“Văn ôn võ luyện” – câu tục ngữ cha ông ta để lại luôn đúng trong mọi lĩnh vực, và thế giới bảng tính Excel cũng không phải ngoại lệ. Dù bạn là sinh viên mới ra trường, nhân viên văn phòng hay thậm chí là chủ doanh nghiệp, việc thành thạo những kỹ năng cơ bản trong excel cũng giống như việc bạn nắm trong tay “bảo bối” giúp xử lý công việc nhanh gọn, hiệu quả.
Chuyện kể rằng, anh bạn tôi – một kỹ sư công nghệ thông tin tài năng, từng tự tin khẳng định “Excel chỉ là chuyện nhỏ”. Thế nhưng, đời đâu như mơ, trong một dự án quan trọng, anh ấy phải xử lý hàng ngàn dữ liệu trong thời gian ngắn. Không những không thể “trổ tài”, anh bạn tôi còn suýt nữa “trở tay không kịp” vì không biết cách sử dụng những hàm cơ bản. Từ đó, anh ấy mới thấm thía bài học “biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”, và lao vào “luyện công” Excel.
Nắm vững “võ công” cơ bản
Để tự tin “chiến đấu” với muôn vàn dữ liệu trong Excel, bạn cần trang bị cho mình những “võ công” cơ bản sau:
1. Nhập liệu và định dạng “nhanh như chớp”
Nhập liệu là bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất. Hãy tưởng tượng, bạn đang “chạy deadline” với hàng tá dữ liệu cần xử lý, mà thao tác nhập liệu của bạn lại “chậm như rùa” thì thật là “dở khóc dở cười”. Vì vậy, hãy luyện tập thành thạo các phím tắt, cách di chuyển con trỏ, sao chép và dán dữ liệu để “hô biến” công việc nhập liệu trở nên “nhanh như chớp”.
Định dạng dữ liệu cũng quan trọng không kém, giúp bảng tính của bạn trở nên chuyên nghiệp và dễ nhìn hơn. Hãy “hô biến” bảng tính của bạn trở nên “lung linh” với các tùy chọn căn lề, màu sắc, font chữ, đường viền…
2. “Thần chú” hàm cơ bản – SUM, AVERAGE, COUNT
Trong thế giới Excel, hàm được ví như “thần chú” giúp bạn thực hiện các phép tính một cách “thần tốc”. Thay vì mất hàng giờ đồng hồ cộng trừ nhân chia thủ công, bạn chỉ cần “niệm thần chú” SUM, AVERAGE, COUNT là có thể tính toán tổng, trung bình, đếm số lượng dữ liệu một cách chính xác và nhanh chóng.
Ví dụ, bạn cần tính tổng doanh thu của một cửa hàng trong một tháng. Thay vì cộng từng ô một, bạn chỉ cần sử dụng hàm SUM là có thể tính toán kết quả chỉ trong tích tắc.
3. Sắp xếp và lọc dữ liệu – “Chìa khóa” tìm kiếm thông tin
Giữa “biển” dữ liệu rộng lớn, việc tìm kiếm thông tin bạn cần đôi khi giống như “mò kim đáy bể”. Tuy nhiên, với “chìa khóa” sắp xếp và lọc dữ liệu, bạn có thể dễ dàng “lọc” ra những thông tin cần thiết một cách nhanh chóng và chính xác.
4. “Tuyệt kỹ” biểu đồ – “Biến hóa” dữ liệu thành câu chuyện
“Nói có sách, mách có chứng”, một báo cáo với đầy đủ số liệu sẽ trở nên “khô khan” nếu không được minh họa bằng biểu đồ. Biểu đồ giúp bạn “biến hóa” những con số “vô hồn” thành những câu chuyện trực quan, dễ hiểu và thu hút hơn. Excel cung cấp cho bạn rất nhiều loại biểu đồ như biểu đồ cột, biểu đồ tròn, biểu đồ đường… Hãy lựa chọn loại biểu đồ phù hợp để “trình làng” dữ liệu của bạn một cách ấn tượng nhất.
“Luyện công” mỗi ngày để trở thành “cao thủ” Excel
Giống như việc học võ, muốn trở thành “cao thủ” Excel, bạn cần phải “luyện công” chăm chỉ mỗi ngày. Hãy bắt đầu bằng việc thực hành các kỹ năng cơ bản trong excel 2007 hoặc những kỹ năng cơ bản trên excel và dần dần nâng cao trình độ với các hàm nâng cao, VBA, Macro…
Hãy nhớ rằng, “kiên trì là mẹ thành công”, chỉ cần bạn không ngừng học hỏi, trau dồi kỹ năng, bạn sẽ sớm trở thành “cao thủ” Excel và chinh phục mọi thử thách trong công việc.
Để nâng cao kỹ năng Excel của bạn lên một tầm cao mới và chinh phục những “tuyệt kỹ” lập báo cáo chuyên nghiệp, hãy tham khảo ngay trọn bộ kỹ năng lập báo cáo trên excel hoặc ex201 trọn bộ kỹ năng lập báo cáo trên excel.
Hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 0372666666 hoặc ghé thăm địa chỉ 55 Tô tiến thành, Hà Nội để được tư vấn và hỗ trợ bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm 24/7.