“Lời chào cao hơn mâm cỗ”, ông bà ta dạy cấm có sai. Trong thời đại hội nhập quốc tế, việc sử dụng tiếng Anh trong giao tiếp công việc ngày càng trở nên phổ biến, đặc biệt là trong văn bản hành chính. Vậy làm sao để soạn thảo công văn chuẩn Anh văn vừa chuyên nghiệp, lịch sự lại thể hiện được hết ý muốn của mình? Bài viết dưới đây sẽ “bật mí” cho bạn bí kíp chinh phục 6 kỹ năng “vàng” để tự tin soạn thảo công văn bằng tiếng Anh.
Soạn thảo công văn tiếng Anh
## Nắm Vững Ngữ Pháp và Từ Vựng Chuyên Ngành
Giống như việc xây nhà cần có nền móng vững chắc, ngữ pháp và từ vựng chính là yếu tố then chốt để tạo nên một công văn tiếng Anh chuyên nghiệp.
Bạn cần:
- Nắm chắc ngữ pháp cơ bản: Sử dụng đúng thì, cấu trúc câu, loại từ…
- Trau dồi vốn từ vựng chuyên ngành: Mỗi lĩnh vực sẽ có những thuật ngữ riêng, việc sử dụng từ vựng phù hợp sẽ giúp công văn của bạn trở nên chính xác và dễ hiểu hơn.
- Tham khảo các mẫu công văn: Hãy học hỏi cách sử dụng ngôn ngữ, cách diễn đạt từ những mẫu công văn chuẩn để nâng cao kỹ năng viết của bản thân.
Ví dụ, thay vì viết “I want to ask about…” (Tôi muốn hỏi về…), bạn có thể sử dụng cách diễn đạt trang trọng hơn như “I am writing to inquire about…” (Tôi viết thư này để hỏi về…).
## Lựa Chọn Phong Cách Ngôn Ngữ Phù Hợp
Tùy vào mục đích và đối tượng nhận thư mà bạn cần lựa chọn phong cách ngôn ngữ cho phù hợp.
- Trang trọng: Sử dụng trong các văn bản gửi đối tác, cơ quan chức năng, cấp trên… với ngôn ngữ lịch sự, trang trọng, tránh dùng tiếng lóng hay từ ngữ quá đỗi thân mật.
- Thân mật: Phù hợp với các văn bản nội bộ, thư gửi đồng nghiệp, đối tác thân thiết… với ngôn ngữ gần gũi, thể hiện sự tôn trọng và thiện chí hợp tác.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần lưu ý đến văn hóa của đối tác để tránh những hiểu lầm đáng tiếc.
## Trình Bày Rõ Ràng, Logic
Một công văn rõ ràng, mạch lạc sẽ giúp người đọc dễ dàng nắm bắt thông tin.
Hãy ghi nhớ:
- Sử dụng đoạn văn: Chia nội dung thành các đoạn văn ngắn gọn, mỗi đoạn tập trung vào một ý chính.
- Liệt kê các ý: Sử dụng bullet points để trình bày các thông tin quan trọng một cách dễ nhìn.
- Sử dụng các từ nối: Các từ nối như “however”, “therefore”, “in addition”… sẽ giúp liên kết các ý trong câu, đoạn văn một cách logic, mạch lạc.
Bạn muốn trau dồi thêm kỹ năng văn phòng? Tham khảo ngay những kỹ năng cơ bản trong word.
## Kiểm Tra Kỹ Lưỡng Trước Khi Gửi
“Sai một ly, đi một dặm”. Một lỗi chính tả nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến uy tín của bạn và doanh nghiệp.
Hãy chắc chắn rằng bạn đã:
- Kiểm tra kỹ lỗi chính tả, ngữ pháp.
- Đọc lại nội dung: Đảm bảo thông tin đã đầy đủ, chính xác và dễ hiểu.
- Gửi thử cho đồng nghiệp: Nhờ đồng nghiệp xem xét và góp ý trước khi gửi cho đối tác.
## Luyện Tập Thường Xuyên
“Có công mài sắt, có ngày nên kim”. Để thành thạo kỹ năng viết công văn tiếng Anh, bạn cần phải luyện tập thường xuyên.
Bạn có thể:
- Viết email, báo cáo bằng tiếng Anh.
- Tham gia các khóa học viết tiếng Anh.
- Đọc sách, báo bằng tiếng Anh.
## Kết Luận
Viết Công Văn Chuẩn Anh Văn 6 Kỹ Năng không phải là điều dễ dàng, nhưng với sự kiên trì và nỗ lực, bạn hoàn toàn có thể chinh phục được kỹ năng này. Hãy áp dụng những bí quyết trên và đừng quên luyện tập thường xuyên để nâng cao trình độ tiếng Anh của mình nhé!
Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo thêm các kỹ năng cần thiết cho ngành kế toán hoặc các kỹ năng cần có trong quản lý xây dựng để nâng cao kỹ năng mềm cho bản thân.
Để được tư vấn kỹ hơn về kỹ năng soạn thảo văn bản và các kỹ năng mềm khác, hãy liên hệ hotline 0372666666 hoặc ghé thăm văn phòng của chúng tôi tại địa chỉ 55 Tô Hiến Thành, Hà Nội. Đội ngũ chuyên viên tư vấn của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn 24/7.