“As palavras amáveis abrem portas de ferro”, o provérbio antigo já demonstra a importância da comunicação, especialmente quando usa o telefone. Dominar as competências de comunicação telefónica não só o ajuda a criar uma boa impressão junto de parceiros e clientes, como também contribui para o sucesso no trabalho e na vida. Então, como apresentar as competências de comunicação telefónica de forma eficaz? Vamos descobrir o segredo neste artigo!
Comunicação Telefónica: A Arte de Criar Impressão
Na era digital, o telefone tornou-se uma ferramenta de ligação extremamente popular. No entanto, a comunicação telefónica contém muitos desafios, porque não pode observar diretamente as expressões e gestos da pessoa do outro lado. Isto exige que seja flexível, criativo e use o tato para transmitir a mensagem de forma eficaz.
1. Preparação Cuidadosa: A Base para uma Chamada Bem-Sucedida
“Mais vale prevenir que remediar”, antes de iniciar uma chamada, precisa de se preparar cuidadosamente para criar uma boa impressão e transmitir a mensagem de forma eficaz.
- Escolha o momento certo: Evite ligar em horários sensíveis, como hora de almoço, tarde da noite ou quando o seu interlocutor está ocupado.
- Domine o conteúdo a discutir: Defina claramente o objetivo da chamada, a mensagem principal que pretende transmitir. Prepare as informações e documentos necessários para apoiar a conversa.
- Prepare uma mentalidade relaxada: Mantenha uma mentalidade calma e otimista para transmitir a mensagem de forma natural e clara.
- Verifique o ambiente circundante: Encontre um espaço tranquilo e com pouco ruído para garantir que a chamada decorra sem problemas.
2. A Arte de Começar: Despoletar a Conversa
“Uma boa saudação é como o sol da manhã”, a primeira impressão é extremamente importante na comunicação. Dedique tempo a escolher a saudação certa, crie uma boa impressão e despolete a conversa.
- Escolha a saudação certa: Dependendo do interlocutor e do objetivo da chamada, pode escolher a saudação certa, como: “Olá”, “Bom dia/tarde/noite”, “É um prazer falar consigo”.
- Apresente-se claramente: Apresente claramente o seu nome, empresa e objetivo da chamada.
- Demonstre respeito: Use linguagem educada, demonstre respeito pelo interlocutor.
3. Pratique as Competências de Fala: Transmita a Mensagem de Forma Eficaz
“As palavras são como as cerejas, uma puxa a outra”, a comunicação telefónica exige que domine as competências de fala para transmitir a mensagem de forma clara e fácil de entender.
- Fale de forma clara e lenta: Fale claramente cada palavra, não fale muito rápido ou muito lento, evite usar palavras difíceis de entender.
- Use o tom de voz certo: Ajuste o tom de voz ao conteúdo da chamada e ao interlocutor. Evite falar muito rápido, muito lento, ou muito alto, muito baixo.
- Ouça e responda positivamente: Preste atenção, demonstre interesse no que o interlocutor diz, acenando com a cabeça, “hum”, “sim”…
4. A Arte de Terminar: Deixar uma Boa Impressão
“As despedidas são como a morte, mas também como o renascimento”, a forma como termina a chamada é tão importante como o início.
- Resuma os pontos principais: Resuma os pontos principais discutidos na chamada.
- Expresse gratidão: Expresse gratidão sincera ao interlocutor.
- Deseje um bom dia ao interlocutor: Demonstre cortesia com votos de felicidades para o interlocutor.
Segredos de Sucesso de Histórias Reais
História 1:
O Sr. Tuấn, vendedor numa imobiliária, orgulha-se sempre da sua capacidade de comunicação telefónica. Liga frequentemente a frio (cold call) para apresentar produtos e atrair clientes. No entanto, os resultados obtidos não são os esperados, muitos clientes mostram-se irritados e recusam-se a receber informações.
Depois de participar na formação “Competências de comunicação telefónica”, o Sr. Tuấn percebeu o seu erro. Aprendeu a escolher o momento certo, a preparar cuidadosamente o conteúdo a discutir, a usar o tom de voz certo e a demonstrar respeito pelos clientes. Como resultado, a taxa de potenciais clientes aumentou significativamente, e as suas vendas também melhoraram visivelmente.
História 2:
A Sra. Lan, professora de inglês, encontra frequentemente dificuldades em comunicar com os pais dos alunos por telefone. Sente-se frequentemente stressada, tímida e incapaz de transmitir a mensagem de forma eficaz.
A Sra. Lan procurou o professor Tuấn Anh, um especialista em comunicação telefónica, para aconselhamento. O professor Tuấn Anh ajudou a Sra. Lan a praticar as competências de comunicação telefónica, desde como escolher o momento certo, como saudar, como usar o tom de voz, como ouvir e responder positivamente. A Sra. Lan tornou-se mais confiante na comunicação com os pais, ajudando a melhorar a qualidade do ensino e a criar boas relações com os pais dos alunos.
Resumindo:
Apresentar as competências de comunicação telefónica é uma arte que exige que seja flexível, criativo e use o tato. Lembre-se dos segredos partilhados neste artigo para criar uma boa impressão, transmitir a mensagem de forma eficaz e ter sucesso em todas as chamadas.
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