“ซื่อตรงเหมือนต้นไม้สูงตระหง่าน ไม่กลัวคำนินทา” สุภาษิตนี้สามารถนำมาประยุกต์ใช้กับการจัดและดำเนินการประชุมได้ เพราะการประชุมที่จัดและดำเนินการอย่างเป็นระบบ จะช่วยให้เราหลีกเลี่ยงสถานการณ์ “ลูกเล่น” เช่น การออกนอกเรื่อง การยืดเยื้อเวลา การขาดประสิทธิภาพ… แล้วจะจัดและดำเนินการประชุมอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ? มาค้นพบกันเลย!
ความสำคัญของทักษะการจัดและดำเนินการประชุม
คุณอาจไม่รู้ว่าทักษะการจัดและดำเนินการประชุมเป็นหนึ่งในทักษะที่สำคัญที่สุดที่ทุกคนจำเป็นต้องมี มันช่วยให้เรา:
- ประหยัดเวลา: การประชุมที่จัดและดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้เราประหยัดเวลาอันมีค่า หลีกเลี่ยงสถานการณ์ “ประชุมไปก็ไม่ได้ผล”
- เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: เมื่อการประชุมจัดและดำเนินการตามแผน สมาชิกจะสามารถมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายร่วมกัน เสนอแนวคิดสร้างสรรค์ และแก้ไขปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- ส่งเสริมจิตวิญญาณของทีม: การประชุมเป็นสถานที่ที่สมาชิกได้ร่วมกันอภิปราย แบ่งปัน และร่วมมือกัน ช่วยเสริมสร้างจิตวิญญาณของทีม สร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่กระตือรือร้นและมีประสิทธิภาพ
- เพิ่มความน่าเชื่อถือส่วนบุคคล: ผู้ที่จัดและดำเนินการประชุมได้ดีจะได้รับการเคารพจากเพื่อนร่วมงานและได้รับการประเมินอย่างสูงในด้านความสามารถในการเป็นผู้นำและการจัดการ
เคล็ดลับในการจัดและดำเนินการประชุมให้มีประสิทธิภาพ
1. กำหนดเป้าหมายและแผนการประชุม:
- กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน: คำถาม “เราต้องการบรรลุอะไรในการประชุมครั้งนี้?” เป็นคำถามที่ต้องถามตั้งแต่เริ่มต้น เป้าหมายที่ชัดเจนจะช่วยกำหนดทิศทางเนื้อหาของการประชุมและหลีกเลี่ยงสถานการณ์ออกนอกเรื่อง
- วางแผนรายละเอียด: แผนการประชุมควรรวมถึงเนื้อหาหลัก เวลาที่จัดสรรสำหรับแต่ละส่วน ผู้รับผิดชอบ วิธีการดำเนินการ เอกสารที่ต้องเตรียม… แผนรายละเอียดจะช่วยให้การประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ
2. เตรียมความพร้อมสำหรับการประชุม:
- เลือกสถานที่ที่เหมาะสม: เลือกสถานที่จัดประชุมให้เหมาะสมกับจำนวนผู้เข้าร่วม เนื้อหาการประชุม และลักษณะงาน
- เตรียมเอกสารให้พร้อม: เอกสารที่ต้องเตรียมสำหรับการประชุม ได้แก่ เอกสารประกอบการบรรยาย ตารางสถิติ สไลด์นำเสนอ… ต้องมั่นใจว่าครบถ้วน ถูกต้อง และเข้าใจง่าย
- ตรวจสอบอุปกรณ์: ตรวจสอบอุปกรณ์ที่ใช้ในการประชุมอย่างละเอียด เช่น โปรเจ็กเตอร์ ลำโพง ไมโครโฟน… เพื่อให้แน่ใจว่าอุปกรณ์ทำงานได้ดี
3. ดำเนินการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ:
- เริ่มตรงเวลา: การเริ่มประชุมตรงเวลาเป็นการเคารพเวลาของผู้เข้าร่วมประชุม
- แนะนำเนื้อหาการประชุม: แนะนำสั้นๆ เกี่ยวกับเป้าหมาย เนื้อหาหลัก และเวลาที่จัดสรรสำหรับแต่ละส่วน
- ควบคุมเวลา: ปฏิบัติตามแผนที่วางไว้และควบคุมเวลาอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์การประชุมที่ยืดเยื้อ
- ส่งเสริมการมีส่วนร่วม: สร้างโอกาสให้สมาชิกทุกคนมีส่วนร่วมในการอภิปราย แบ่งปันความคิด และให้ข้อเสนอแนะ
- แก้ไขปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพ: เมื่อเกิดปัญหา ให้แก้ไขอย่างรวดเร็ว มีประสิทธิภาพ และหลีกเลี่ยงสถานการณ์การโต้เถียงที่ไม่จำเป็น
- สรุปผลและดำเนินการ: สิ้นสุดการประชุมโดยสรุปเนื้อหาหลัก การตัดสินใจที่ทำ และการดำเนินการที่ต้องทำต่อไป
ข้อควรจำในการจัดและดำเนินการประชุม
- สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ: ใช้ภาษาที่ชัดเจน เข้าใจง่าย หลีกเลี่ยงคำศัพท์เฉพาะทางที่คนส่วนใหญ่ไม่เข้าใจ
- เคารพความคิดเห็นของทุกคน: สร้างบรรยากาศที่เปิดเผยและผ่อนคลายเพื่อให้ทุกคนสามารถแสดงความคิดเห็นได้อย่างมั่นใจ
- ควบคุมอารมณ์: รักษาท่าทีที่สงบและสุภาพอยู่เสมอ หลีกเลี่ยงคำพูดที่ทำร้ายผู้อื่น
- สิ้นสุดการประชุมตรงเวลา: สิ้นสุดการประชุมเมื่อบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ หลีกเลี่ยงสถานการณ์การยืดเยื้อเวลาโดยไม่จำเป็น
เรื่องราวเกี่ยวกับการประชุมที่มีประสิทธิภาพ
“วันนี้ฉันได้เข้าร่วมการประชุมที่มีประสิทธิภาพมาก หัวหน้าแผนกจัดประชุมได้อย่างพิถีพิถัน ตั้งแต่ขั้นตอนการเตรียมเอกสารไปจนถึงการดำเนินการประชุม เธอได้ตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนสำหรับการประชุม ควบคุมเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเปิดโอกาสให้ทุกคนได้มีส่วนร่วมในการอภิปราย การประชุมสิ้นสุดลงในบรรยากาศที่สนุกสนาน ทุกคนรู้สึกพึงพอใจและได้รับผลลัพธ์ที่ดี”
บทสรุป
ทักษะการจัดและดำเนินการประชุมเป็นทักษะที่สำคัญ มีส่วนช่วยให้คุณสร้างการประชุมที่มีประสิทธิภาพ ส่งเสริมจิตวิญญาณของทีม และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน นำเคล็ดลับข้างต้นไปใช้เพื่อเปลี่ยนการประชุมของคุณให้มีประสิทธิภาพอย่างแท้จริงและบรรลุผลลัพธ์ที่ดี
คุณต้องการเรียนรู้ทักษะที่จำเป็นอื่นๆ อีกหรือไม่? เยี่ยมชมเว็บไซต์ KỸ NĂNG MỀM เพื่อค้นพบบทความที่เป็นประโยชน์เพิ่มเติม! ติดต่อเราทางโทรศัพท์ 0372666666 หรือมาที่ 55 Tô tiến thành, Hà Nội เรายินดีให้ความช่วยเหลือคุณเสมอ!