“Học thầy không tày học bạn”, câu tục ngữ này đúng là chân lý khi nói về việc học hỏi kỹ năng. Cũng như “Kỹ Năng Viết Tài Liệu” – một kỹ năng tưởng chừng đơn giản nhưng ẩn chứa nhiều bí mật để tạo ra những tài liệu hoàn hảo. Bạn có từng gặp khó khăn khi viết tài liệu? Cảm thấy chán nản vì những văn bản khô khan, thiếu sức hút? Bài viết này sẽ giúp bạn “lột xác” trở thành bậc thầy viết tài liệu, khiến người đọc say sưa “ngốn” từng chữ!
Bí Quyết “Lột Xác” Từ Người Mới Bắt Đầu
1. Hiểu Rõ Mục Đích Và Đối Tượng Đọc
“Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”, câu nói này cũng áp dụng cho việc viết tài liệu. Trước khi viết, hãy xác định rõ mục đích tài liệu: thông tin, thuyết phục, hướng dẫn, giải trí,…? Sau đó, “khảo sát” đối tượng đọc: trình độ, kiến thức, sở thích,… để lựa chọn ngôn ngữ phù hợp, tránh “nói chuyện” trên trời, người đọc “lạc” giữa mây xanh.
2. Xây Dựng Cấu Trúc Rõ Ràng
“Chẳng ai yêu kẻ có đầu không óc”, một tài liệu “không đầu không đuôi” sẽ khiến người đọc “nhức óc” và bỏ cuộc giữa chừng. Hãy “xây nhà” từ móng, xây dựng cấu trúc rõ ràng với những phần: giới thiệu, nội dung chính, kết luận. Chia nhỏ nội dung thành các phần, sử dụng tiêu đề, phụ đề để người đọc dễ dàng theo dõi.
3. Chọn Lựa Ngôn Ngữ Hấp Dẫn
“Lời hay ý đẹp”, văn phong hấp dẫn là “chìa khóa” thu hút người đọc. Hãy sử dụng ngôn ngữ chính xác, rõ ràng, tránh “văn hoa” quá mức. Xen kẽ các câu chuyện, ví dụ minh họa để tài liệu thêm sinh động, “lôi cuốn” người đọc.
4. Bố Trí Hình Ảnh, Bảng Biểu
“Một hình ảnh bằng ngàn lời nói”, hãy “nâng tầm” tài liệu bằng những hình ảnh minh họa, bảng biểu rõ ràng, đẹp mắt. Hình ảnh giúp người đọc dễ hiểu nội dung, ghi nhớ thông tin lâu hơn.
5. Kiểm Tra Và Sửa Lỗi
“Sai một ly đi một dặm”, lỗi chính tả, ngữ pháp sẽ khiến tài liệu “mất điểm” trầm trọng. Hãy dành thời gian để kiểm tra kỹ lưỡng tài liệu trước khi “công bố” ra đời.
Những Lưu Ý “Vàng” Khi Viết Tài Liệu
- Sử dụng font chữ dễ đọc, cỡ chữ phù hợp.
- Chọn màu sắc trang nhã, phù hợp với nội dung.
- Bố trí khoảng cách, lề giấy hợp lý để tạo sự thông thoáng.
- Sử dụng các công cụ hỗ trợ viết tài liệu như Microsoft Word, Google Docs,…