« Les paroles ne coûtent rien, mais valent beaucoup », ce dicton ancestral souligne l’importance des compétences en communication. Particulièrement dans le secteur public, les compétences en communication dans l’exercice des fonctions publiques jouent un rôle essentiel, déterminant l’efficacité du travail et la crédibilité de l’agent de la fonction publique. Alors, comment cultiver et améliorer ces compétences ? Cet article vous fournira les meilleurs conseils.
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« Écouter, voir, parler » : La communication efficace est tout un art
Dans l’exercice des fonctions publiques, la communication n’est pas seulement une transmission d’informations, mais aussi un pont entre l’administration publique et les citoyens. Un agent de la fonction publique compétent a besoin non seulement de solides compétences professionnelles, mais aussi de maîtriser l’art de la communication, en faisant preuve de tact et de flexibilité dans toutes les situations.
Écouter avec le cœur, comprendre avec la raison
TS. Nguyễn Văn A – expert de premier plan en psychologie de la communication sociale, dans son livre « L’art d’écouter » a partagé : « Pour bien parler, il faut d’abord savoir bien écouter ». L’écoute est la clé d’or pour ouvrir la porte de la compréhension.
Dans l’exercice des fonctions publiques, l’agent de la fonction publique doit cultiver des compétences d’écoute active, se concentrer sur le contenu que les citoyens communiquent, observer le langage corporel pour saisir les pensées, les aspirations et les problèmes non résolus.
« Tourner sept fois sa langue dans sa bouche avant de parler » : Choisir ses mots pour plaire à tous
L’adage dit que « La langue est pire qu’une épée », une parole irréfléchie peut causer de grandes blessures morales. Par conséquent, dans l’exercice des fonctions publiques, il est essentiel de choisir un langage approprié et normatif.
L’agent de la fonction publique doit utiliser un langage poli, formel, facile à comprendre, en évitant le jargon professionnel ou local qui pourrait dérouter les citoyens. En outre, il doit faire preuve de respect, d’égalité et expliquer patiemment et en détail les réglementations et les politiques de l’État.
Gestes et attitudes : Un « langage » non verbal puissant
La communication non verbale, comprenant les expressions faciales, le regard, les gestes, les attitudes,… représente plus de 55% de l’efficacité de la communication. Dans l’exercice des fonctions publiques, en plus des mots, l’agent de la fonction publique doit prêter attention au langage corporel pour créer une bonne impression et de la sympathie auprès des citoyens.
Un sourire amical, un regard sincère, des gestes d’orientation clairs, une posture droite et polie… sont autant de « catalyseurs » qui rendent la communication plus efficace et plus proche.
Surmonter les obstacles, réussir la connexion
Dans l’exercice des fonctions publiques, il est inévitable de rencontrer des situations difficiles, des désaccords de la part des citoyens. Cependant, avec de la finesse et de la subtilité dans la communication, l’agent de la fonction publique peut tout à fait « résoudre » les situations tendues, et construire de bonnes relations avec le public.
Patience, compréhension – la clé pour résoudre tous les désaccords
Chaque citoyen venant effectuer des démarches administratives a un contexte et un niveau de compréhension différents. Dans certains cas, les citoyens seront en colère, indignés parce qu’ils ne comprennent pas clairement les réglementations.
À ce moment-là, l’agent de la fonction publique doit se mettre à leur place pour comprendre et faire preuve d’empathie. Restez calme, expliquez patiemment et guidez consciencieusement pour que les citoyens comprennent et respectent les réglementations.
« Être souple mais ferme », flexible dans chaque situation
Dans certains cas, les citoyens font délibérément des difficultés, portent plainte à un niveau supérieur,… À ce moment-là, l’agent de la fonction publique doit rester calme et gérer habilement la situation conformément aux dispositions légales.
La combinaison harmonieuse du « souple » et du « ferme », à la fois résolue et flexible, permettra de résoudre le problème rapidement et efficacement.
Développer ses compétences en communication : Un chemin vers l’excellence
La communication est une compétence qui peut être développée. Pour améliorer les compétences en communication dans l’exercice des fonctions publiques, l’agent de la fonction publique peut se référer à certaines méthodes suivantes :
- Participer à des formations sur les compétences sur le lieu de travail organisées par des agences et organisations réputées.
- Apprendre en autodidacte à travers des livres, des documents, des vidéos sur les compétences en communication et en relations interpersonnelles.
- Pratiquer régulièrement l’écoute, l’échange et la discussion avec les collègues, les supérieurs et les citoyens.
- Apprendre de l’expérience des agents de la fonction publique excellant dans le domaine de la communication.
Les compétences en communication dans l’exercice des fonctions publiques sont une clé importante pour construire une belle image de l’agent de la fonction publique « à la fois rouge et expert », proche du peuple et proche des préoccupations du peuple dans la société moderne.
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