“Lời nói chẳng mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau”, câu tục ngữ xưa đã dạy chúng ta về tầm quan trọng của giao tiếp trong cuộc sống. Và đối với công chức, những người đại diện cho bộ máy nhà nước, kỹ năng giao tiếp hiệu quả lại càng cần thiết hơn bao giờ hết, đặc biệt là trong việc giao tiếp với người dân.
Kỹ năng giao tiếp của công chức: Tại sao lại quan trọng?
Giao tiếp là một phần không thể thiếu trong công việc của bất kỳ cán bộ, công chức nào. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả giúp công chức:
Thấu hiểu nhu cầu của người dân:
Giao tiếp hiệu quả giúp công chức hiểu rõ mong muốn, vấn đề của người dân, từ đó đưa ra giải pháp phù hợp. Câu chuyện về một cán bộ xã, nhờ biết lắng nghe tâm tư của người dân, đã giúp giải quyết mâu thuẫn đất đai kéo dài nhiều năm, là minh chứng rõ ràng cho sức mạnh của giao tiếp trong công việc của công chức.
Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với người dân:
Giao tiếp tốt đẹp giúp tạo dựng lòng tin, sự đồng cảm, góp phần xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa công chức và người dân. Khi người dân cảm thấy được tôn trọng, lắng nghe, họ sẽ sẵn sàng hợp tác, cùng chung tay xây dựng quê hương.
Thúc đẩy hiệu quả công việc:
Giao tiếp rõ ràng, minh bạch giúp công chức truyền đạt thông tin chính xác, dễ hiểu đến người dân, thúc đẩy tiến độ công việc, nâng cao hiệu quả công tác.
Kỹ năng giao tiếp hiệu quả của công chức với người dân:
Để giao tiếp hiệu quả với người dân, công chức cần trang bị những kỹ năng sau:
Lắng nghe:
Lắng nghe là yếu tố quan trọng nhất trong giao tiếp. Thay vì chỉ tập trung vào việc trình bày quan điểm của mình, công chức cần chú ý lắng nghe người dân, nắm bắt thông tin, cảm nhận tâm tư, nguyện vọng của họ. Theo chuyên gia tâm lý Trần Văn Sơn trong cuốn sách “Nghệ thuật giao tiếp hiệu quả”: “Lắng nghe là kỹ năng cơ bản nhưng lại rất cần thiết trong giao tiếp hiệu quả”.
Thấu hiểu:
Sau khi lắng nghe, công chức cần dành thời gian để thấu hiểu những gì người dân muốn nói, đặt mình vào vị trí của họ để cảm nhận vấn đề một cách toàn diện.
Trình bày rõ ràng:
Công chức cần trình bày thông tin một cách rõ ràng, dễ hiểu, tránh sử dụng ngôn ngữ chuyên ngành phức tạp, khó hiểu. Cần sử dụng ngôn ngữ phù hợp với đối tượng, văn hóa, bối cảnh giao tiếp.
Tôn trọng:
Luôn thể hiện sự tôn trọng đối với người dân, thể hiện qua thái độ, lời nói, hành động. Nên sử dụng ngôn ngữ lịch sự, thể hiện sự tôn trọng, không sử dụng từ ngữ thiếu lịch sự, xúc phạm.
Cởi mở:
Cởi mở, thân thiện, tạo cảm giác thoải mái cho người dân khi tiếp xúc, giúp họ dễ dàng chia sẻ tâm tư, nguyện vọng.
Những lưu ý khi giao tiếp với người dân:
Kiên nhẫn:
Công chức cần kiên nhẫn lắng nghe, giải thích, giải đáp thắc mắc của người dân, tránh nóng vội, thiếu kiên nhẫn, làm mất lòng người dân.
Chân thành:
Thái độ chân thành, niềm nở giúp tạo dựng lòng tin và sự đồng cảm từ phía người dân.
Tránh tranh luận:
Trong giao tiếp, cần tránh tranh luận, phản bác ý kiến của người dân. Thay vào đó, hãy tập trung vào việc giải quyết vấn đề, tìm kiếm tiếng nói chung.
Luôn giữ thái độ tích cực:
Luôn thể hiện thái độ tích cực, lạc quan, giúp người dân cảm thấy yên tâm, tin tưởng.
Nhắc lại thông tin:
Sau khi trao đổi, công chức nên nhắc lại thông tin chính để đảm bảo người dân hiểu rõ vấn đề.
Cung cấp thông tin liên lạc:
Cung cấp thông tin liên lạc rõ ràng, chính xác để người dân có thể liên hệ khi cần thiết.
Một số câu chuyện về kỹ năng giao tiếp của công chức:
Câu chuyện về ông Nguyễn Văn A, một cán bộ địa chính tại huyện B, là minh chứng rõ ràng cho tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong công việc của công chức. Ông A luôn thể hiện sự kiên nhẫn, lắng nghe người dân, luôn giải thích rõ ràng, dễ hiểu, khiến người dân cảm thấy tin tưởng và hài lòng. Nhờ vậy, ông A đã giải quyết được nhiều vụ việc phức tạp, góp phần tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa chính quyền và người dân.
Kết luận:
Kỹ năng giao tiếp là một trong những yếu tố quan trọng nhất giúp công chức hoàn thành nhiệm vụ của mình, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với người dân. Nắm vững những kỹ năng giao tiếp hiệu quả sẽ giúp công chức tạo dựng lòng tin, sự đồng cảm, góp phần nâng cao hiệu quả công việc, xây dựng chính quyền gần dân, phục vụ nhân dân.
Hãy liên hệ với KỸ NĂNG MỀM qua số điện thoại: 0372666666 hoặc đến địa chỉ: 55 Tô tiến thành, Hà Nội để được tư vấn và hỗ trợ nâng cao kỹ năng giao tiếp hiệu quả!