Kỹ năng viết email: Bí mật để email của bạn được đọc và hành động

Bạn có bao giờ gửi một email mà mãi không nhận được phản hồi? Hay bạn cảm thấy bối rối khi phải viết email cho một khách hàng quan trọng? Viết email hiệu quả không phải là điều dễ dàng. Nó đòi hỏi bạn phải biết cách truyền tải thông điệp rõ ràng, thu hút sự chú ý của người đọc và tạo động lực để họ hành động.

Hãy tưởng tượng bạn là một người thợ săn tài ba, đi săn trong rừng già. Muốn săn được con mồi, bạn cần phải hiểu rõ thói quen, bản tính của chúng. Cũng giống như vậy, muốn email của mình được đọc và phản hồi, bạn cần phải hiểu tâm lý của người nhận và biết cách truyền tải thông điệp phù hợp.

Kỹ năng viết email: Từ cơ bản đến nâng cao

Bước 1: Xây dựng email ấn tượng ngay từ tiêu đề

“Có duyên gặp gỡ, có phận chia ly, có email được mở, có email bị bỏ qua” – Câu tục ngữ này cũng ẩn chứa một phần bí mật của việc viết email hiệu quả.

Hãy nhớ rằng tiêu đề email là ấn tượng đầu tiên của bạn. Một tiêu đề hấp dẫn, ấn tượng sẽ thu hút người nhận mở email và đọc nội dung bên trong.

Hãy thử áp dụng một số mẹo sau để tạo tiêu đề ấn tượng:

  • Sử dụng từ khóa: Chọn những từ khóa liên quan đến nội dung email và thu hút sự chú ý của người nhận.
  • Tạo sự tò mò: Sử dụng những câu hỏi, lời khẳng định gây tò mò, kích thích người đọc muốn tìm hiểu thêm.
  • Nêu rõ mục đích: Tiêu đề cần thể hiện rõ ràng mục đích của email, giúp người nhận hiểu ngay nội dung chính của email.
  • Sử dụng các dấu chấm câu: Dấu chấm than, dấu chấm hỏi hay dấu gạch ngang… có thể tạo điểm nhấn cho tiêu đề.

Ví dụ:

  • thay vì: Báo cáo dự án tháng 12
  • hãy thử: Dự án tháng 12: Kết quả vượt mong đợi!

Bước 2: Nội dung email: Rõ ràng, ngắn gọn, thu hút

“Cây cao bóng cả, người khôn lời ít” – Câu tục ngữ này cũng ẩn chứa bí mật của một email hiệu quả.

Email của bạn nên ngắn gọn, súc tích và đi thẳng vào vấn đề. Hãy tập trung vào việc truyền tải thông điệp rõ ràng, tránh những câu văn rườm rà, dài dòng.

Hãy thử áp dụng một số mẹo sau để viết nội dung email hiệu quả:

  • Chia email thành các đoạn ngắn: Điều này giúp email dễ đọc và dễ tiếp thu hơn.
  • Sử dụng các gạch đầu dòng: Gạch đầu dòng giúp tóm tắt nội dung chính và tạo điểm nhấn cho những thông tin quan trọng.
  • Thêm hình ảnh, video: Hình ảnh, video giúp email sinh động, hấp dẫn hơn và truyền tải thông điệp một cách hiệu quả.
  • Sử dụng ngôn ngữ phù hợp: Lựa chọn ngôn ngữ phù hợp với đối tượng nhận email, tránh những từ ngữ phức tạp, khó hiểu.
  • Kiểm tra lỗi ngữ pháp: Trước khi gửi email, hãy kiểm tra lại lỗi ngữ pháp và chính tả để tạo ấn tượng tốt với người nhận.

Ví dụ:

  • thay vì: Bạn có thể liên hệ với tôi qua số điện thoại 0372666666.
  • hãy thử: Liên hệ ngay với chúng tôi qua số điện thoại 0372666666 để được tư vấn miễn phí!

email-marketing-campaign|Email Marketing Campaign|An email marketing campaign with a call to action button inviting users to subscribe to a newsletter or download a free ebook.

Bước 3: Gọi hành động rõ ràng

“Có đi có lại, mới toại lòng nhau” – Câu tục ngữ này cũng ẩn chứa bí mật của một email hiệu quả.

Email của bạn cần có lời kêu gọi hành động rõ ràng, hướng dẫn người nhận biết cần làm gì tiếp theo.

Hãy thử áp dụng một số mẹo sau để tạo lời kêu gọi hành động hiệu quả:

  • Nêu rõ mục tiêu: Bạn muốn người nhận làm gì sau khi đọc email?
  • Sử dụng ngôn ngữ tích cực: Sử dụng những từ ngữ khích lệ, tạo động lực cho người nhận.
  • Cung cấp thông tin liên lạc: Cung cấp đầy đủ thông tin liên lạc để người nhận có thể liên hệ với bạn.
  • Sử dụng nút kêu gọi hành động (CTA): Nút CTA giúp người nhận dễ dàng thực hiện hành động bạn mong muốn.

Ví dụ:

  • thay vì: Bạn có thể liên hệ với tôi qua số điện thoại 0372666666.
  • hãy thử: Liên hệ ngay với chúng tôi qua số điện thoại 0372666666 để được tư vấn miễn phí!

email-template-design|Email Template Design|A clean and modern email template with a clear call to action button.

Kỹ năng viết email: Những điều cần lưu ý

Văn hóa giao tiếp trong email

  • Luôn giữ thái độ tôn trọng: Dù là email cá nhân hay email công việc, hãy thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận.
  • Sử dụng ngôn ngữ phù hợp: Hãy sử dụng ngôn ngữ phù hợp với đối tượng nhận email và văn hóa của họ.
  • Tránh những từ ngữ tiêu cực: Tránh sử dụng những từ ngữ tiêu cực, khiêu khích, gây khó chịu cho người đọc.

Luôn kiểm tra email trước khi gửi

  • Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp: Hãy dành thời gian để kiểm tra lại email trước khi gửi.
  • Kiểm tra nội dung và mục tiêu: Hãy chắc chắn rằng nội dung email phù hợp với mục tiêu bạn muốn đạt được.

Lời kết

Viết email hiệu quả không phải là một kỹ năng bẩm sinh, nó là kết quả của quá trình học hỏi, rèn luyện. Hãy kiên trì, thực hành và tìm kiếm những lời khuyên hữu ích. Tin chắc rằng bạn sẽ viết được những email ấn tượng, thu hút được sự chú ý của người nhận và đạt được mục tiêu của mình.

Chúc bạn thành công!