Bạn có từng bối rối khi viết email cho sếp, đối tác hay khách hàng? Email hành chính là “tấm vé thông hành” giúp bạn giao tiếp hiệu quả trong môi trường chuyên nghiệp, nhưng để “chinh phục” nó không hề đơn giản. Hãy cùng tôi khám phá bí kíp viết email hành chính “chuẩn không cần chỉnh” để tạo ấn tượng tốt và đạt hiệu quả tối ưu!
1. “Cây ngay không sợ chết đứng”: Tầm quan trọng của email hành chính
“Lời chào cao hơn mâm cỗ”, email hành chính cũng vậy, là “giao diện đầu tiên” để bạn thể hiện chuyên nghiệp, tạo dựng ấn tượng tốt trong mắt người nhận.
Bạn có thể sử dụng email hành chính để:
- Truyền đạt thông tin một cách chính xác và hiệu quả: Email hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc trao đổi thông tin, công việc, kế hoạch,… giữa các cá nhân, phòng ban, giúp mọi người nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng.
- Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp, đối tác: Email hành chính là “cầu nối” giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt đẹp, tạo dựng lòng tin và sự tôn trọng từ người nhận.
- Giữ gìn hình ảnh chuyên nghiệp: Email hành chính thể hiện phong cách làm việc, khả năng giao tiếp, và thái độ chuyên nghiệp của bạn.
Hãy tưởng tượng bạn là một nhân viên mới, và email hành chính đầu tiên của bạn với sếp lại đầy lỗi chính tả, thiếu chuyên nghiệp, điều đó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến ấn tượng của sếp về bạn.
2. Bí kíp “vượt vũ môn” email hành chính hiệu quả:
“Có công mài sắt có ngày nên kim”, để viết email hành chính hiệu quả, bạn cần nắm vững những bí kíp sau:
2.1. “Chuẩn bị kỹ càng”: Lập kế hoạch và xác định mục tiêu
“Học thầy không tày học bạn”, trước khi viết email, hãy dành thời gian “chinh phục” bản thân bằng cách lập kế hoạch chi tiết:
- Xác định rõ mục tiêu: Bạn muốn truyền đạt thông tin gì? Muốn người nhận làm gì?
- Xác định đối tượng nhận email: Là sếp, đồng nghiệp, đối tác hay khách hàng?
- Chuẩn bị thông tin cần thiết: Kiểm tra lại thông tin, số liệu, tài liệu,… để đảm bảo chính xác và đầy đủ.
2.2. “Chọn lời hay ý đẹp”: Lựa chọn chủ đề và lời mở đầu ấn tượng
“Lời chào cao hơn mâm cỗ”, chủ đề và lời mở đầu là “nút thắt” thu hút sự chú ý của người nhận:
-
Chủ đề email ngắn gọn, súc tích, và phản ánh nội dung chính: Ví dụ: “Báo cáo kết quả dự án A”, “Yêu cầu phê duyệt đơn hàng”, “Thông báo lịch họp”…
-
Lời mở đầu lịch sự, chuyên nghiệp, phù hợp với đối tượng nhận:
-
Gửi đến sếp: “Kính gửi anh/chị [Tên sếp],…”
-
Gửi đến đồng nghiệp: “Chào [Tên đồng nghiệp],…”
-
Gửi đến đối tác: “Kính gửi quý công ty,…”
-
Gửi đến khách hàng: “Kính gửi quý khách hàng,…”
2.3. “Nét bút thanh tao”: Trình bày nội dung rõ ràng, dễ hiểu
“Nét bút thanh tao” là bí kíp “chinh phục” người đọc, giúp họ dễ dàng tiếp thu thông tin:
- Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự, tránh dùng từ ngữ thiếu chuyên nghiệp, tục ngữ, thành ngữ không phù hợp: Ví dụ: “Xin lỗi vì sự chậm trễ”, thay vì “Em xin lỗi vì em chậm”,…
- Trình bày nội dung ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu, chia nội dung thành từng đoạn rõ ràng, có tiêu đề phụ (nếu cần):
- Sử dụng font chữ đơn giản, dễ đọc, cỡ chữ phù hợp, khoảng cách dòng hợp lý: Ví dụ: Font chữ Times New Roman, Arial, cỡ chữ 12, khoảng cách dòng 1.5, màu chữ đen,…
- Bố cục email cân đối, khoa học: Thay vì viết email dài dòng, hãy chia nội dung thành các phần rõ ràng, ví dụ: phần giới thiệu, nội dung chính, phần kết thúc…
2.4. “Kết thúc trọn vẹn”: Lời kết lịch sự, chuyên nghiệp
“Kết thúc tốt đẹp” là điều quan trọng, tạo ấn tượng tốt cho người nhận:
- Lời kết lịch sự, phù hợp với nội dung email và đối tượng nhận: Ví dụ: “Trân trọng cảm ơn!”, “Rất mong nhận được phản hồi từ anh/chị”, “Chúc anh/chị một ngày tốt đẹp”,…
- Ký tên đầy đủ, chức danh, thông tin liên lạc: Tên đầy đủ, chức danh, số điện thoại, email,…
3. “Luyện võ thành tài”: 7 sai lầm cần tránh khi viết email hành chính
“Sai một ly đi một dặm”, những sai lầm nhỏ có thể khiến email hành chính của bạn “mất điểm” trong mắt người nhận:
- Sai chính tả, ngữ pháp: Kiểm tra kỹ lại email trước khi gửi, sử dụng công cụ kiểm tra chính tả để đảm bảo email không có lỗi.
- Dùng font chữ, kích thước chữ quá cầu kỳ, khó đọc: Chọn font chữ đơn giản, dễ đọc, kích thước phù hợp để email dễ tiếp nhận.
- Thiếu chủ đề email hoặc chủ đề không rõ ràng: Chủ đề email là “tấm biển chỉ đường” giúp người nhận dễ dàng nắm bắt nội dung email.
- Dùng quá nhiều icon, biểu tượng cảm xúc: Email hành chính cần mang tính chuyên nghiệp, nên hạn chế sử dụng icon, biểu tượng cảm xúc.
- Gửi email cho sai người: Kiểm tra kỹ danh sách người nhận trước khi gửi email.
- Gửi email khi đang tức giận: Hãy bình tĩnh, suy nghĩ kỹ trước khi gửi email.
- Quên đính kèm file: Kiểm tra kỹ lại file đính kèm trước khi gửi email.
4. “Thành công là kết quả của nỗ lực”: Luyện tập để viết email hành chính “chuẩn không cần chỉnh”
“Học đi đôi với hành”, bí kíp viết email hành chính hiệu quả sẽ “thật sự” hữu ích khi bạn “thực hành” thường xuyên:
- Luyện tập viết email: Hãy thử viết email cho các tình huống khác nhau, chẳng hạn như gửi email báo cáo công việc, gửi email xin nghỉ phép, gửi email gửi đơn hàng,…
- Học hỏi từ những người đi trước: Hãy tham khảo cách viết email hành chính của những người có kinh nghiệm trong công việc.
- Nắm vững quy tắc email hành chính: Tham khảo các tài liệu về quy tắc viết email hành chính để nâng cao kỹ năng của bản thân.
5. “Học hỏi không ngừng”: Nâng cao kỹ năng viết email hành chính
“Thành công là kết quả của quá trình không ngừng học hỏi”, bạn có thể tham khảo các bài viết, khóa học về kỹ năng viết email hành chính để nâng cao kiến thức và kỹ năng của mình.
“Kiến thức là sức mạnh”, hãy trang bị cho bản thân những kiến thức và kỹ năng cần thiết để chinh phục “thư phòng” một cách hiệu quả!
Lưu ý: Để nâng cao hiệu quả, bạn có thể tham khảo các khóa học kỹ năng mềm tại website https://softskil.edu.vn/
Chúc bạn thành công!