Chắc hẳn bạn đã từng nghe câu “Lời nói chẳng mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau”. Nhưng trong thời đại công nghệ hiện nay, “email” chính là “lời nói” của chúng ta, là cầu nối giao tiếp hiệu quả trong công việc và cuộc sống.
Bí Kíp Viết Email Chuẩn “Pro” Cho Người Mới Bắt Đầu
Bạn là người mới bước chân vào con đường chinh phục “thế giới email” và đang băn khoăn “Làm sao để viết email chuyên nghiệp, hiệu quả, thu hút người đọc?” Đừng lo lắng, tôi sẽ chia sẻ với bạn những bí kíp “cực chất” đã được đúc rút từ kinh nghiệm 10 năm “lăn lộn” trong nghề.
1. Chủ đề Email: Hồn của Bức Thư
“Cái tên đặt cho con” thể hiện tâm tư, nguyện vọng của cha mẹ, còn chủ đề email chính là lời giới thiệu ngắn gọn, súc tích về nội dung bức thư, giúp người nhận dễ dàng nắm bắt thông tin, quyết định xem có nên mở email hay không.
Để chủ đề email ấn tượng, thu hút, bạn cần tuân theo những nguyên tắc sau:
- Ngắn gọn: Giới hạn từ 5-7 từ, dễ đọc, dễ hiểu, tránh sử dụng ngôn ngữ phức tạp.
- Rõ ràng: Tóm tắt chính xác nội dung email, tránh gây hiểu nhầm cho người nhận.
- Hấp dẫn: Sử dụng từ ngữ ấn tượng, khơi gợi sự tò mò, tạo động lực cho người nhận mở email.
- Cụ thể: Tránh những chủ đề chung chung, không rõ ràng như “Báo cáo công việc”, “Hỏi han”. Thay vào đó, hãy cụ thể hóa nội dung, ví dụ: “Báo cáo kết quả dự án ABC”, “Hỏi han về kế hoạch du lịch”.
2. Lời Mở Đầu: Nắm Bắt Trái Tim Người Đọc
Lời mở đầu của email như một lời chào hỏi, tạo ấn tượng ban đầu với người đọc.
Cách mở đầu hiệu quả:
- Chào hỏi lịch sự: Sử dụng những câu chào hỏi phù hợp với văn hóa giao tiếp của người nhận, ví dụ: “Chào bạn”, “Kính chào anh/chị”, “Thân chào…”, tránh những lời chào quá thân mật, không phù hợp với đối tượng.
- Giới thiệu bản thân: Nêu rõ tên và vai trò của bạn trong email, đặc biệt là khi bạn đang liên hệ với một người lần đầu tiên.
- Liên hệ với mục đích: Nêu rõ lý do bạn viết email, giúp người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung chính.
- Gây ấn tượng: Sử dụng những câu mở đầu thu hút, tạo sự tò mò cho người đọc, ví dụ: “Tôi rất vui khi biết được thông tin về…”, “Tôi xin phép được hỏi về…”, “Tôi muốn chia sẻ với bạn về…”.
- Thể hiện sự tôn trọng: Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, tránh những lời lẽ khiếm nhã, thiếu tôn trọng.
3. Nội Dung: Trọn Vẹn Thông Điệp
Nội dung email là phần quan trọng nhất, quyết định hiệu quả của việc giao tiếp.
Lưu ý khi viết nội dung email:
- Rõ ràng: Trình bày thông tin một cách rõ ràng, logic, dễ hiểu.
- Súc tích: Tránh những câu văn dài dòng, rườm rà, đi thẳng vào vấn đề chính.
- Chuẩn xác: Kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trước khi gửi email, tránh sai sót, gây hiểu nhầm.
- Dễ đọc: Sử dụng các dấu câu, cách dòng phù hợp, tạo khoảng trắng giữa các đoạn văn, giúp email dễ đọc, dễ hiểu.
- Chuyên nghiệp: Sử dụng ngôn ngữ phù hợp với đối tượng và mục đích của email, tránh sử dụng ngôn ngữ thông tục, thiếu chuyên nghiệp.
- Thể hiện cá tính: Sử dụng ngôn ngữ phù hợp với phong cách của bạn, thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng, nhưng vẫn toát lên cá tính riêng của bạn.
4. Lời Kết Thúc: Giao Lưu Tình Cảm
Lời kết thúc email là lời khép lại cuộc trò chuyện, thể hiện sự tôn trọng, lịch sự và tạo ấn tượng tốt đẹp cho người nhận.
Lời kết thúc hiệu quả:
- Cảm ơn: Cảm ơn người nhận vì đã dành thời gian đọc email.
- Kêu gọi hành động: Nêu rõ mong muốn của bạn, ví dụ: “Xin vui lòng phản hồi lại email này”, “Mong sớm nhận được phản hồi từ bạn”, “Tôi rất mong được hợp tác với bạn”.
- Chia sẻ thông tin: Cung cấp thêm thông tin liên lạc, website, mạng xã hội, giúp người nhận dễ dàng liên hệ với bạn.
- Chúc tốt đẹp: Chúc người nhận một ngày tốt đẹp, một tuần làm việc hiệu quả, hoặc một kỳ nghỉ vui vẻ.
Cú Hích Cho Email Của Bạn: “Kỹ Năng Viết Email”
Bạn muốn nâng tầm “Kỹ Năng Viết Email” của mình, biến những bức thư điện tử thành “vũ khí” chiến thắng trong công việc? Tham gia ngay khóa học đào tạo kỹ năng viết email tại website KỸ NĂNG MỀM.
Với kinh nghiệm 10 năm trong nghề, tôi – chuyên gia đào tạo thuyết trình kỹ năng viết email sẽ truyền đạt những bí kíp “xịn sò” giúp bạn:
- Viết email chuyên nghiệp, hiệu quả, thu hút người đọc.
- Nắm vững các nguyên tắc viết email chuẩn SEO, tối ưu hóa khả năng tiếp cận khách hàng.
- Xây dựng thương hiệu cá nhân ấn tượng qua email.
Chuyên gia Phạm Văn Bình – tác giả cuốn sách “Kỹ năng viết email hiệu quả” chia sẻ: “Email là công cụ giao tiếp không thể thiếu trong thời đại số. Nắm vững kỹ năng viết email là chìa khóa giúp bạn thành công trong công việc và cuộc sống.”
Hãy để KỸ NĂNG MỀM giúp bạn “lên level” kỹ năng viết email, chinh phục cả thế giới!
“Lời Nói” Của Email – “Cánh Cửa” Mở Rộng Thế Giới
Email không chỉ là công cụ giao tiếp mà còn là “cánh cửa” mở rộng thế giới, kết nối con người, tạo cơ hội hợp tác, thúc đẩy phát triển.
Hãy nhớ rằng, “kỹ năng viết email” là một trong những kỹ năng mềm quan trọng, giúp bạn thành công trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. Hãy nâng tầm bản thân, chinh phục “thế giới email”, để tạo ra những giá trị ý nghĩa cho chính mình và xã hội!
Bạn còn băn khoăn gì nữa? Hãy liên hệ ngay với chúng tôi: Số Điện Thoại: 0372666666, hoặc đến địa chỉ: 55 Tô tiến thành, Hà Nội. Chúng tôi có đội ngũ chăm sóc khách hàng 24/7, luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn!
Hãy chia sẻ bài viết này với bạn bè, đồng nghiệp của bạn để cùng nhau nâng cao “kỹ năng viết email” nhé!