“Lời chào cao hơn mâm cỗ” – câu tục ngữ cha ông ta dạy quả không sai chút nào, nhất là trong lĩnh vực kinh doanh đầy cạnh tranh ngày nay. Kỹ năng nghe điện thoại, tưởng chừng đơn giản, lại đóng vai trò then chốt quyết định sự thành công của mỗi cá nhân và doanh nghiệp. Bạn có muốn biến mỗi cuộc gọi đến trở thành cơ hội vàng để gây ấn tượng với khách hàng và đối tác?
Tại Sao Kỹ Năng Nghe Điện Thoại Lại Quan Trọng Trong Kinh Doanh?
Trong thời đại công nghệ 4.0, khi mà email, mạng xã hội phát triển mạnh mẽ, thì điện thoại vẫn giữ một vị trí quan trọng trong giao tiếp kinh doanh. Bởi lẽ, một cuộc điện thoại có thể giúp bạn:
- Tạo dựng mối quan hệ: Giọng nói truyền tải cảm xúc chân thật hơn so với văn bản.
- Giải quyết vấn đề nhanh chóng: Trực tiếp trao đổi giúp bạn nắm bắt vấn đề và đưa ra giải pháp kịp thời.
- Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp: Phong cách nghe điện thoại chuyên nghiệp tạo ấn tượng tốt đẹp, từ đó thu hút khách hàng và đối tác.
Chính vì thế, rèn luyện kỹ năng để trở thành kiểm toán viên nói chung và kỹ năng nghe điện thoại nói riêng là điều vô cùng cần thiết.
Bí Quyết Nâng Tầm Kỹ Năng Nghe Điện Thoại Trong Kinh Doanh
Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn “ghi điểm” với khách hàng và đối tác qua mỗi cuộc gọi:
1. Chuẩn Bị Trước Khi Nhấc Máy
“Chuẩn bị kỹ lưỡng là đã thành công một nửa” – Ông Nguyễn Văn A, một chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực đào tạo kỹ năng mềm, đã từng chia sẻ như vậy. Hãy chắc chắn bạn:
- Có không gian yên tĩnh: Tránh tiếng ồn, tạp âm để tập trung vào cuộc trò chuyện.
- Chuẩn bị giấy bút: Ghi chú lại những thông tin quan trọng trong quá trình trao đổi.
- Tinh thần thoải mái, tích cực: Giọng nói vui vẻ, truyền cảm hứng sẽ tạo ấn tượng tốt cho người nghe.
2. Mở Đầu Ấn Tượng
Ấn tượng đầu tiên vô cùng quan trọng. Hãy:
- Nghe máy trong vòng 3 hồi chuông đầu tiên.
- Chào hỏi lịch sự, xưng danh rõ ràng và nêu lý do nghe máy. Ví dụ: “Xin chào, công ty ABC, tôi là Lan xin nghe.”
3. Lắng Nghe Tích Cực và Thấu Hiểu
Lắng nghe không chỉ là nghe mà còn là thấu hiểu:
- Tập trung lắng nghe: Không ngắt lời, thể hiện sự tôn trọng với người nói.
- Sử dụng ngôn ngữ cơ thể tích cực: Ngay cả khi đang nói chuyện điện thoại, hãy mỉm cười, gật đầu để thể hiện sự đồng tình.
- Xác nhận thông tin: Lặp lại những thông tin quan trọng để chắc chắn bạn đã hiểu đúng.
4. Giọng Nói Truyền Cảm
Giọng nói là “vũ khí” lợi hại nhất của bạn khi nghe điện thoại.
- Nói chậm rãi, rõ ràng: Đảm bảo người nghe có thể nghe rõ từng lời bạn nói.
- Điều chỉnh âm lượng phù hợp: Không quá to cũng không quá nhỏ.
- Truyền tải cảm xúc tích cực qua giọng nói: Hãy cười khi nói chuyện, giọng điệu nhiệt tình, sẽ tạo thiện cảm với người nghe.
5. Kết Thúc Cuộc Gọi Chuyên Nghiệp
Kết thúc cuộc gọi cũng quan trọng không kém:
- Tóm tắt lại nội dung chính: Đảm bảo hai bên đã hiểu rõ những gì đã trao đổi.
- Cam kết và hẹn lịch cụ thể (nếu có): “Vâng, tôi sẽ chuyển lời cho bộ phận kỹ thuật và họ sẽ liên hệ với anh trong vòng 24h tới.”
- Chào tạm biệt lịch sự: “Cảm ơn anh/chị đã gọi điện. Chúc anh/chị một ngày tốt đẹp!”.
Kỹ Năng Nghe Điện Thoại – Hành Trình Nâng Tầm Chuyên Nghiệp
Rèn luyện kỹ năng nghe điện thoại là một quá trình lâu dài, đòi hỏi sự kiên trì và nỗ lực không ngừng. Khóa học kỹ năng bán hàng chuyên nghiệp sẽ trang bị cho bạn những kiến thức và kỹ năng cần thiết để giao tiếp hiệu quả trong kinh doanh. Bên cạnh việc áp dụng các bí quyết trên, bạn cũng nên:
- Thường xuyên tự ghi âm và luyện tập: Lắng nghe lại giọng nói của mình để điều chỉnh cho phù hợp.
- Tham khảo các tài liệu, khóa học về kỹ năng giao tiếp: Nâng cao kiến thức và kỹ năng giao tiếp nói chung.
Hãy nhớ rằng, mỗi cuộc gọi đều là cơ hội để bạn tạo dựng mối quan hệ, nâng cao uy tín và thúc đẩy thành công trong kinh doanh. Hãy liên hệ với chúng tôi theo số điện thoại: 0372666666, hoặc đến địa chỉ: 55 Tô tiến thành, Hà Nội. Chúng tôi có đội ngũ chăm sóc khách hàng 24/7.
Chúc bạn thành công!