาม” ของอีเมล เพราะมันคือความประทับใจแรกของคุณ
- ตรวจสอบการสะกดคำผิด: ตรวจสอบการสะกดคำผิด ไวยากรณ์ อย่างรอบคอบก่อนส่งอีเมล
- ใช้แบบอักษรที่เหมาะสม: เลือกแบบอักษรที่อ่านง่าย ไม่ซับซ้อนจนเกินไป เหมาะสมกับเนื้อหาอีเมล
- วิธีการนำเสนอ: เลือกวิธีการนำเสนอที่เหมาะสม ใช้ตัวหนา ขีดเส้นใต้ รายการ… เพื่อเน้นข้อมูลสำคัญ
- เพิ่มลายเซ็น: ลายเซ็นคือ “นามบัตร” ของคุณ แสดงข้อมูลติดต่อและสร้างความเป็นมืออาชีพ
เรื่องราวเกี่ยวกับอีเมล “สร้างความปัง”
- คุณตุ๋น พนักงานขายที่กระตือรือร้น มักประสบปัญหาในการส่งอีเมลถึงลูกค้า อีเมลของเขา “จมหาย” ไปในอีเมลอื่น ๆ จำนวนมาก ทำให้ยอดขายของเขา “อยู่กับที่”
- หลังจากนำเคล็ดลับการเขียนอีเมลแบบมืออาชีพไปใช้ คุณตุ๋นก็ “เปลี่ยนไป” เขาใช้หัวข้อที่ดึงดูดใจ เนื้อหากระชับ ตรงประเด็น และนำเสนออีเมลอย่างมืออาชีพ
- ผลปรากฏว่า ลูกค้าของคุณตุ๋น “ปัง” กับอีเมลของเขา ยอดขายเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว และเขาได้รับการเลื่อนตำแหน่ง
ข้อควรจำ “ทองคำ” เมื่อเขียนอีเมลแบบมืออาชีพ
- โปรดจำไว้ว่าต้องเคารพเวลาของผู้รับ: โปรดกระชับ ตรงประเด็นหลัก
- ตรวจสอบอีเมลอีกครั้งก่อนส่ง: หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดด้านการสะกดคำ ไวยากรณ์
- ส่งอีเมลให้ถูกคน: โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังส่งอีเมลถึงผู้รับที่ถูกต้อง
- ใช้อีเมลส่วนตัว: หลีกเลี่ยงการใช้อีเมลของบริษัทเพื่อวัตถุประสงค์ส่วนตัว
- เรียนรู้จากผู้เชี่ยวชาญ: ศึกษาหนังสือ บทความเกี่ยวกับทักษะการเขียนอีเมลแบบมืออาชีพเพื่อพัฒนาทักษะของตนเอง
คำลงท้าย:
“ทักษะการเขียนอีเมลแบบมืออาชีพ” ไม่ใช่แค่ทักษะที่จำเป็นในการทำงานเท่านั้น แต่ยังเป็น “เคล็ดลับ” ในการสร้างความประทับใจที่ดีให้กับผู้ที่ติดต่อด้วย โปรดฝึกฝนทักษะการเขียนอีเมลของคุณเพื่อ “สร้างความปัง” ให้กับทุกข้อความที่คุณส่งออกไป
คุณต้องการสำรวจทักษะอ่อนอื่น ๆ ที่จะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จหรือไม่? โปรดเยี่ยมชมเว็บไซต์ KỸ NĂNG MỀM เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม
โปรดแสดงความคิดเห็นด้านล่างเพื่อแบ่งปันประสบการณ์การเขียนอีเมลของคุณ!