« Mieux vaut un bon voisin qu’un parent éloigné », ce dicton souligne l’importance d’apprendre de ceux qui nous entourent. Dans la vie, les réunions sont des lieux d’échange, de partage d’expériences et de prise de décisions importantes. Et pour que ces réunions soient efficaces, le rôle de la personne chargée de rédiger le procès-verbal est d’autant plus essentiel.
Le secret derrière les lignes : l’importance de la prise de notes lors des réunions
Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi il était nécessaire de prendre note de ce qui se dit lors d’une réunion ? Imaginez une réunion avec des dizaines de participants, discutant avec passion de nombreux sujets. Une fois terminée, tout le monde est un peu perdu, incapable de se souvenir des points principaux, des tâches assignées ou des décisions prises. C’est là que le procès-verbal de réunion devient un « trésor » qui nous aide à conserver les informations importantes, permettant à chacun de saisir l’esprit de la réunion et d’accomplir efficacement les tâches assignées.
Pensez-y :
- Vous êtes chef de projet et vous avez besoin du procès-verbal pour suivre l’avancement, attribuer des tâches à chaque membre de l’équipe.
- Vous êtes manager et vous avez besoin du procès-verbal pour évaluer l’efficacité de la réunion, examiner les problèmes à résoudre.
- Vous êtes employé et vous avez besoin du procès-verbal pour comprendre clairement le contenu de votre travail, éviter les erreurs dans l’exécution.
Compétences en prise de notes de réunion : De novice à expert
Selon une étude du professeur Nguyễn Văn A, de l’Université d’Économie Nationale, « Des compétences efficaces en matière de prise de notes jouent un rôle crucial dans l’amélioration de l’efficacité du travail et l’instauration d’un professionnalisme en milieu de travail ». Mais comment prendre des notes efficacement lors d’une réunion ? Personne ne naît « secrétaire en or ». Fort de mes 10 années d’expérience dans le domaine de la formation aux soft skills, je souhaite partager avec vous les astuces pour améliorer vos compétences en matière de prise de notes lors de réunions :
1. Préparation avant la réunion : « Se connaître soi-même et connaître son ennemi, c’est cent victoires sans défaite »
- Choisir les outils de prise de notes appropriés : Cahier, stylo, ordinateur portable, téléphone… Utilisez ce qui vous convient le mieux.
- Se renseigner sur la réunion : Se préparer aux principaux sujets qui seront abordés vous aide à orienter votre prise de notes.
- Préparer un « trésor » de vocabulaire : Les termes techniques liés au sujet de la réunion vous aident à prendre des notes avec précision et rapidité.
2. Prise de notes efficace pendant la réunion : « La théorie sans la pratique est vaine, la pratique sans la théorie est aveugle »
- Écoute active : Concentrez-vous sur les idées principales, les informations importantes, évitez de noter trop de détails.
- Utiliser des techniques de prise de notes efficaces : Mind mapping, notes rapides, abréviations… Choisissez la méthode qui vous convient le mieux.
- Noter avec précision : Nom de l’orateur, contenu de l’avis, décisions, tâches assignées, délais…
- Noter les détails : Opinions divergentes, opinions convergentes, points non résolus…
3. Finalisation du procès-verbal : « La beauté de l’âme rayonne dans l’écriture »
- Organiser le contenu de manière logique : Résumer les points principaux, les points importants, les décisions prises, la liste des participants, les responsables des tâches…
- Écrire clairement et précisément : Utiliser un langage précis, éviter les termes vagues, utiliser des chiffres, des dates claires, éviter les fautes d’orthographe.
- Relire le procès-verbal : Vérifier une dernière fois que le contenu est exact et complet avant de le soumettre au responsable.
4. Compétences en présentation du procès-verbal : « La forme, c’est le fond qui remonte à la surface »
- Présentation claire et compréhensible : Utiliser une police de caractères appropriée, une mise en page logique, utiliser des tableaux illustratifs, une numérotation claire.
- Présentation concise et succincte : Éviter les détails inutiles, se concentrer sur les informations importantes.
- Présentation polie et professionnelle : Utiliser un langage poli, éviter les termes non professionnels, éviter les fautes d’orthographe, vérifier la grammaire.
L’histoire de « L’astuce » pour la prise de notes de réunion
Comme beaucoup d’autres, j’ai eu beaucoup de mal avec la prise de notes lors des réunions. Les longues phrases, les opinions qui « s’envolent » me laissaient toujours un sentiment de « débordement ». Et j’ai aussi « pleuré toutes les larmes de mon corps » lorsque j’ai été réprimandé par mon patron pour avoir pris des notes incomplètes, des informations importantes « perdues ».
Fort de ces expériences, je n’ai cessé d’apprendre et de perfectionner mes compétences en matière de prise de notes. Et aujourd’hui, mes procès-verbaux sont non seulement « complets et précis », mais aussi « soignés, logiques, faciles à lire » et hautement appréciés par tous.
Conclusion :
La compétence en matière de prise de notes lors des réunions est une compétence importante, qui nous aide à améliorer l’efficacité de notre travail et à instaurer un professionnalisme dans notre environnement de travail.
N’oubliez pas : « La beauté de l’âme rayonne dans l’écriture », cultivez vos compétences en matière de prise de notes lors des réunions pour devenir un « secrétaire en or » aux yeux de tous.
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