“Đi một ngày đàng học một sàng khôn” – câu tục ngữ xưa nay vẫn luôn đúng, đặc biệt là trong công việc, nhất là khi bạn là thư ký và phải thường xuyên đi công tác cùng sếp. Không chỉ cần đảm bảo công việc suôn sẻ, bạn còn phải thể hiện sự chuyên nghiệp, chu đáo để ghi điểm trong mắt sếp và đồng nghiệp. Vậy làm thế nào để trở thành một thư ký “vạn năng” khi đi công tác? Hãy cùng khám phá những bí kíp hữu ích trong bài viết này!
Những kỹ năng không thể thiếu của thư ký khi đi công tác
1. Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian
“Thực hành là mẹ của thành công”, việc chuẩn bị chu đáo là điều cần thiết để bạn tự tin khi đi công tác. Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian đóng vai trò vô cùng quan trọng, giúp bạn sắp xếp công việc hiệu quả, hạn chế tối đa những sai sót không đáng có.
Ví dụ:
Bạn có thể lập một danh sách kiểm tra (checklist) các vật dụng cần mang theo, sắp xếp hành lý theo thứ tự ưu tiên, lên kế hoạch chi tiết cho mỗi ngày để đảm bảo mọi việc đều được giải quyết một cách suôn sẻ.
2. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả
“Lời nói chẳng mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau” – Giao tiếp hiệu quả là yếu tố quan trọng để tạo ấn tượng tốt với đối tác, đồng nghiệp và cả sếp.
Ví dụ:
Hãy sử dụng ngôn ngữ lịch sự, chuyên nghiệp, thể hiện sự tôn trọng, đồng thời nắm bắt tâm lý của đối tác để có những cách ứng xử phù hợp. Bạn cũng cần biết cách lắng nghe, ghi nhớ thông tin và đưa ra phản hồi một cách khéo léo, thể hiện sự hiểu biết và khả năng xử lý tình huống.
3. Kỹ năng xử lý tình huống linh hoạt
“Giữa dòng đời vội vã, đâu ai biết trước chuyện gì sẽ xảy ra” – Trong chuyến công tác, bạn có thể gặp phải những tình huống bất ngờ, đòi hỏi khả năng ứng biến linh hoạt, nhanh nhạy.
Ví dụ:
Hãy giữ bình tĩnh, phân tích tình huống, đưa ra giải pháp hợp lý và thông báo cho sếp kịp thời để có hướng giải quyết phù hợp.
4. Kỹ năng ngoại ngữ
“Biết nhiều thứ tiếng, đi khắp thế gian không ngại”, đặc biệt là trong thời đại hội nhập, việc sử dụng thành thạo ngoại ngữ là một lợi thế lớn, giúp bạn dễ dàng giao tiếp với đối tác quốc tế, thể hiện sự chuyên nghiệp và nâng cao hiệu quả công việc.
Ví dụ:
Bạn có thể học thêm tiếng Anh, tiếng Nhật, tiếng Hàn,… hoặc trau dồi kỹ năng giao tiếp qua các ứng dụng, website học tiếng Anh online.
Bí kíp chinh phục mọi thử thách khi đi công tác
1. Chuẩn bị hành lý kỹ lưỡng
“Cẩn tắc vô ưu”, hãy dành thời gian để chuẩn bị kỹ lưỡng mọi thứ cần thiết cho chuyến công tác.
Ví dụ:
Theo chuyên gia Nguyễn Văn A, tác giả cuốn sách “Nghệ thuật quản lý thời gian”, hãy chuẩn bị hành lý 2-3 ngày trước khi đi công tác, đảm bảo đầy đủ giấy tờ, thiết bị cần thiết, quần áo, dụng cụ cá nhân và thuốc men.
2. Ghi nhớ lịch trình và thông tin liên lạc
“Có kế hoạch mới thành công”, việc nắm rõ lịch trình, địa điểm, thông tin liên lạc là điều tối quan trọng.
Ví dụ:
Hãy ghi chú thông tin liên lạc của sếp, đối tác, đồng nghiệp và nơi lưu trú. Ngoài ra, hãy lập kế hoạch cho mỗi ngày, ghi chú các cuộc hẹn, buổi họp, chuyến thăm, và những việc cần làm.
3. Luôn giữ thái độ chuyên nghiệp và tích cực
“Cười một cái bằng mười thang thuốc bổ”, hãy giữ nụ cười trên môi, thái độ chuyên nghiệp, tích cực trong suốt chuyến công tác.
Ví dụ:
Hãy thể hiện sự nhân ái, tôn trọng với mọi người, luôn sẵn sàng giúp đỡ khi cần thiết. Học hỏi những điều mới mỗi ngày, tích lũy kinh nghiệm cho bản thân.
4. Ghi chép và báo cáo công việc
“Học đi đôi với hành”, việc ghi chép chi tiết các thông tin quan trọng giúp bạn dễ dàng lưu trữ và báo cáo công việc một cách hiệu quả.
Ví dụ:
Hãy ghi chép những điểm quan trọng trong các cuộc họp, lưu lại những ý tưởng mới, thực hiện báo cáo kịp thời và chi tiết cho sếp.
Tóm lại:
Kỹ Năng Thư Ký Khi đi Công Tác Với Sếp là một kỹ năng cần thiết để bạn thành công trong sự nghiệp. Hãy nỗ lực trau dồi những kỹ năng cần thiết, luôn giữ thái độ chuyên nghiệp và tích cực, bạn sẽ trở thành một thư ký đáng tin cậy và ghi điểm trong mắt sếp.
Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm các bài viết khác trên website “KỸ NĂNG MỀM” về:
- Kỹ năng từ chối: https://softskil.edu.vn/day-tre-ky-nang-tu-choi/
- Kỹ năng đàm phán trong giáo dục: https://softskil.edu.vn/ky-nang-dam-phan-trong-giao-duc/
Hãy để lại bình luận bên dưới nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào! Chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn 24/7. Hãy liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 0372666666 hoặc đến địa chỉ: 55 Tô Tiến Thành, Hà Nội.