“Lời nói chẳng mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau.” Câu tục ngữ quen thuộc này đã nói lên tầm quan trọng của giao tiếp trong cuộc sống, đặc biệt là trong công vụ. Không chỉ là truyền tải thông tin, giao tiếp công vụ còn là nghệ thuật xây dựng mối quan hệ, tạo dựng uy tín và đạt được mục tiêu chung. Trong đó, kỹ năng lắng nghe đóng vai trò then chốt, là chìa khóa mở ra cánh cửa giao tiếp hiệu quả.
Lắng nghe: Bí mật để hiểu và được hiểu
Bạn có từng gặp trường hợp bạn cố gắng giải thích điều gì đó, nhưng người đối diện lại không hiểu? Có thể họ không thật sự lắng nghe bạn. Hay ngược lại, bạn có bao giờ cảm thấy như lời nói của mình không được tôn trọng, không được đối phương lắng nghe? Những trải nghiệm này cho thấy, thiếu kỹ năng lắng nghe sẽ dẫn đến hiểu lầm, bất đồng và thậm chí là thất bại trong giao tiếp.
Lắng nghe không chỉ là nghe bằng tai, mà còn là nghe bằng cả tâm trí. Nó đòi hỏi sự tập trung, sự đồng cảm, và khả năng phân tích thông điệp từ người nói. Khi bạn thực sự lắng nghe, bạn sẽ hiểu rõ hơn về đối phương, về mục tiêu của họ, và từ đó đưa ra phản hồi phù hợp, giúp cuộc trao đổi đạt được hiệu quả tối ưu.
5 Bước để nâng cao Kỹ năng Lắng nghe trong Giao tiếp Công vụ
Theo chuyên gia đào tạo kỹ năng mềm, TS. Nguyễn Văn A trong cuốn sách “Giao tiếp hiệu quả: Bí mật thành công”, để nâng cao Kỹ Năng Lắng Nghe Trong Giao Tiếp Công Vụ, bạn cần chú ý đến 5 bước sau:
1. Tập trung vào người nói
Hãy loại bỏ mọi phiền nhiễu xung quanh, đặt điện thoại xuống, nhìn vào mắt người nói và tập trung vào lời nói của họ. Sự tập trung thể hiện sự tôn trọng và giúp bạn tiếp thu thông tin một cách hiệu quả hơn.
Ví dụ: Trong cuộc họp, bạn đang nghe đồng nghiệp trình bày về kế hoạch dự án. Tuy nhiên, tiếng chuông điện thoại của bạn liên tục reo, bạn phân tâm và không thể tập trung vào nội dung trình bày. Kết quả là bạn bỏ lỡ thông tin quan trọng và không thể đưa ra ý kiến đóng góp hiệu quả.
2. Đặt câu hỏi để xác nhận thông tin
Hãy đặt những câu hỏi để hiểu rõ hơn về nội dung người nói muốn truyền tải. Đây là cách hiệu quả để bạn thể hiện sự quan tâm và đảm bảo bạn đã nắm bắt đầy đủ thông tin.
Ví dụ: Trong cuộc họp, đồng nghiệp của bạn trình bày về kế hoạch dự án. Bạn có thể đặt câu hỏi: “Tôi có hiểu đúng là dự án này sẽ được triển khai trong vòng 6 tháng, đúng không?”.
3. Thấu hiểu ngôn ngữ cơ thể
Ngôn ngữ cơ thể, bao gồm nét mặt, cử chỉ, điệu bộ,… cũng có thể truyền tải thông điệp. Hãy chú ý đến ngôn ngữ cơ thể của người nói để hiểu rõ hơn về tâm trạng, thái độ và cảm xúc của họ.
Ví dụ: Bạn đang nói chuyện với đồng nghiệp về một vấn đề công việc. Bạn nhận thấy họ cau mày, nhíu mắt, và tay họ nắm chặt lại. Điều này có thể cho thấy họ đang lo lắng, căng thẳng, hoặc không đồng ý với quan điểm của bạn.
4. Thể hiện sự đồng cảm
Hãy cố gắng đặt mình vào vị trí của người nói, hiểu cảm xúc của họ và chia sẻ những cảm xúc đó. Sự đồng cảm giúp tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp, thúc đẩy sự tin tưởng và tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp hiệu quả.
Ví dụ: Bạn nhận thấy đồng nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong công việc. Bạn có thể thể hiện sự đồng cảm bằng cách nói: “Tôi hiểu là bạn đang gặp phải nhiều áp lực trong công việc. Hãy yên tâm, tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn”.
5. Học cách phản hồi hiệu quả
Sau khi lắng nghe, bạn cần đưa ra phản hồi phù hợp. Phản hồi có thể là đặt câu hỏi để làm rõ vấn đề, đưa ra ý kiến đóng góp, hoặc đơn giản là thể hiện sự đồng tình. Điều quan trọng là phản hồi của bạn phải thể hiện sự tôn trọng, sự chân thành và sự hiểu biết đối với người nói.
Ví dụ: Trong cuộc họp, bạn có thể phản hồi ý kiến của đồng nghiệp bằng cách nói: “Tôi đồng ý với quan điểm của bạn. Tuy nhiên, tôi muốn bổ sung thêm một số ý kiến về vấn đề này”.
Kỹ năng lắng nghe: Nâng tầm giao tiếp công vụ
Kỹ năng lắng nghe là một trong những kỹ năng mềm quan trọng, giúp bạn xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp, cấp trên và đối tác. Nó là chìa khóa để bạn hiểu rõ hơn về đối phương, về mục tiêu của họ, và từ đó đưa ra phản hồi phù hợp, giúp cuộc trao đổi đạt được hiệu quả tối ưu.
Hãy dành thời gian để trau dồi kỹ năng lắng nghe, bạn sẽ thấy hiệu quả tích cực trong giao tiếp công vụ và đạt được những thành công trong sự nghiệp của mình.
Ngoài ra, để trau dồi kỹ năng lắng nghe một cách hiệu quả, bạn có thể tham khảo thêm các bài viết liên quan về kỹ năng tạo dựng mối quan hệ. Bên cạnh đó, kỹ năng phân tích dự án cũng giúp bạn hiểu rõ hơn về nội dung của cuộc trao đổi và đưa ra những quyết định sáng suốt.
Hãy nhớ rằng, lắng nghe là một nghệ thuật, và thành công trong giao tiếp công vụ phụ thuộc rất nhiều vào kỹ năng này.
Liên hệ ngay với chúng tôi: Số Điện Thoại: 0372666666, hoặc đến địa chỉ: 55 Tô tiến thành, Hà Nội. Chúng tôi có đội ngũ chăm sóc khách hàng 24/7, sẵn sàng hỗ trợ bạn nâng cao kỹ năng giao tiếp công vụ.