“Góp gió thành bão, góp lời thành ý” – một câu tục ngữ thể hiện rõ tinh thần tập thể của người Việt. Cuộc họp cũng vậy, là dịp để mọi người cùng nhau chia sẻ, thảo luận và đưa ra giải pháp cho công việc. Thế nhưng, để “góp gió” ấy không thành “bão tố”, “góp lời” ấy không thành “lời ong tiếng ve”, Kỹ Năng điều Hành Cuộc Họp hiệu quả là yếu tố tiên quyết. Tôi, với kinh nghiệm 10 năm trong nghề đào tạo kỹ năng mềm, đã chứng kiến không ít cuộc họp trở nên “bế tắc” chỉ vì người điều hành thiếu kỹ năng. Vậy, bí quyết nào giúp bạn “chèo lái” con thuyền cuộc họp đi đến thành công?
Bạn muốn trở thành người dẫn dắt tài ba, biến những cuộc họp nhàm chán thành nơi bùng nổ ý tưởng? Hãy cùng tôi khám phá những bí quyết “vàng” trong bài viết này nhé!
1. Chuẩn Bị Kỹ Lưỡng: Chìa Khóa Vàng Cho Sự Thành Công
“Thắng bại tại kỹ”, trước khi bước vào bất kỳ cuộc họp nào, sự chuẩn bị kỹ lưỡng chính là nền tảng vững chắc cho thành công.
1.1. Xác Định Mục Tiêu Rõ Ràng: “Biết địch biết ta, trăm trận trăm thắng”
Trước tiên, hãy tự hỏi: Mục tiêu của cuộc họp này là gì? Bạn muốn đạt được điều gì sau khi cuộc họp kết thúc?
Ông Nguyễn Văn A, chuyên gia trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp, từng chia sẻ: “Một cuộc họp hiệu quả phải có mục tiêu rõ ràng, cụ thể, có thể đo lường được”. Việc xác định mục tiêu rõ ràng giúp bạn tập trung vào vấn đề chính, tránh lan man, lạc đề.
1.2. Lên Kế Hoạch Chi Tiết: “Vẽ đường cho hươu chạy”
“Kế hoạch không bằng thay đổi” nhưng có kế hoạch vẫn tốt hơn là không có gì cả. Hãy lên kế hoạch chi tiết cho cuộc họp bao gồm:
- Chủ đề cuộc họp: Ngắn gọn, súc tích, thể hiện rõ nội dung chính.
- Thời gian và địa điểm: Chọn thời gian và địa điểm phù hợp với tất cả mọi người.
- Danh sách người tham dự: Mời những người có liên quan trực tiếp đến chủ đề cuộc họp.
- Nội dung chính cần thảo luận: Liệt kê các vấn đề cần thảo luận theo thứ tự ưu tiên.
- Tài liệu cần chuẩn bị: Chuẩn bị đầy đủ tài liệu cần thiết cho cuộc họp.
1.3. Thông Báo Trước Cho Người Tham Dự: “Lời chào cao hơn mâm cỗ”
Hãy gửi thông báo trước cho người tham dự về thời gian, địa điểm, chủ đề và nội dung chính của cuộc họp. Điều này thể hiện sự tôn trọng và giúp mọi người chuẩn bị tốt hơn.
2. Điều Hành Cuộc Họp: Nghệ Thuật “Dẫn Dắt” Và “Kiểm Soát”
Bạn đã chuẩn bị kỹ lưỡng cho cuộc họp, giờ là lúc thể hiện tài năng “nhạc trưởng” của mình.
2.1. Bắt Đầu Đúng Giờ: “Giờ nào việc nấy”
“Thời gian là vàng bạc”, hãy tôn trọng thời gian của mọi người bằng cách bắt đầu cuộc họp đúng giờ. Việc bạn đến muộn sẽ tạo ấn tượng xấu và làm giảm hiệu quả của cuộc họp.
2.2. Kiểm Soát Thời Gian: “Nhanh như chớp”
Hãy phân bổ thời gian hợp lý cho từng nội dung thảo luận. Tránh để cuộc họp kéo dài lê thê, vượt quá thời gian quy định.
Theo bà Lê Thị B, tác giả cuốn “Nghệ thuật điều hành cuộc họp”, “Kiểm soát thời gian là yếu tố quan trọng giúp cuộc họp hiệu quả”.
2.3. Khuyến Khích Mọi Người Tham Gia: “Một cây làm chẳng nên non”
Hãy tạo không khí cởi mở, thân thiện để mọi người thoải mái chia sẻ ý kiến. Khuyến khích những người ít nói, nhút nhát tham gia vào cuộc thảo luận.
Bạn có thể tham khảo thêm về kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp để nâng cao kỹ năng của mình.
3. Tổng Kết Cuộc Họp: “Gặt Hái Thành Quả”
3.1. Tóm Tắt Các Ý Kiến Chính: “Ngắn gọn mà súc tích”
Cuối buổi họp, hãy tóm tắt lại những ý kiến chính, những quyết định đã được thống nhất.
3.2. Phân Công Nhiệm Vụ Cụ Thể: “Giao việc phải giao người”
Phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng cá nhân, nhóm phụ trách. Xác định rõ deadline và cách thức báo cáo tiến độ công việc.
4. Lời Kết: “Hành Trình Vạn Dặm Bắt Đầu Từ Bước Chân Đầu Tiên”
Điều hành cuộc họp hiệu quả là cả một nghệ thuật. Hãy luyện tập thường xuyên, không ngừng học hỏi để nâng cao kỹ năng của bản thân.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về kỹ năng điều hành cuộc họp chi bộ, hãy truy cập website của chúng tôi.
Chúc bạn thành công!
Liên hệ ngay với chúng tôi qua số điện thoại: 0372666666 hoặc đến địa chỉ: 55 Tô tiến thành, Hà Nội. Chúng tôi có đội ngũ chăm sóc khách hàng 24/7 sẵn sàng hỗ trợ bạn!