« Qui n’a rien à se reprocher ne craint pas les regards » – un dicton ancestral toujours vrai. De même, un bon secrétaire de bureau ne doit pas seulement posséder des connaissances professionnelles, mais aussi bien comprendre les compétences 5W 1H pour traiter le travail de manière efficace et professionnelle. Alors, qu’est-ce que le 5W 1H et comment appliquer cette compétence au travail de secrétaire de bureau ? Découvrons-le ensemble dans l’article ci-dessous !
Qu’est-ce que le 5W 1H ?
Le 5W 1H est une méthode simple mais efficace pour mémoriser et analyser l’information de manière complète et précise. Le 5W 1H comprend :
- What (Quoi) : Le contenu, le problème, l’événement à résoudre
- Who (Qui) : Le sujet, les personnes concernées par le problème
- When (Quand) : Le moment où l’événement se produit, le délai d’achèvement du travail
- Where (Où) : Le lieu où l’événement se produit, l’endroit où le travail doit être effectué
- Why (Pourquoi) : La raison, le but, la motivation de l’événement
- How (Comment) : La manière, la méthode de mise en œuvre, la résolution du problème
Application de la méthode 5W 1H pour le secrétaire de bureau :
#1. Prendre des notes efficacement :
« Les paroles s’envolent, les écrits restent » – le secrétaire de bureau doit souvent prendre des notes à partir de réunions, d’appels téléphoniques, d’e-mails ou d’autres documents. L’application de la méthode 5W 1H permet de mémoriser les informations de manière complète et précise.
Par exemple, lors de la prise de notes du contenu d’une réunion, vous devez indiquer clairement :
- What : Le contenu principal de la réunion
- Who : Les participants à la réunion
- When : L’heure de la réunion
- Where : Le lieu de la réunion
- Why : Le but de la réunion
- How : La manière, les résultats de la réunion
#2. Traiter le travail efficacement :
Le secrétaire de bureau doit souvent assumer de nombreuses tâches différentes. La méthode 5W 1H permet de diviser le travail de manière scientifique, de prioriser le traitement des tâches importantes en premier, d’aider à terminer le travail à temps, en évitant de se perdre dans le flux d’informations.
Par exemple, lors du traitement du travail, vous devez définir clairement :
- What : Quel est le travail à faire ?
- Who : Qui a confié le travail, qui doit être impliqué ?
- When : Quel est le délai d’achèvement du travail ?
- Where : Où le travail doit-il être effectué ?
- Why : Quel est le but du travail ?
- How : Comment le travail doit-il être effectué ?
#3. Communiquer efficacement :
« C’est au fruit qu’on connaît l’arbre » – le secrétaire de bureau doit souvent communiquer avec différents interlocuteurs tels que les supérieurs, les collègues et les clients. La méthode 5W 1H permet de communiquer efficacement, clairement, en évitant les malentendus.
Par exemple, lors de l’échange d’informations avec des collègues, vous devez présenter clairement :
- What : Quelles sont les informations à échanger ?
- Who : Qui est la personne à qui les informations doivent être communiquées ?
- When : Quel est le moment pour échanger des informations ?
- Where : Où l’échange d’informations a-t-il lieu ?
- Why : Quelle est la raison de l’échange d’informations ?
- How : Comment l’échange d’informations doit-il être effectué ?
La méthode 5W 1H – La clé du succès pour le secrétaire de bureau :
« Parler peu et bien, c’est parler en sage » – ce dicton est un conseil pour le secrétaire de bureau. Outre la mémorisation de la méthode 5W 1H, vous devez régulièrement pratiquer les compétences en communication, les compétences en résolution de problèmes et les compétences en organisation et en planification du travail pour devenir un secrétaire professionnel et efficace.
Questions fréquemment posées :
1. La méthode 5W 1H convient-elle à tout le monde ?
La méthode 5W 1H est une méthode populaire et peut être appliquée à tout le monde, pas seulement aux secrétaires de bureau. Toute personne souhaitant améliorer ses compétences en communication, sa mémorisation d’informations ou son traitement du travail peut appliquer cette méthode.
2. Comment pratiquer efficacement la méthode 5W 1H ?
Vous pouvez pratiquer la méthode 5W 1H en vous exerçant régulièrement. Lorsque vous recevez des informations ou traitez des tâches, essayez d’appliquer cette méthode pour analyser et mémoriser les informations de manière complète et précise.
3. Existe-t-il de la documentation présentant la méthode 5W 1H pour le secrétaire de bureau ?
Il existe de nombreux documents présentant la méthode 5W 1H, vous pouvez rechercher des informations sur Internet ou consulter des livres sur les compétences générales. Vous pouvez également en apprendre davantage sur la méthode 5W 1H grâce à des cours professionnels ou en participant à des séminaires et des ateliers sur les compétences générales.
4. Quelles autres compétences le secrétaire de bureau doit-il acquérir ?
Outre la méthode 5W 1H, le secrétaire de bureau doit acquérir de nombreuses autres compétences telles que :
- Compétences en communication : Communiquer efficacement avec les supérieurs, les collègues et les clients
- Compétences en résolution de problèmes : Gérer avec souplesse les situations imprévues au travail
- Compétences organisationnelles : Organiser et planifier le travail de manière scientifique et efficace
- Compétences en informatique : Utiliser couramment les logiciels bureautiques et les outils d’aide au travail
- Compétences en anglais : Communiquer, lire et écrire l’anglais de base
Conclusion :
« Apprendre sans cesse, progresser sans limite » – la méthode 5W 1H est un outil utile pour le secrétaire de bureau. Cependant, pour réussir, vous devez développer de nombreuses autres compétences et apprendre et améliorer constamment vos connaissances pour améliorer vos capacités.
N’hésitez pas à partager cet article avec vos amis et collègues afin d’apprendre et de développer ensemble la méthode 5W 1H. Bonne chance !