“Cây ngay không sợ chết đứng, người ngay không sợ tiếng xấu”, xưa nay, con người ta luôn đề cao sự thẳng thắn và minh bạch. Nhưng trong thời đại công nghệ 4.0, khi mà Email đã trở thành công cụ giao tiếp chính thức trong các môi trường làm việc chuyên nghiệp, sự “thẳng thắn” đôi khi lại trở thành “con dao hai lưỡi”. Viết Email như thế nào để vừa thể hiện sự chuyên nghiệp, vừa tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp, thậm chí là “chiến thắng” mọi “trận chiến” email, là câu hỏi mà rất nhiều người đặt ra.
“Cầm Chương” Email: Nắm giữ chìa khóa thành công
Email, như một “cầm chương” của thời hiện đại, được sử dụng phổ biến trong các giao dịch thương mại, hợp tác, xin việc, và thậm chí là trong cuộc sống thường ngày. Một email “chuẩn chỉnh” sẽ tạo ấn tượng tốt đẹp, giúp bạn gây dựng uy tín và tạo dựng mối quan hệ bền vững. Ngược lại, một email thiếu chuyên nghiệp có thể “đánh mất” cơ hội, thậm chí làm bạn rơi vào tình huống “dở khóc dở cười”.
Bí mật “Gieo Nhân” – “Gặt Quả” trong “Vương Quốc” Email
Theo lời chia sẻ của chuyên gia đào tạo kỹ năng mềm Thầy Nguyễn Văn Minh, tác giả cuốn sách “Kỹ năng giao tiếp hiệu quả”, để “gieo nhân” tốt và “gặt quả” ngọt trong vương quốc email, bạn cần nắm vững 5 “tuyệt chiêu” sau:
1. “Chọn Lời” khéo léo – thể hiện bản lĩnh
“Lời nói chẳng mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau”, câu tục ngữ này như một lời nhắc nhở về tầm quan trọng của ngôn ngữ trong giao tiếp. Email cũng vậy, lời lẽ phải được lựa chọn cẩn thận, thể hiện sự tôn trọng, lịch sự, và phù hợp với đối tượng giao tiếp.
- Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, tránh các từ ngữ khiếm nhã, phản cảm.
- Lựa chọn cách xưng hô phù hợp với đối tượng giao tiếp.
- Tránh sử dụng các từ ngữ quá “thẳng thắn”, có thể bị hiểu nhầm là thiếu tôn trọng.
- Cân nhắc sử dụng các câu hỏi mở để tạo sự tương tác và thu hút người đọc.
Ví dụ: Thay vì viết “Bạn đã nhận được email của tôi chưa?” bạn có thể viết “Cho tôi biết nếu bạn đã nhận được email này.”
2. “Dàn Trận” hợp lý – thể hiện sự chuyên nghiệp
Bố cục rõ ràng, dễ đọc là điều cần thiết để email của bạn thu hút sự chú ý của người đọc.
- Tiêu đề email phải ngắn gọn, súc tích và thể hiện rõ nội dung chính.
- Nội dung email phải được chia thành các đoạn văn ngắn gọn, dễ hiểu, và được sắp xếp theo thứ tự logic.
- Sử dụng các dấu chấm, dấu phẩy, dấu cách hợp lý để email dễ đọc.
- Tránh sử dụng quá nhiều font chữ, màu sắc hoặc hình ảnh gây rối mắt.
Ví dụ:
3. “Thấu Đạo” đối tượng – tạo dựng mối quan hệ
Email không chỉ là phương tiện truyền tải thông tin, mà còn là “cầu nối” giúp bạn tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với người nhận. Hiểu rõ mục tiêu, đối tượng, và ngữ cảnh của email sẽ giúp bạn “điều chỉnh” lời lẽ phù hợp, tạo dựng sự tin tưởng và tạo ấn tượng tốt.
- Nắm bắt tâm lý, quan điểm và sở thích của người nhận.
- Điều chỉnh ngôn ngữ phù hợp với văn hóa và phong tục tập quán của người nhận.
- Thể hiện sự chân thành, quan tâm, và lòng biết ơn đến người nhận.
Ví dụ: Nếu bạn đang gửi email cho khách hàng tiềm năng, hãy thể hiện sự quan tâm đến nhu cầu của họ, và nêu bật những lợi ích mà sản phẩm/dịch vụ của bạn mang lại.
4. “Kiểm Tra” kỹ càng – bảo vệ uy tín
“Sai một ly đi một dặm”, một lỗi nhỏ trong email có thể gây hiểu nhầm và ảnh hưởng đến uy tín của bạn. Hãy “kiểm tra” kỹ càng trước khi gửi email để đảm bảo thông tin chính xác, ngữ pháp đúng, và không có lỗi chính tả.
- Kiểm tra lại nội dung email, chính tả, ngữ pháp, và định dạng trước khi gửi.
- Hãy “đọc lại” email một lần nữa từ góc nhìn của người nhận để đảm bảo nó dễ hiểu và gây ấn tượng.
Ví dụ:
5. “Thái Độ” tích cực – tạo nên hiệu quả
“Thái độ là tất cả”, một email với thái độ tích cực, thân thiện, và lạc quan sẽ tạo ấn tượng tốt hơn gấp nhiều lần so với một email mang thái độ tiêu cực, bực bội hay lạnh lùng.
- Sử dụng các cụm từ khích lệ và thể hiện sự tự tin.
- Thể hiện sự tôn trọng và sự quan tâm đến người nhận.
- Giữ một lòng biết ơn và thái độ tích cực trong việc giao tiếp.
Ví dụ: Thay vì viết “Tôi không thể làm được điều đó”, bạn có thể viết “Tôi sẽ cố gắng giúp bạn giải quyết vấn đề này”.
“Kết Luận”
Email là một công cụ giao tiếp quan trọng trong thời đại hiện nay. Nắm vững các kỹ năng viết email chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tạo dựng uy tín, thuận lợi trong công việc và cuộc sống. Hãy áp dụng các bí kíp “gieo nhân – gặt quả” đã được chia sẻ ở trên để “chiến thắng” mọi “trận chiến” email và gặt hái thành công trong sự nghiệp của mình!
Hãy liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại: 0372666666 hoặc đến địa chỉ: 55 Tô tiến thành, Hà Nội để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí về các kỹ năng giao tiếp thông qua email. Chúng tôi có đội ngũ chuyên gia sẵn sàng giúp bạn nâng cao kỹ năng giao tiếp và thành công trong mọi lĩnh vực!