“Hội họp như “chợ cá”, ai nói gì thì nói!”. Bạn đã từng gặp phải tình huống này chưa? Hội họp là hoạt động không thể thiếu trong mọi tổ chức, từ doanh nghiệp đến trường học, chính phủ… Nhưng để một cuộc họp thực sự hiệu quả, mang lại giá trị thực tế thì đòi hỏi những kỹ năng nhất định.
Bí mật tạo nên cuộc họp hiệu quả
Cái khó ló cái khôn, việc tổ chức một cuộc họp hiệu quả tưởng chừng đơn giản, nhưng lại tiềm ẩn nhiều thử thách. Theo chuyên gia đào tạo Nguyễn Minh Đức, tác giả cuốn sách “Nghệ thuật hội họp”, thành công của một cuộc họp phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố:
- Chuẩn bị kỹ lưỡng: Việc xác định rõ mục tiêu, nội dung, đối tượng tham gia, thời gian, địa điểm,… là điều vô cùng quan trọng.
- Kỹ năng dẫn dắt: Người điều khiển cuộc họp cần biết cách thu hút sự chú ý, kiểm soát thời gian, quản lý diễn biến và tạo không khí cởi mở, tôn trọng cho mọi người.
- Tham gia tích cực: Mọi người trong cuộc họp cần chủ động chia sẻ ý kiến, phản biện một cách xây dựng, lắng nghe ý kiến của người khác, thể hiện sự tôn trọng và đồng lòng.
- Kết quả rõ ràng: Cuối mỗi cuộc họp cần có những kết luận, quyết định rõ ràng, kế hoạch hành động cụ thể và người chịu trách nhiệm thực hiện.
Kỹ năng hội họp: Hành trang cho sự thành công
Hội họp hiệu quả không chỉ mang đến kết quả tốt cho công việc, mà còn góp phần củng cố mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm, tạo động lực và niềm tin để cùng nhau đạt được mục tiêu chung.
Kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả
“Hỏi han cho rõ, chẳng thẹn người đời”, đặt câu hỏi chính là cách để bạn chủ động tìm hiểu thông tin, làm rõ vấn đề, thúc đẩy suy nghĩ và tạo cơ hội thể hiện quan điểm.
Hãy học cách đặt những câu hỏi mở, mang tính khơi gợi, giúp mọi người cùng suy nghĩ và đưa ra giải pháp chung.
Kỹ năng trình bày thuyết phục
“Lời nói chẳng mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau”, kỹ năng trình bày rõ ràng, mạch lạc, logic, đi kèm với bằng chứng minh chứng sẽ giúp bạn thuyết phục người nghe và tạo ảnh hưởng tích cực.
Hãy sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, ngôn ngữ cơ thể tự tin, thái độ chân thành và hướng đến lợi ích chung.
Kỹ năng lắng nghe hiệu quả
“Lắng nghe là một nghệ thuật”, lắng nghe không chỉ là việc tiếp nhận thông tin, mà còn là sự thấu hiểu, đồng cảm và tôn trọng ý kiến của người khác.
Hãy tập trung vào lời nói, ngôn ngữ cơ thể, cảm xúc của người nói, đặt câu hỏi để làm rõ những điều chưa hiểu và thể hiện sự tôn trọng bằng những cái gật đầu, nụ cười, ánh mắt,…
Câu chuyện về cuộc họp “thần thánh”
“Cây ngay không sợ chết đứng”, tôi từng chứng kiến một cuộc họp “thần thánh” ở công ty cũ của tôi. Mục tiêu của cuộc họp là tìm giải pháp cho một dự án đang gặp khó khăn.
Bằng cách chia sẻ, lắng nghe và phản biện một cách xây dựng, các thành viên đã đưa ra rất nhiều ý tưởng sáng tạo, giúp dự án vượt qua khó khăn và đạt được thành công ngoài mong đợi. Cuộc họp đó đã trở thành minh chứng cho sức mạnh của sự đoàn kết, và tầm quan trọng của kỹ năng hội họp.
Tóm lại
Hội họp là hoạt động cần thiết, nhưng để đạt được hiệu quả tối ưu, mỗi người cần trang bị cho mình những kỹ năng cần thiết, như kỹ năng đặt câu hỏi, kỹ năng trình bày, kỹ năng lắng nghe,… Hãy nhớ rằng, sự thành công của cuộc họp là kết quả của sự nỗ lực chung từ tất cả mọi người.
Bạn có thể tìm hiểu thêm về kỹ năng tổ chức và điều hành hội họp để nâng cao hiệu quả của các cuộc họp.
Hãy chia sẻ bài viết này nếu bạn thấy nó hữu ích!