“Quem quer o ramo, há de querer o tronco.” – Este ditado antigo reflete a verdade de que o sucesso vem do esforço e da preparação cuidadosa. Quer tornar-se secretária de um diretor influente?
Para concretizar esse objetivo, as competências de entrevista são cruciais, são como a chave que abre a porta das suas oportunidades. Então, como aumentar as suas hipóteses de ser selecionada? Descubra comigo os segredos para conquistar esta entrevista “desafiante”!
Compreender a Função de Secretária de Diretor
Dominar Tarefas e Responsabilidades
A secretária de diretor é a ponte entre a gestão e os departamentos, uma assistente indispensável para o líder. Terá de desempenhar diversas tarefas, tais como:
- Planear e gerir a agenda do diretor: Desde agendar compromissos, organizar reuniões, preparar documentos até planear viagens de negócios, tudo exige atenção e boas competências de organização.
- Processar tarefas administrativas: Receber e processar informações, redigir documentos, arquivar ficheiros, gerir documentos, executar tarefas atribuídas.
- Apoiar o diretor nas atividades de negócios: Preparar documentos para reuniões, analisar informações, receber e processar pedidos de clientes e realizar tarefas relacionadas com as atividades de negócios.
- Construir boas relações com parceiros e clientes: Comunicar de forma profissional, demonstrar cortesia, simpatia e criar uma boa impressão para a empresa.
Competências Essenciais
Para ter sucesso nesta função, precisa de se equipar com competências importantes, tais como:
- Competências de comunicação: Comunicar eficazmente, manter sempre uma atitude educada, respeitosa e profissional.
- Competências de organização e gestão de tempo: Organizar o trabalho de forma científica, concluir tarefas dentro do prazo e saber priorizar tarefas.
- Competências de resolução de problemas: Resolver problemas de forma rápida, eficaz e inteligente.
- Competências de utilização de tecnologias de informação: Domínio de software de escritório, Internet e ferramentas de apoio ao trabalho.
- Competências linguísticas: Domínio de uma ou mais línguas estrangeiras será uma grande vantagem no trabalho.
Segredos para Conquistar a Entrevista
Preparação Criteriosa é a Chave do Sucesso
- Informar-se sobre a empresa e a função a que se candidata: Compreender a cultura, a área de atuação e as informações sobre a função de secretária da empresa.
- Preparar um vestuário adequado: Escolher um vestuário formal e cuidado para criar uma boa impressão no recrutador.
- Rever as competências de comunicação: Manter sempre uma atitude confiante, falar claramente e evitar usar linguagem “descortês”.
- Preparar respostas para perguntas frequentes: Rever cuidadosamente as perguntas sobre experiência, competências e aspirações de carreira.
- Manter sempre uma atitude positiva: Demonstrar confiança, dinamismo e entusiasmo no trabalho.
Criar uma Boa Impressão no Recrutador
- Preparação: Chegue a horas, leve consigo todos os documentos necessários e prepare algumas perguntas para o recrutador.
- Comunicação Profissional: Mantenha sempre uma atitude educada e respeitosa para com o recrutador e evite usar linguagem “descortês”.
- Atitude Positiva: Demonstre confiança, dinamismo e entusiasmo no trabalho.
- Perspicácia: Ouça atentamente as perguntas do recrutador e “envolva-se” na conversa para criar uma ligação.
Algumas Notas Importantes
- Evitar tópicos sensíveis: Não deve discutir política, religião ou assuntos pessoais.
- Demonstrar respeito: Mantenha sempre uma atitude educada e respeitosa para com o recrutador e evite comportamentos “descorteses”.
- Demonstrar entusiasmo: Demonstre entusiasmo e desejo de trabalhar para a empresa.
Ferramentas para o Sucesso
Melhorar as Competências de Entrevista
Para melhorar as suas competências de entrevista, pode consultar cursos de soft skills, formação de competências para a vida ou procurar informações em websites fidedignos.
Desenvolver as Competências Necessárias
Reserve tempo para desenvolver as competências necessárias para a função de secretária de diretor, tais como competências para preencher o CV, competências de comunicação, competências de organização e competências de utilização de tecnologias de informação.
Ouvir e Aprender
Ouça os conselhos de pessoas experientes e “melhore” sempre os seus conhecimentos.
Conclusão
“Quem não arrisca, não petisca” – Esforço, preparação cuidadosa e uma atitude positiva são fatores importantes para o sucesso na entrevista de secretária de diretor. Acredite em si e “mãos à obra” hoje para atingir os seus objetivos!
Ainda tem dúvidas? Contacte-nos, a equipa de especialistas da KỸ NĂNG MỀM está sempre pronta para o acompanhar no caminho para conquistar os seus sonhos!