Bạn có bao giờ cảm thấy bực bội vì những cuộc họp lê thê, thiếu thông tin và thiếu hiệu quả? Hay bạn đã từng phải “vò đầu bứt tai” vì không hiểu rõ yêu cầu công việc từ cấp trên? Nếu câu trả lời là “có”, thì bạn cần phải học ngay kỹ năng briefing!
Briefing là gì?
Nói một cách đơn giản, briefing là việc truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, ngắn gọn và hiệu quả cho người khác, giúp họ hiểu rõ mục tiêu, nhiệm vụ và cách thức thực hiện một công việc cụ thể. Kỹ năng briefing được ví như “chìa khóa vàng” mở ra cánh cửa của sự giao tiếp hiệu quả, giúp bạn và đồng nghiệp đạt được kết quả tốt hơn trong công việc.
Tại sao kỹ năng briefing lại quan trọng?
Bạn có thể tưởng tượng một chiếc xe chạy trên đường mà không có bản đồ, hay một người lạc vào rừng mà không có la bàn? Cũng giống như vậy, briefing là bản đồ và la bàn chỉ đường cho người khác thực hiện công việc một cách hiệu quả. Kỹ năng briefing giúp:
- Tránh lãng phí thời gian: Thay vì phải hỏi đi hỏi lại, mọi người sẽ nắm rõ yêu cầu ngay từ đầu, giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc.
- Giảm thiểu sai sót: Khi mọi người hiểu rõ mục tiêu và cách thức thực hiện, sẽ ít xảy ra sai sót và nhầm lẫn, giúp đảm bảo chất lượng công việc.
- Tăng cường sự phối hợp: Briefing giúp mọi người cùng chung mục tiêu, hiểu rõ vai trò của mình và phối hợp nhịp nhàng trong công việc.
Các kỹ năng briefing cơ bản
Kỹ năng briefing đòi hỏi bạn phải nắm vững một số kỹ năng cơ bản:
1. Chuẩn bị nội dung:
- Xác định mục tiêu: Bạn muốn người nghe hiểu được gì sau khi nhận thông tin?
- Xây dựng nội dung chính: Bao gồm những thông tin gì? Chia nhỏ thông tin thành những phần rõ ràng, dễ hiểu.
- Lựa chọn phương pháp truyền đạt: Nên sử dụng cách thức nào để người nghe dễ tiếp thu thông tin? Báo cáo, thuyết trình, email, hay gặp mặt trực tiếp?
2. Trình bày thông tin:
- Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu: Tránh sử dụng từ ngữ chuyên ngành quá mức.
- Tập trung vào điểm chính: Đừng lan man, chỉ nên tập trung vào những thông tin quan trọng nhất.
- Kết hợp hình ảnh minh họa: Sử dụng hình ảnh, biểu đồ, sơ đồ để minh họa cho thông tin, giúp người nghe dễ hiểu hơn.
3. Kiểm tra và đánh giá:
- Hỏi ý kiến người nghe: Đảm bảo mọi người đã hiểu rõ thông tin và không có thắc mắc gì.
- Chuẩn bị tài liệu: Chuẩn bị tài liệu ghi chú để người nghe có thể tham khảo sau khi kết thúc briefing.
Kỹ năng briefing trong cuộc sống
Kỹ năng briefing không chỉ cần thiết trong công việc mà còn hữu ích trong cuộc sống hàng ngày. Bạn có thể áp dụng kỹ năng briefing trong các tình huống sau:
- Giao tiếp với gia đình: Ví dụ, khi bạn muốn đi du lịch, bạn cần briefing cho gia đình về kế hoạch, lịch trình, chi phí, và những việc cần chuẩn bị.
- Học tập: Bạn có thể briefing cho bạn bè về nội dung bài học, giúp họ dễ dàng tiếp thu kiến thức.
- Tham gia các hoạt động xã hội: Khi bạn tham gia các hoạt động tình nguyện, bạn cần briefing cho các thành viên về mục tiêu, nhiệm vụ và cách thức thực hiện công việc.
Câu chuyện về kỹ năng briefing
Hãy tưởng tượng một người lãnh đạo muốn tổ chức một chuyến đi du lịch cho nhân viên. Anh ta chỉ đơn giản nói: “Chúng ta sẽ đi du lịch vào tuần sau”. Kết quả là, mọi người hoang mang, không biết đi đâu, khi nào, bằng phương tiện gì, và chi phí bao nhiêu.
Để tránh trường hợp như trên, người lãnh đạo nên briefing cho nhân viên về chuyến đi du lịch, bao gồm:
- Mục tiêu: Tăng cường tinh thần đoàn kết, tạo cơ hội cho nhân viên thư giãn và tái tạo năng lượng.
- Nội dung: Điểm đến, lịch trình, phương tiện đi lại, chi phí, những việc cần chuẩn bị.
- Cách thức: Cách thức đặt vé, thủ tục xuất nhập cảnh (nếu cần).
Kết quả: Mọi người sẽ hiểu rõ kế hoạch và cùng nhau chuẩn bị cho chuyến đi một cách chu đáo.
Lưu ý về kỹ năng briefing
- Hãy tập trung vào mục tiêu: Hãy nhớ rằng mục tiêu chính của briefing là giúp người nghe hiểu rõ thông tin và hành động một cách hiệu quả.
- Luôn kiểm tra và đánh giá: Hãy dành thời gian để kiểm tra và đánh giá xem người nghe đã hiểu rõ thông tin chưa.
- Luyện tập thường xuyên: Càng luyện tập nhiều, kỹ năng briefing của bạn sẽ càng tốt hơn.
Kêu gọi hành động
Bạn đã sẵn sàng để nâng cao kỹ năng briefing của mình chưa? Hãy liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại: 0372666666 hoặc đến địa chỉ: 55 Tô tiến thành, Hà Nội. Chúng tôi có đội ngũ chuyên gia sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi lúc mọi nơi.
Hãy nhớ rằng, kỹ năng briefing là một kỹ năng quan trọng giúp bạn thành công trong mọi lĩnh vực của cuộc sống!