“Gieo đâu mọc đấy, gieo nhân nào gặt quả nấy”, câu tục ngữ này quả thật không sai khi nhắc đến Kỹ Năng điều Hành Thảo Luận Nhóm. Bạn có bao giờ cảm thấy chán nản khi cuộc họp kéo dài lê thê, chẳng đi đến hồi kết, hoặc bị lạc lõng trong “biển” ý tưởng, chẳng biết bắt đầu từ đâu? Hay đơn giản, bạn muốn trở thành người dẫn dắt cuộc chơi, đưa mọi người đến “bến bờ” thành công? Nếu vậy, hãy cùng mình khám phá bí kíp “gieo vàng” cho mọi cuộc thảo luận nhé!
“Làm Chủ” Cuộc Chơi: Bí Kíp Điều Hành Thảo Luận Nhóm hiệu quả
Bước 1: Xác định Mục tiêu và Chuẩn bị Chu đáo
“Không có mục tiêu, con tàu sẽ mãi trôi dạt trên biển khơi”, điều này cũng đúng với cuộc thảo luận. Trước khi bắt đầu, hãy xác định rõ mục tiêu cuộc thảo luận là gì? Bạn muốn đạt được kết quả gì? Cần chuẩn bị những gì để cuộc họp diễn ra suôn sẻ?
Giống như một người thầy thuốc giỏi, bạn cần “chẩn bệnh” trước khi “chữa bệnh”. Hãy dành thời gian để:
- Lập kế hoạch: Xác định chủ đề chính, thời gian, địa điểm, thành viên tham gia, các nội dung cần thảo luận.
- Chuẩn bị tài liệu: Chuẩn bị các tài liệu cần thiết, ví dụ như báo cáo, slide thuyết trình, bảng thống kê…
- Lựa chọn phương pháp: Chọn phương pháp thảo luận phù hợp, ví dụ như “brainstorming”, “Fishbone”, “Mind Mapping”, “Role-play”,…
- Xây dựng quy tắc: Thiết lập các quy tắc chung để cuộc thảo luận diễn ra văn minh, hiệu quả, ví dụ như thời gian phát biểu, cách thức đưa ra ý kiến, cách thức giải quyết xung đột…
Bước 2: “Gieo” Hạt giống Ý tưởng: Khai mở cuộc thảo luận
“Mở đầu là một nửa thành công”, câu tục ngữ này càng đúng với buổi thảo luận. Hãy bắt đầu cuộc thảo luận một cách thu hút, khơi gợi sự hứng thú và khích lệ mọi người tham gia.
“Gieo” hạt giống bằng những câu hỏi mở:
- Bắt đầu bằng một câu chuyện: Chọn một câu chuyện ngắn gọn, liên quan đến chủ đề thảo luận để thu hút sự chú ý và khơi gợi sự tò mò của mọi người.
- Đưa ra những câu hỏi mở: Thay vì những câu hỏi khép kín chỉ có thể trả lời “có” hay “không”, hãy đặt ra những câu hỏi mở, khơi gợi suy nghĩ và tạo cơ hội cho mọi người chia sẻ ý kiến. Ví dụ: “Bạn nghĩ gì về vấn đề này?”, “Theo bạn, chúng ta nên làm gì để giải quyết vấn đề này?”.
- Dùng hình ảnh: Sử dụng hình ảnh minh họa để thu hút sự chú ý của người nghe và tạo cảm hứng cho cuộc thảo luận.
Mở đầu cuộc thảo luận nhóm
Bước 3: “Nurturing” Ý tưởng: Lắng nghe, tôn trọng và phản hồi
“Lắng nghe là sức mạnh”, câu tục ngữ này càng đúng trong buổi thảo luận nhóm. Hãy dành thời gian để lắng nghe ý kiến của từng thành viên, ghi nhận ý kiến và phản hồi một cách cởi mở và tích cực.
Hãy nhớ:
- Tạo không gian an toàn: Tạo không gian thoải mái, tôn trọng mọi ý kiến, khuyến khích sự chia sẻ và hạn chế sự chỉ trích.
- Khuyến khích sự đa dạng: Khuyến khích các thành viên tham gia thảo luận, chia sẻ những ý kiến khác nhau, thậm chí là những ý kiến trái ngược.
- Phản hồi hiệu quả: Phản hồi một cách khách quan, cụ thể, tập trung vào nội dung, tránh những lời lẽ cá nhân hay thiếu tôn trọng.
Bước 4: “Chăm sóc” Ý tưởng: Hỗ trợ, định hướng và kết nối
“Cây phải có đất, người phải có bạn”, cuộc thảo luận cũng cần “đất” và “bạn” để phát triển. Hãy hỗ trợ các thành viên, định hướng cuộc thảo luận và kết nối các ý tưởng một cách hiệu quả.
Làm chủ cuộc chơi bằng cách:
- Sử dụng công nghệ: Sử dụng công nghệ như bảng trắng trực tuyến, phần mềm họp trực tuyến để ghi lại các ý tưởng, tạo điều kiện cho các thành viên cùng nhìn thấy và thảo luận.
- Tóm tắt: Tóm tắt các ý kiến chính, làm rõ điểm mấu chốt và kết nối các ý tưởng một cách logic.
- Đánh giá: Đánh giá các ý tưởng, lựa chọn những ý tưởng khả thi và đưa ra phương án giải quyết vấn đề.
Chăm sóc ý tưởng thảo luận
“Gặt Hái” Thành Quả: Kết thúc cuộc thảo luận một cách hiệu quả
“Kết thúc tốt đẹp là nửa cuộc đời”, cuộc thảo luận cũng vậy. Hãy kết thúc cuộc thảo luận một cách hiệu quả, tạo ấn tượng tốt đẹp cho mọi người và đảm bảo rằng kết quả đạt được.
Hãy thực hiện các bước sau:
- Tóm tắt lại: Tóm tắt lại những ý chính đã được thảo luận, nhấn mạnh những điểm quan trọng và các quyết định được đưa ra.
- Lên kế hoạch hành động: Xây dựng kế hoạch hành động cụ thể, giao nhiệm vụ cho từng thành viên và xác định thời hạn thực hiện.
- Đánh giá kết quả: Theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch, đánh giá kết quả, rút kinh nghiệm và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.
Lời Khuyên từ Chuyên Gia:
Theo TS. Nguyễn Văn A, chuyên gia về kỹ năng mềm, tác giả cuốn sách “Kỹ Năng Giao Tiếp Hiệu Quả”, điều hành thảo luận nhóm hiệu quả đòi hỏi kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lãnh đạo và khả năng giải quyết vấn đề.
“Để thành công, bạn cần biết lắng nghe, tôn trọng ý kiến của người khác, đưa ra những câu hỏi thông minh, dẫn dắt cuộc thảo luận một cách khéo léo và tạo không khí thoải mái, cởi mở cho mọi người tham gia”, TS. Nguyễn Văn A chia sẻ.
Kết luận
“Kỹ năng điều hành thảo luận nhóm” là một kỹ năng quan trọng, giúp bạn “gieo vàng” trong mọi cuộc họp, đưa mọi người đến “bến bờ” thành công. Hãy ghi nhớ những bí kíp “gieo vàng” này và trau dồi kỹ năng của mình để trở thành người dẫn dắt hiệu quả.
Hãy cùng chia sẻ những kinh nghiệm của bạn về kỹ năng điều hành thảo luận nhóm!
Bạn muốn tìm hiểu thêm về các kỹ năng khác? Hãy truy cập KỸ NĂNG MỀM để khám phá thêm nhiều bài viết bổ ích về kỹ năng sống!