“Goede woorden kosten geen geld,” een oud gezegde dat ons leert over het belang van communicatie in het leven. En voor ambtenaren, de vertegenwoordigers van de overheid, is effectieve communicatie nog belangrijker, vooral in de omgang met burgers.
Communicatievaardigheden van ambtenaren: Waarom belangrijk?
Communicatie is een essentieel onderdeel van het werk van elke ambtenaar. Effectieve communicatievaardigheden helpen ambtenaren om:
De behoeften van burgers te begrijpen:
Effectieve communicatie helpt ambtenaren de wensen en problemen van burgers te begrijpen, zodat ze passende oplossingen kunnen bieden. Het verhaal van een gemeenteambtenaar die, door te luisteren naar de zorgen van de burgers, een langdurig landgeschil hielp oplossen, is een duidelijk voorbeeld van de kracht van communicatie in het werk van ambtenaren.
Goede relaties met burgers op te bouwen:
Goede communicatie helpt vertrouwen en empathie te creëren, en draagt bij aan het opbouwen van goede relaties tussen ambtenaren en burgers. Wanneer burgers zich gerespecteerd en gehoord voelen, zijn ze eerder bereid om samen te werken en samen te werken aan hun gemeenschap.
De efficiëntie van het werk te bevorderen:
Duidelijke en transparante communicatie helpt ambtenaren informatie nauwkeurig en begrijpelijk over te brengen aan burgers, waardoor de voortgang van het werk wordt bevorderd en de efficiëntie van het werk wordt verhoogd.
Effectieve communicatievaardigheden van ambtenaren met burgers:
Om effectief met burgers te communiceren, moeten ambtenaren de volgende vaardigheden bezitten:
Luisteren:
Luisteren is het belangrijkste element in communicatie. In plaats van zich alleen te concentreren op het presenteren van hun eigen standpunten, moeten ambtenaren aandachtig luisteren naar burgers, informatie vergaren en hun gevoelens en wensen begrijpen. Volgens psycholoog Trần Văn Sơn in zijn boek “De kunst van effectieve communicatie”: “Luisteren is een basisvaardigheid, maar essentieel voor effectieve communicatie.”
Begrip:
Na het luisteren moeten ambtenaren de tijd nemen om te begrijpen wat burgers proberen te zeggen, zich in hun positie verplaatsen om het probleem volledig te begrijpen.
Duidelijke presentatie:
Ambtenaren moeten informatie duidelijk en begrijpelijk presenteren, en het gebruik van complexe, onbegrijpelijke vaktaal vermijden. Ze moeten taal gebruiken die geschikt is voor het publiek, de cultuur en de communicatiecontext.
Respect:
Toon altijd respect voor burgers, door houding, woorden en daden. Gebruik beleefde taal, toon respect en gebruik geen onbeleefde of beledigende woorden.
Openheid:
Wees open en vriendelijk, creëer een comfortabele sfeer voor burgers wanneer ze contact opnemen, zodat ze gemakkelijk hun gevoelens en wensen kunnen delen.
Punten om te onthouden bij de communicatie met burgers:
Geduld:
Ambtenaren moeten geduldig luisteren, uitleggen en vragen van burgers beantwoorden, en moeten haast en ongeduld vermijden, waardoor burgers zich gekwetst kunnen voelen.
Oprechtheid:
Een oprechte en enthousiaste houding helpt vertrouwen en empathie van burgers op te bouwen.
Vermijd discussie:
In de communicatie moet discussie en weerlegging van de mening van burgers worden vermeden. Concentreer u in plaats daarvan op het oplossen van problemen en het vinden van een gemeenschappelijke basis.
Behoud altijd een positieve houding:
Laat altijd een positieve en optimistische houding zien, waardoor burgers zich gerustgesteld en vertrouwd voelen.
Herhaal informatie:
Na de uitwisseling moeten ambtenaren de belangrijkste informatie herhalen om ervoor te zorgen dat burgers het probleem duidelijk begrijpen.
Verstrek contactgegevens:
Verstrek duidelijke en correcte contactgegevens zodat burgers indien nodig contact kunnen opnemen.
Enkele verhalen over communicatievaardigheden van ambtenaren:
Het verhaal van de heer Nguyễn Văn A, een landmeetkundige ambtenaar in district B, is een duidelijk voorbeeld van het belang van communicatievaardigheden in het werk van ambtenaren. De heer A toont altijd geduld, luistert naar burgers en legt altijd duidelijk en begrijpelijk uit, waardoor burgers zich vertrouwd en tevreden voelen. Hierdoor heeft de heer A veel complexe zaken opgelost en bijgedragen aan het opbouwen van goede relaties tussen de overheid en de burgers.
Conclusie:
Communicatievaardigheden zijn een van de belangrijkste factoren om ambtenaren te helpen hun taken uit te voeren en goede relaties met burgers op te bouwen. Het beheersen van effectieve communicatievaardigheden zal ambtenaren helpen vertrouwen en empathie op te bouwen, bij te dragen aan het verbeteren van de efficiëntie van het werk en het opbouwen van een overheid die dicht bij de mensen staat en de mensen dient.
Neem contact op met KỸ NĂNG MỀM (Soft Skills) via telefoonnummer: 0372666666 of kom naar adres: 55 Tô tiến thành, Hà Nội voor advies en ondersteuning bij het verbeteren van effectieve communicatievaardigheden!