「言葉は金銭をかけずに買えるが、相手の気持ちを害さない言葉を選ぶべきだ」ということわざは、人生におけるコミュニケーションの重要性を教えてくれます。そして、国家機関の代表である公務員にとって、効果的なコミュニケーションスキルはこれまで以上に必要不可欠であり、特に市民とのコミュニケーションにおいては重要です。
公務員のコミュニケーションスキル：なぜ重要なのか？
コミュニケーションは、すべての公務員の仕事において不可欠な要素です。効果的なコミュニケーションスキルは、公務員が以下のことを行う上で役立ちます。
市民のニーズを理解する：
効果的なコミュニケーションは、公務員が市民の要望や問題を明確に理解し、適切な解決策を見出すのに役立ちます。ある地方公務員が、市民の意見に耳を傾けたことで、長年続いていた土地紛争を解決したという話は、公務員の仕事におけるコミュニケーションの力の明確な証拠です。
市民との良好な関係を築く：
良好なコミュニケーションは、信頼と共感を育み、公務員と市民の良好な関係を構築するのに貢献します。市民が尊重され、意見を聞いてもらえていると感じるとき、彼らは積極的に協力し、故郷を共に発展させるでしょう。
業務効率を促進する：
明確で透明性の高いコミュニケーションは、公務員が正確で理解しやすい情報を市民に伝え、業務の進捗を促進し、業務効率を高めるのに役立ちます。
市民との効果的なコミュニケーションスキル：
市民と効果的にコミュニケーションをとるために、公務員は以下のスキルを身につける必要があります。
傾聴：
傾聴は、コミュニケーションにおいて最も重要な要素です。公務員は、自分の意見を述べることだけに集中するのではなく、市民に注意深く耳を傾け、情報を把握し、彼らの気持ちや要望を感じ取る必要があります。心理学者のチャン・ヴァン・ソン氏は、著書「効果的なコミュニケーションの技術」の中で、「傾聴は基本的なスキルですが、効果的なコミュニケーションにおいて非常に重要です」と述べています。
理解：
傾聴した後、公務員は市民が何を言いたいのかを理解するために時間をかけ、彼らの立場に立って問題を包括的に捉える必要があります。
明確な説明：
公務員は、情報を明確かつ分かりやすく説明する必要があり、複雑で理解しにくい専門用語の使用は避けるべきです。コミュニケーションの相手、文化、背景に適した言葉遣いを心がける必要があります。
尊重：
態度、言葉遣い、行動を通して、常に市民への敬意を示すべきです。丁寧な言葉遣いを心がけ、敬意を示し、無礼または侮辱的な言葉遣いは避けるべきです。
オープンさ：
オープンで友好的な態度で接し、市民が接しやすく、気軽に気持ちや要望を共有できるようにすることが大切です。
市民とのコミュニケーションにおける注意点：
忍耐力：
公務員は、市民の意見に辛抱強く耳を傾け、説明し、質問に答える必要があります。せっかちになったり、忍耐力を欠いたりして、市民の気分を害さないように注意しましょう。
誠実さ：
誠実で親切な態度は、市民からの信頼と共感を築くのに役立ちます。
議論を避ける：
コミュニケーションにおいては、議論したり、市民の意見に反論したりすることは避けるべきです。代わりに、問題解決に焦点を当て、共通の理解点を見つけるように努めましょう。
常にポジティブな態度を保つ：
常にポジティブで楽観的な態度を示すことで、市民は安心し、信頼感を抱くことができます。
情報の再確認：
意見交換後、公務員は市民が問題を理解していることを確認するために、主要な情報を再確認する必要があります。
連絡先の提供：
必要に応じて市民が連絡できるように、明確かつ正確な連絡先情報を提供しましょう。
公務員のコミュニケーションスキルに関する事例：
B区の土地管理担当官であるグエン・ヴァン・A氏の事例は、公務員の仕事におけるコミュニケーションスキルの重要性を明確に示すものです。A氏は常に忍耐強く市民に耳を傾け、常に分かりやすく説明することで、市民から信頼と満足を得ています。その結果、A氏は多くの複雑な問題を解決し、政府と市民の良好な関係構築に貢献しています。
結論：
コミュニケーションスキルは、公務員が職務を遂行し、市民との良好な関係を築く上で最も重要な要素の一つです。効果的なコミュニケーションスキルを習得することで、公務員は信頼と共感を築き、業務効率を高め、市民に寄り添い、市民に奉仕する政府を構築するのに貢献できるでしょう。
効果的なコミュニケーションスキルを向上させるためのアドバイスやサポートが必要な場合は、KỸ NĂNG MỀM（ソフトスキル）までお電話ください：0372666666、または下記住所までお越しください：ハノイ市、トー・ティエン・タイン通り55番地