“Gieo việc cho đúng người, trăm công chẳng bằng tay thủ”, ông cha ta đã dạy như vậy, quả thật chẳng sai chút nào! Trong thời đại bận rộn ngày nay, việc ôm đồm quá nhiều công việc chỉ khiến bạn kiệt sức và lãng phí thời gian quý báu. Vậy làm sao để trở thành một “nhạc trưởng” tài ba, điều phối công việc nhịp nhàng và hiệu quả? Câu trả lời chính là Kỹ Năng ủy Quyền Hiệu Quả – một trong những kỹ năng mềm trong cuộc sống và là chìa khóa vàng mở ra cánh cửa thành công cho bất kỳ nhà lãnh đạo nào.
Ủy quyền hiệu quả là gì? Tại sao lại quan trọng đến vậy?
Ủy quyền hiệu quả là nghệ thuật giao phó trách nhiệm và quyền hạn cho người khác, để họ thay bạn hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng thực tế, rất nhiều nhà lãnh đạo gặp khó khăn trong việc “buông tay” và đặt niềm tin vào đội ngũ của mình.
Vậy tại sao kỹ năng này lại quan trọng đến vậy?
Hãy tưởng tượng bạn là thuyền trưởng của một con tàu. Nếu bạn cố gắng tự mình làm tất cả mọi việc, từ lái tàu, kéo buồm, đến lau dọn boong tàu, thì chẳng mấy chốc bạn sẽ kiệt sức và con tàu sẽ đi chệch hướng. Ngược lại, nếu bạn biết cách phân công công việc phù hợp cho từng thủy thủ, bạn sẽ có thời gian để tập trung vào việc quan trọng nhất: dẫn dắt con tàu tiến về phía trước.
Tương tự như vậy, trong công việc và cuộc sống, kỹ năng ủy quyền hiệu quả mang đến vô số lợi ích:
- Giải phóng thời gian, giúp bạn tập trung vào những công việc mang tính chiến lược và tạo ra giá trị cao hơn.
- Phát triển đội ngũ, tạo cơ hội để nhân viên học hỏi, phát huy năng lực và thăng tiến trong sự nghiệp.
- Nâng cao hiệu suất làm việc của cả tập thể, khi mỗi người đều được làm việc phù hợp với năng lực và sở thích của mình.
Bí quyết để ủy quyền hiệu quả: Từ A đến Z
Chắc hẳn bạn đang tự hỏi: “Làm thế nào để ủy quyền một cách hiệu quả?”. Đừng lo lắng, chuyên gia Nguyễn Văn A, trong cuốn sách “Lãnh đạo hiệu quả”, đã chia sẻ bí quyết vàng gồm 5 bước:
1. Lựa chọn “người được chọn”
Người xưa có câu: “Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”. Việc lựa chọn đúng người, đúng việc là yếu tố tiên quyết quyết định sự thành công của việc ủy quyền. Hãy dành thời gian để tìm hiểu điểm mạnh, điểm yếu, kinh nghiệm và nguyện vọng của từng thành viên trong nhóm. Sau đó, hãy giao phó công việc cho người có đủ năng lực và động lực để hoàn thành nó một cách tốt nhất.
2. Trao quyền và trách nhiệm rõ ràng
Hãy nhớ rằng, ủy quyền không phải là “đùn đẩy” công việc. Bạn cần phải truyền đạt rõ ràng mục tiêu, yêu cầu, thời hạn, nguồn lực và thẩm quyền ra quyết định cho người được giao việc. Điều này giúp họ hiểu rõ trách nhiệm của mình và tự tin hơn trong quá trình thực hiện.
3. Hỗ trợ và giám sát kịp thời
“Tre già măng mọc”, việc ủy quyền cho người trẻ tuổi hay ít kinh nghiệm hơn là điều cần thiết để họ trưởng thành. Hãy luôn sẵn sàng hỗ trợ, giải đáp thắc mắc và cung cấp những hướng dẫn cần thiết khi họ cần. Đồng thời, hãy thiết lập hệ thống theo dõi tiến độ công việc một cách thường xuyên, kịp thời nắm bắt tình hình và đưa ra điều chỉnh khi cần thiết.
4. Ghi nhận và khen thưởng xứng đáng
Một lời khen ngợi chân thành, một phần thưởng xứng đáng sẽ là nguồn động lực to lớn giúp nhân viên thêm phần hăng say và gắn bó với công việc. Hãy ghi nhận những đóng góp của họ và thể hiện sự tin tưởng vào khả năng của họ.
Ghi nhận và khen thưởng nhân viên
5. Luôn giữ thái độ tích cực và tin tưởng
Niềm tin là nền tảng của mọi mối quan hệ, đặc biệt là trong công việc. Hãy thể hiện sự tin tưởng tuyệt đối vào khả năng của người được giao việc. Điều này giúp họ cảm thấy được tôn trọng, tự tin và có trách nhiệm hơn với công việc được giao.
Câu chuyện về anh chàng trưởng phòng “ôm đồm”
Anh Minh, một trưởng phòng marketing tài năng, luôn tự hào về khả năng “bao sân” của mình. Anh thường xuyên ôm đồm công việc, từ lên ý tưởng, viết content, đến chạy quảng cáo, thiết kế banner,… Anh cho rằng chỉ có mình mới làm tốt nhất và nhanh nhất.
Tuy nhiên, mọi chuyện bắt đầu vượt khỏi tầm kiểm soát khi công ty ngày càng phát triển, khối lượng công việc tăng lên chóng mặt. Anh Minh làm việc ngày đêm, kiệt sức và căng thẳng. Chất lượng công việc giảm sút, anh thường xuyên cáu gắt với nhân viên.
Nhận thấy điều này, giám đốc đã gọi anh Minh lên và chia sẻ về kỹ năng ủy quyền hiệu quả. Ban đầu, anh Minh còn e ngại, nhưng sau khi được hướng dẫn tận tình, anh đã dần thay đổi. Anh bắt đầu phân công công việc cho từng thành viên trong nhóm, dựa trên năng lực và thế mạnh của họ. Anh cũng dành thời gian để hướng dẫn, hỗ trợ và giám sát tiến độ công việc.
Kết quả thật bất ngờ! Nhóm của anh Minh làm việc hiệu quả hơn hẳn, mọi người đều hăng hái và chủ động. Bản thân anh Minh cũng có thêm thời gian để tập trung vào những chiến lược marketing tổng thể, giúp công ty ngày càng phát triển.
Ủy quyền công việc hiệu quả
Thay lời kết
Kỹ năng ủy quyền hiệu quả giống như “chiếc đũa thần” giúp các nhà lãnh đạo “hô biến” công việc trở nên nhẹ nhàng và hiệu quả hơn. Hãy áp dụng ngay những bí quyết trên để trở thành một “nhạc trưởng” tài ba, dẫn dắt đội ngũ của bạn gặt hái nhiều thành công rực rỡ!
Bạn muốn tìm hiểu thêm về kỹ năng tranh thủ tình cảm review? Hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 0372666666 hoặc đến trực tiếp địa chỉ 55 Tô tiến thành, Hà Nội. Đội ngũ chuyên viên tư vấn của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn 24/7!