“ไปวันเดียวได้ความรู้เท่าตะกร้า” – สุภาษิตโบราณนี้ยังคงเป็นจริงเสมอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการทำงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณเป็นเลขานุการและต้องเดินทางไปทำงานกับเจ้านายเป็นประจำ ไม่เพียงแต่ต้องรับประกันว่างานจะราบรื่นเท่านั้น แต่คุณยังต้องแสดงความเป็นมืออาชีพและความเอาใจใส่เพื่อสร้างความประทับใจให้กับเจ้านายและเพื่อนร่วมงาน แล้วจะทำอย่างไรถึงจะเป็นเลขานุการ “รอบด้าน” เมื่อเดินทางไปทำงาน? มาค้นพบเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ในบทความนี้กัน!
ทักษะที่ขาดไม่ได้ของเลขานุการเมื่อเดินทางไปทำงาน
1. ทักษะการจัดระเบียบและการบริหารเวลา
“การปฏิบัติคือมารดาแห่งความสำเร็จ” การเตรียมตัวอย่างรอบคอบเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้คุณมั่นใจเมื่อเดินทางไปทำงาน ทักษะการจัดระเบียบและการบริหารเวลามีบทบาทสำคัญอย่างยิ่ง ช่วยให้คุณจัดระเบียบงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดข้อผิดพลาดที่ไม่ควรเกิดขึ้นให้เหลือน้อยที่สุด
ตัวอย่าง:
คุณสามารถสร้างรายการตรวจสอบ (checklist) สิ่งของที่ต้องนำติดตัวไปด้วย จัดกระเป๋าเดินทางตามลำดับความสำคัญ วางแผนรายละเอียดสำหรับแต่ละวันเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างได้รับการแก้ไขอย่างราบรื่น
2. ทักษะการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ
“คำพูดไม่เสียเงินซื้อ เลือกคำพูดให้ถูกใจกัน” – การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นปัจจัยสำคัญในการสร้างความประทับใจที่ดีให้กับคู่ค้า เพื่อนร่วมงาน และเจ้านายของคุณ
ตัวอย่าง:
ใช้ภาษาที่สุภาพ เป็นมืออาชีพ แสดงความเคารพ และเข้าใจจิตใจของคู่สนทนาเพื่อมีวิธีการตอบสนองที่เหมาะสม คุณต้องรู้วิธีฟัง จดจำข้อมูล และตอบกลับอย่างชาญฉลาด แสดงความเข้าใจและความสามารถในการจัดการสถานการณ์
3. ทักษะการจัดการสถานการณ์อย่างยืดหยุ่น
“ท่ามกลางชีวิตที่เร่งรีบ ไม่มีใครรู้ล่วงหน้าว่าจะเกิดอะไรขึ้น” – ในระหว่างการเดินทางไปทำงาน คุณอาจเผชิญกับสถานการณ์ที่ไม่คาดฝัน ซึ่งต้องใช้ความสามารถในการปรับตัวที่ยืดหยุ่นและรวดเร็ว
ตัวอย่าง:

ตั้งสติ วิเคราะห์สถานการณ์ เสนอแนวทางแก้ไขที่สมเหตุสมผล และแจ้งให้เจ้านายทราบทันเวลาเพื่อให้มีแนวทางการแก้ไขที่เหมาะสม
4. ทักษะภาษาต่างประเทศ
“รู้หลายภาษา ไปทั่วโลกก็ไม่อายใคร” โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคโลกาภิวัตน์ การใช้ภาษาต่างประเทศได้อย่างคล่องแคล่วถือเป็นข้อได้เปรียบอย่างมาก ช่วยให้คุณสื่อสารกับคู่ค้าระหว่างประเทศได้อย่างง่ายดาย แสดงความเป็นมืออาชีพ และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
ตัวอย่าง:

คุณสามารถเรียนรู้ภาษาอังกฤษ ภาษาญี่ปุ่น ภาษาเกาหลีเพิ่มเติม หรือพัฒนาทักษะการสื่อสารผ่านแอปพลิเคชัน เว็บไซต์เรียนภาษาอังกฤษออนไลน์
เคล็ดลับพิชิตทุกความท้าทายเมื่อเดินทางไปทำงาน
1. เตรียมกระเป๋าเดินทางอย่างพิถีพิถัน
“ระวังไว้ก่อนดีกว่าแก้” ใช้เวลาเตรียมทุกสิ่งที่จำเป็นสำหรับการเดินทางไปทำงานอย่างพิถีพิถัน
ตัวอย่าง:

ตามที่ผู้เชี่ยวชาญ Nguyen Van A ผู้เขียนหนังสือ “ศิลปะการบริหารเวลา” กล่าวว่า ให้เตรียมกระเป๋าเดินทาง 2-3 วันก่อนเดินทางไปทำงาน เพื่อให้แน่ใจว่ามีเอกสาร อุปกรณ์ที่จำเป็น เสื้อผ้า ของใช้ส่วนตัว และยาครบถ้วน
2. จดจำตารางเวลาและข้อมูลติดต่อ
“มีแผนจึงจะสำเร็จ” การรู้ตารางเวลา สถานที่ ข้อมูลติดต่อเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง
ตัวอย่าง:
จดข้อมูลติดต่อของเจ้านาย คู่ค้า เพื่อนร่วมงาน และที่พัก นอกจากนี้ วางแผนสำหรับแต่ละวัน จดบันทึกการนัดหมาย การประชุม การเยี่ยมชม และสิ่งที่ต้องทำ
3. รักษาทัศนคติที่เป็นมืออาชีพและเชิงบวกเสมอ
“ยิ้มครั้งเดียวดีกว่ากินยาเป็นสิบขนาน” รักษารอยยิ้มบนใบหน้า ทัศนคติที่เป็นมืออาชีพและเชิงบวกตลอดการเดินทางไปทำงาน
ตัวอย่าง:
แสดงความเมตตา เคารพผู้อื่น พร้อมให้ความช่วยเหลือเมื่อจำเป็น เรียนรู้สิ่งใหม่ๆ ทุกวัน สั่งสมประสบการณ์เพื่อตนเอง
4. จดบันทึกและรายงานผลการปฏิบัติงาน
“เรียนรู้ควบคู่กับการปฏิบัติ” การจดบันทึกข้อมูลสำคัญโดยละเอียดช่วยให้คุณจัดเก็บและรายงานผลการปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ตัวอย่าง:

จดบันทึกประเด็นสำคัญในการประชุม บันทึกแนวคิดใหม่ๆ รายงานผลการปฏิบัติงานให้เจ้านายทราบอย่างทันท่วงทีและละเอียด
สรุป:
ทักษะเลขานุการเมื่อเดินทางไปทำงานกับเจ้านายเป็นทักษะที่จำเป็นเพื่อให้คุณประสบความสำเร็จในอาชีพการงาน พยายามฝึกฝนทักษะที่จำเป็น รักษาทัศนคติที่เป็นมืออาชีพและเชิงบวกเสมอ แล้วคุณจะเป็นเลขานุการที่น่าไว้วางใจและสร้างความประทับใจให้กับเจ้านาย
นอกจากนี้ คุณสามารถอ้างอิงบทความอื่นๆ บนเว็บไซต์ “KỸ NĂNG MỀM” เกี่ยวกับ:
- ทักษะการปฏิเสธ: https://softskil.edu.vn/day-tre-ky-nang-tu-choi/
- ทักษะการเจรจาต่อรองในการศึกษา: https://softskil.edu.vn/ky-nang-dam-phan-trong-giao-duc/
โปรดแสดงความคิดเห็นด้านล่างหากคุณมีคำถามใดๆ! เราจะให้การสนับสนุนคุณตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน โปรดติดต่อเราทางโทรศัพท์ 0372666666 หรือมาที่: 55 To Tien Thanh, ฮานอย