“Lời nói gió bay”, ông bà ta xưa đã dạy như vậy để khẳng định tầm quan trọng của việc ghi chép. Đặc biệt, trong lĩnh vực tham vấn tâm lý, kỹ năng ghi chép thông tin lại càng đóng vai trò then chốt, là cầu nối vững chắc cho quá trình thấu hiểu và đồng hành cùng thân chủ. Bạn đã bao giờ tự hỏi, làm thế nào để nắm bắt được trọn vẹn dòng chảy cảm xúc, những chi tiết nhỏ nhặt nhưng lại ẩn chứa nhiều thông điệp ý nghĩa trong buổi tham vấn? Hãy cùng khám phá bí quyết ghi chép thông tin hiệu quả, biến những ghi chú thành “kim chỉ nam” dẫn lối bạn đến thành công trong hành trình đồng hành cùng thân chủ nhé!
Ngay cả trong công việc thường ngày, việc ghi chú hiệu quả cũng rất quan trọng, bạn có thể tham khảo thêm về kỹ năng ghi chú hiệu quả để nâng cao hiệu suất công việc của mình.
Tại sao kỹ năng ghi chép thông tin lại quan trọng trong tham vấn?
Bạn biết đấy, tâm lý con người là một mảnh đất rộng lớn và đầy bí ẩn. Mỗi buổi tham vấn giống như một chuyến hành trình khám phá, nơi chuyên viên tham vấn đồng hành cùng thân chủ len lỏi qua những “ngóc ngách” tâm hồn, tháo gỡ từng nút thắt, từng vấn đề còn tồn đọng. Và để chuyến hành trình ấy thêm phần hiệu quả, kỹ năng ghi chép thông tin chính là hành trang không thể thiếu.
Hãy thử tưởng tượng, giữa hàng trăm trường hợp, hàng ngàn câu chuyện được chia sẻ, liệu bạn có đủ tự tin để ghi nhớ chính xác từng chi tiết, từng diễn biến tâm lý của mỗi thân chủ? Chắc chắn là rất khó khăn, phải không nào? Đó là lúc những ghi chú kịp thời, khoa học phát huy tác dụng.
Ghi chép – Cây cầu kết nối quá khứ, hiện tại và tương lai
Trong cuốn sách “Nghệ thuật lắng nghe và thấu hiểu”, chuyên gia tâm lý Nguyễn Thị Minh Tâm chia sẻ: “Ghi chép không chỉ đơn thuần là động tác ghi lại thông tin, mà còn là quá trình hệ thống hóa, phân tích và nhìn nhận vấn đề một cách sâu sắc.”
Quả thực, Kỹ Năng Ghi Chép Thông Tin Trong Tham Vấn mang đến nhiều lợi ích thiết thực:
- Nắm bắt thông tin chính xác: Giúp chuyên viên tham vấn ghi nhớ chính xác thông tin, tránh bỏ sót những chi tiết quan trọng trong quá trình trao đổi.
- Theo dõi tiến trình: Dựa vào ghi chú, chuyên viên tham vấn có thể theo dõi tiến trình thay đổi tâm lý của thân chủ qua từng buổi, từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp.
- Lập kế hoạch hỗ trợ hiệu quả: Ghi chú cung cấp dữ liệu quý giá để chuyên viên tham vấn phân tích, đánh giá tình hình và xây dựng kế hoạch hỗ trợ phù hợp với từng cá nhân.
- Nâng cao uy tín: Việc ghi chép cẩn thận thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng thân chủ, từ đó tạo dựng niềm tin và mối quan hệ tốt đẹp.
Chính vì vậy, việc rèn luyện kỹ năng ghi chép thông tin bài bản là vô cùng cần thiết đối với bất kỳ ai hoạt động trong lĩnh vực tham vấn.
Bí quyết ghi chép thông tin hiệu quả trong tham vấn
Nắm bắt được tầm quan trọng của kỹ năng ghi chép thông tin là một chuyện, nhưng để vận dụng hiệu quả vào thực tế lại là câu chuyện khác. Vậy đâu là bí quyết để biến những ghi chú trở nên “đắt giá”?
1. Lắng nghe chủ động – Nền tảng của ghi chép hiệu quả
Bạn có biết, “Lắng nghe” được xem là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của người làm tham vấn. Bởi lẽ, chỉ khi thực sự tập trung lắng nghe, bạn mới có thể thấu hiểu được những tâm tư, nguyện vọng và cả những điều còn chưa được nói ra của thân chủ.
Tuy nhiên, lắng nghe trong tham vấn không đơn thuần là im lặng tiếp nhận thông tin, mà còn là sự kết hợp của nhiều yếu tố:
- Chú ý ngôn ngữ cơ thể: Biểu cảm gương mặt, ánh mắt, cử chỉ tay,… tất cả đều là những “manh mối” giúp bạn hiểu rõ hơn cảm xúc thật sự của thân chủ.
- Đặt câu hỏi khơi gợi: Đừng ngại đặt những câu hỏi mở để khuyến khích thân chủ chia sẻ cởi mở hơn, đồng thời giúp bạn khai thác thông tin một cách hiệu quả.
- Tóm tắt và phản hồi: Sau mỗi ý chính, hãy tóm tắt lại bằng ngôn ngữ của bạn để chắc chắn rằng bạn đã hiểu đúng ý thân chủ.
2. Ghi chép chọn lọc – “Chắt lọc tinh túy” từ dòng chảy thông tin
Trong quá trình tham vấn, bạn sẽ tiếp nhận rất nhiều thông tin, từ những chia sẻ về công việc, gia đình, mối quan hệ cho đến những vấn đề tâm lý sâu kín. Tuy nhiên, không phải thông tin nào cũng cần phải ghi chép lại. Thay vào đó, hãy tập trung vào những thông tin thực sự quan trọng và liên quan đến mục tiêu của buổi tham vấn.
Một số mẹo nhỏ giúp bạn ghi chép chọn lọc hiệu quả:
- Sử dụng từ khóa: Thay vì ghi chép nguyên văn, hãy sử dụng những từ khóa ngắn gọn để ghi nhớ ý chính.
- Vẽ sơ đồ tư duy: Sơ đồ tư duy là công cụ hữu ích giúp bạn hệ thống hóa thông tin một cách logic, dễ nhớ.
- Phân loại thông tin: Bạn có thể sử dụng bút màu, highlight để phân loại thông tin theo mức độ quan trọng, giúp dễ dàng tra cứu và theo dõi sau này.
3. Ghi chú khách quan – “Cây thước” đo lường sự tiến bộ
Một trong những nguyên tắc quan trọng trong ghi chép thông tin tham vấn đó là tính khách quan. Tức là, bạn chỉ nên ghi lại những gì bạn nghe thấy, nhìn thấy và cảm nhận được từ thân chủ, tránh đưa ra những phán xét, đánh giá chủ quan của bản thân.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần lưu ý:
- Sử dụng ngôn ngữ trung lập: Tránh sử dụng những từ ngữ mang tính chất phán xét, tiêu cực.
- Tập trung vào hành vi cụ thể: Thay vì ghi “Thân chủ có vẻ mệt mỏi”, hãy ghi rõ “Thân chủ nói chuyện chậm, ít giao tiếp bằng mắt”.
- Ghi lại ngày giờ cụ thể: Thông tin về thời gian sẽ giúp bạn theo dõi tiến trình thay đổi của thân chủ một cách chính xác.
4. Bảo mật thông tin – “Giữ gìn” sự tin tưởng của thân chủ
Bảo mật thông tin là yếu tố sống còn, quyết định đến uy tín và sự thành công của người làm tham vấn. Bất kỳ thông tin nào bạn nhận được từ thân chủ đều phải được giữ bí mật tuyệt đối, trừ những trường hợp đặc biệt theo quy định của pháp luật.
Để đảm bảo an toàn thông tin, bạn nên:
- Lưu trữ ghi chú cẩn thận: Sử dụng tủ hồ sơ có khóa, mã hóa dữ liệu điện tử,…
- Hạn chế chia sẻ thông tin: Tuyệt đối không bàn luận về trường hợp của thân chủ với người khác.
- Thông báo cho thân chủ về chính sách bảo mật: Hãy chắc chắn rằng thân chủ đã hiểu và đồng ý với chính sách bảo mật thông tin của bạn.
Kết Luận
Kỹ năng ghi chép thông tin trong tham vấn không phải là kỹ năng “bẩm sinh” mà là cả một quá trình rèn luyện, trau dồi không ngừng nghỉ. Hy vọng rằng những chia sẻ trên đây của “KỸ NĂNG MỀM” sẽ giúp bạn thêm tự tin để ghi chép hiệu quả, từ đó nâng cao chất lượng công việc và xây dựng sự nghiệp vững chắc trong lĩnh vực đầy thử thách nhưng cũng vô cùng ý nghĩa này.
Nếu bạn quan tâm đến việc phát triển kỹ năng mềm, hãy khám phá thêm các bài viết khác trên website của chúng tôi. Ví dụ, bài viết về kỹ năng đánh giá thực hiện công việc có thể mang lại cho bạn những kiến thức bổ ích. Hãy liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 0372666666 hoặc đến địa chỉ 55 Tô tiến thành, Hà Nội để được tư vấn và hỗ trợ bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm.