Kỹ năng giao việc: Bí quyết để công việc "xuôi chèo mát mái"

“Giao việc như gieo hạt, thu hoạch là thành quả” – Câu tục ngữ này đã nói lên tầm quan trọng của kỹ năng giao việc trong cuộc sống. Từ những công việc nhỏ nhặt trong gia đình đến những dự án lớn trong công ty, giao việc hiệu quả luôn là chìa khóa dẫn đến thành công.

Vậy, Kỹ Năng Giao Việc Là Gì? Câu hỏi này có vẻ đơn giản nhưng lại ẩn chứa nhiều bí mật giúp bạn trở thành người quản lý, lãnh đạo tài ba. Hãy cùng KỸ NĂNG MỀM khám phá những bí mật đó!

Kỹ năng giao việc là gì?

Kỹ năng giao việc là khả năng truyền đạt rõ ràng, hiệu quả thông tin về công việc cần làm, cách thức thực hiện, trách nhiệm, thời hạn, và nguồn lực cho người nhận nhiệm vụ. Nói một cách dễ hiểu, kỹ năng giao việc là nghệ thuật giúp bạn “giao việc đúng người, đúng việc, đúng lúc”.

Kỹ năng giao việc hiệu quả không chỉ giúp bạn giải phóng năng lực của bản thân, tập trung vào những công việc quan trọng hơn, mà còn là chìa khóa để:

Nâng cao hiệu suất làm việc: Khi công việc được giao rõ ràng, người nhận nhiệm vụ sẽ hiểu rõ mục tiêu, cách thức và trách nhiệm của mình, từ đó làm việc hiệu quả hơn.
Tăng cường tinh thần làm việc nhóm: Kỹ năng giao việc giúp tạo dựng sự tin tưởng, minh bạch và rõ ràng trong giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm, thúc đẩy sự hợp tác và đoàn kết.
Giảm thiểu rủi ro và sai sót: Việc giao việc rõ ràng, cụ thể giúp giảm thiểu sự nhầm lẫn, hiểu sai, từ đó giảm thiểu rủi ro và sai sót trong quá trình thực hiện công việc.
Phát huy tối đa tiềm năng của nhân viên: Khi công việc được giao phù hợp với năng lực và sở trường của nhân viên, họ sẽ cảm thấy được tôn trọng và có động lực để phát huy hết khả năng của mình.

Các kỹ năng giao việc cần thiết

Để trở thành chuyên gia giao việc, bạn cần nắm vững những kỹ năng cơ bản sau:

1. Xác định rõ mục tiêu và phạm vi công việc

Mục tiêu: Là kết quả mong muốn đạt được sau khi hoàn thành công việc. Mục tiêu cần rõ ràng, cụ thể, đo lường được và phù hợp với mục tiêu chung của nhóm hoặc tổ chức.

Phạm vi: Là giới hạn phạm vi hoạt động, trách nhiệm, và nguồn lực cho công việc. Phạm vi cần được xác định rõ ràng để tránh sự chồng chéo, lãng phí thời gian và nguồn lực.

Ví dụ: Thay vì giao việc “Hãy viết một bài báo”, bạn nên giao việc cụ thể hơn như “Hãy viết một bài báo giới thiệu về kỹ năng giao tiếp hiệu quả, dài 1000 từ, tập trung vào 3 kỹ năng chính: lắng nghe, phản hồi và ngôn ngữ cơ thể, bài báo phải được hoàn thành trong vòng 1 tuần”.

2. Lựa chọn người nhận nhiệm vụ phù hợp

Nguyên tắc vàng: “Giai nhân bất tái, thời không tái lai” – Đừng bỏ lỡ cơ hội giao việc cho người phù hợp nhất!

Yếu tố cần cân nhắc:

Năng lực, kỹ năng và kinh nghiệm của người nhận nhiệm vụ.
Sở trường, sở thích và mục tiêu phát triển của người nhận nhiệm vụ.
Khả năng chịu trách nhiệm và khả năng hoàn thành công việc đúng thời hạn.

Ví dụ: Nếu bạn cần một người có khả năng viết lách, bạn nên giao việc cho người có kinh nghiệm viết lách hoặc đam mê viết lách, thay vì giao việc cho người có khả năng lập trình.

3. Truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả

Nguyên tắc 5W1H: Who (Ai), What (Gì), When (Khi nào), Where (Ở đâu), Why (Tại sao), How (Làm sao)

Kỹ thuật truyền đạt thông tin hiệu quả:

Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu, tránh dùng thuật ngữ chuyên ngành nếu người nhận nhiệm vụ không hiểu.
Chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ con, trình bày theo thứ tự ưu tiên.
Sử dụng sơ đồ, biểu đồ, bảng biểu để minh họa cho thông tin.
Cung cấp đầy đủ tài liệu, hướng dẫn, và nguồn lực cần thiết cho người nhận nhiệm vụ.

Ví dụ: Thay vì nói “Hãy làm xong dự án”, bạn nên nói “Hãy hoàn thành báo cáo kết quả dự án trong vòng 1 tuần, sử dụng dữ liệu từ bảng Excel được đính kèm, gửi báo cáo cho tôi qua email”.

4. Theo dõi và hỗ trợ người nhận nhiệm vụ

Theo dõi:

Theo dõi tiến độ công việc thông qua các cuộc họp ngắn, trao đổi qua email hoặc công cụ quản lý dự án.
Cung cấp phản hồi kịp thời, giúp người nhận nhiệm vụ sửa chữa những sai sót và điều chỉnh kế hoạch.

Hỗ trợ:

Cung cấp thông tin, tài liệu, và nguồn lực cần thiết cho người nhận nhiệm vụ.
Hỗ trợ giải quyết những khó khăn, vướng mắc trong quá trình làm việc.
Tạo động lực và khích lệ người nhận nhiệm vụ hoàn thành công việc.

Ví dụ: Nếu người nhận nhiệm vụ gặp khó khăn trong việc thu thập dữ liệu, bạn có thể hỗ trợ họ bằng cách cung cấp danh sách các nguồn dữ liệu uy tín hoặc hướng dẫn cách sử dụng công cụ tìm kiếm dữ liệu.

Câu chuyện truyền cảm hứng

Giáo sư Nguyễn Văn A, một chuyên gia về quản lý và đào tạo, từng chia sẻ trong cuốn sách “Nghệ thuật quản lý thời gian” của ông: “Giao việc không chỉ là truyền đạt thông tin, mà còn là truyền tải niềm tin và động lực cho người nhận nhiệm vụ. Khi bạn giao việc với tâm huyết, người nhận nhiệm vụ sẽ cảm nhận được sự tin tưởng và trách nhiệm, từ đó nỗ lực hết mình để hoàn thành công việc.”

Lời khuyên từ chuyên gia

Thầy giáo Hoàng Văn B, giảng viên tại Đại học Kinh tế Quốc dân, khẳng định: “Kỹ năng giao việc là kỹ năng cần thiết cho mọi người, không chỉ là những người quản lý, lãnh đạo. Nắm vững kỹ năng giao việc giúp bạn trở thành người cộng tác hiệu quả, được đồng nghiệp tin tưởng và đánh giá cao.”

Tìm hiểu thêm

Bạn muốn tìm hiểu thêm về kỹ năng giao việc? Hãy truy cập các bài viết liên quan trên KỸ NĂNG MỀM:

Liên hệ với chúng tôi

Bạn có muốn nâng cao kỹ năng giao việc của mình? Hãy liên hệ với KỸ NĂNG MỀM để nhận được sự hỗ trợ từ đội ngũ chuyên gia của chúng tôi.

Số Điện Thoại: 0372666666

Địa chỉ: 55 Tô tiến thành, Hà Nội

Chúng tôi có đội ngũ chăm sóc khách hàng 24/7, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn!

Giao việc trong công ty

Kỹ năng giao tiếp trong giao việc