Kỹ năng phân tích vấn đề của Business Analyst: Bí kíp “mổ xẻ” vấn đề để đưa ra giải pháp tối ưu

Kỹ năng Kỹ năng phân tích vấn đề của Business Analyst: Bí kíp “mổ xẻ” vấn đề để đưa ra giải pháp tối ưu
Kỹ năng

Kỹ năng phân tích vấn đề của Business Analyst: Bí kíp “mổ xẻ” vấn đề để đưa ra giải pháp tối ưu

Tháng chín 22, 2024

“Có công mài sắt có ngày nên kim”, câu tục ngữ này thật sự đúng với hành trình trở thành một Business Analyst (BA) chuyên nghiệp. Không chỉ cần kiến thức chuyên môn, một BA giỏi còn phải sở hữu “vũ khí bí mật” – kỹ năng phân tích vấn đề. Vậy kỹ năng này cần những gì? Làm sao để rèn luyện nó? Hãy cùng khám phá!

Phân tích vấn đề là gì?

“Phân tích vấn đề” nghe có vẻ “cao siêu”, nhưng thực chất là quá trình tìm hiểu, bóc tách và hiểu rõ một vấn đề để đưa ra giải pháp phù hợp. Bạn có thể hình dung như một bác sĩ “mổ xẻ” cơ thể bệnh nhân để tìm ra nguyên nhân căn bệnh, từ đó đưa ra phương pháp điều trị hiệu quả nhất.

Trong vai trò của một BA, phân tích vấn đề là kỹ năng cốt lõi để:

  • Hiểu rõ nhu cầu của khách hàng: Thay vì chỉ nghe những gì khách hàng nói, BA cần đào sâu để hiểu tâm tư, nguyện vọng, mục tiêu và cả những điều khách hàng chưa thể nói hết.
  • Xác định vấn đề chính xác: Từ những “triệu chứng” mà khách hàng đưa ra, BA cần phân tích để tìm ra “bệnh gốc” – nguyên nhân thực sự của vấn đề.
  • Đề xuất giải pháp hiệu quả: Dựa trên phân tích vấn đề, BA đưa ra giải pháp phù hợp, tối ưu, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh.

Kỹ năng phân tích vấn đề của Business Analyst gồm những gì?

1. Kỹ năng đặt câu hỏi: “Hỏi cho ra lẽ”

“Hỏi han cho kỹ mới biết”, BA cần là những người đặt câu hỏi “khôn ngoan”. Câu hỏi của BA phải hướng đến mục tiêu là hiểu rõ vấn đề, bóc tách từng khía cạnh, lấy thông tin đầy đủ và chính xác nhất từ khách hàng.

  • Câu hỏi mở: “Bạn mong muốn đạt được điều gì từ dự án này?”
  • Câu hỏi khép kín: “Có phải bạn gặp khó khăn trong việc quản lý tồn kho?”
  • Câu hỏi thăm dò: “Bạn có thể cho tôi biết thêm về trải nghiệm của bạn với sản phẩm này?”

2. Kỹ năng thu thập thông tin: “Gom nhặt từng mẩu chuyện”

BA cần là những “thám tử tài ba”, thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau:

  • Khách hàng: Phỏng vấn, khảo sát, theo dõi hoạt động của khách hàng.
  • Dữ liệu: Phân tích dữ liệu doanh thu, thị trường, hành vi khách hàng.
  • Chuyên gia: Tham khảo ý kiến của chuyên gia trong lĩnh vực liên quan.

3. Kỹ năng phân tích thông tin: “Giải mã ngôn ngữ dữ liệu”

BA cần có khả năng “phiên dịch” ngôn ngữ dữ liệu, biến thông tin thô sơ thành những kiến thức có giá trị:

  • Sử dụng các công cụ phân tích: Excel, Tableau, Power BI.
  • Phân tích SWOT: Xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức.
  • Phân tích PESTLE: Phân tích tác động của yếu tố chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ, môi trường và pháp lý.

4. Kỹ năng trình bày: “Truyền tải ý tưởng rõ ràng”

BA cần biết cách “giải thích” cho khách hàng hiểu vấn đề, giải pháp và lợi ích của giải pháp:

  • Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu: Tránh sử dụng thuật ngữ chuyên ngành quá nhiều.
  • Sử dụng hình ảnh, biểu đồ: Minh họa thông tin một cách trực quan, dễ hiểu.
  • Luôn lắng nghe phản hồi của khách hàng: Điều chỉnh thông điệp cho phù hợp với đối tượng.

Câu chuyện về kỹ năng phân tích vấn đề

Ngày xưa, có một vị vua muốn xây dựng một cung điện nguy nga, tráng lệ. Vua giao nhiệm vụ cho một người thợ xây giỏi nhất trong nước. Người thợ xây này rất tự tin, nhưng khi bắt đầu xây dựng, ông gặp rất nhiều khó khăn. Cung điện không thể hoàn thành đúng tiến độ.

Vua liền triệu tập một người thầy nổi tiếng về kiến thức kiến trúc và kỹ năng phân tích vấn đề. Thầy đến và quan sát, ông không vội vàng đưa ra giải pháp. Thay vào đó, ông đặt ra những câu hỏi khôn ngoan cho người thợ xây:

  • “Tại sao cung điện lại xây dựng chậm như vậy?”
  • “Bạn gặp khó khăn gì trong việc tìm nguyên liệu?”
  • “Bạn đã tính toán rõ ràng cho kế hoạch xây dựng chưa?”

Qua những câu hỏi ấy, thầy đã hiểu rõ nguyên nhân của vấn đề. Hóa ra, người thợ xây chỉ tập trung vào việc xây dựng cung điện mà không tính toán kỹ kế hoạch và nguyên liệu.

Thầy đã dạy cho người thợ xây cách phân tích vấn đề, tìm ra giải pháp hiệu quả và cung điện đã được hoàn thành đúng tiến độ.

Lời khuyên cho bạn

Kỹ năng phân tích vấn đề là “báu vật” cho một BA. Để nâng cao kỹ năng này, bạn nên:

  • Học hỏi từ những người đi trước: Tham gia các khóa học, workshop về kỹ năng phân tích vấn đề.
  • Luôn tò mò, đặt câu hỏi: Hãy biết cách đặt những câu hỏi khôn ngoan để tìm ra bản chất của vấn đề.
  • Rèn luyện kỹ năng suy luận, logic: Hãy phân tích những sự kiện hàng ngày để nâng cao khả năng suy luận.
  • Thực hành thường xuyên: Hãy tìm kiếm cơ hội để áp dụng kỹ năng phân tích vấn đề trong công việc hàng ngày.

Những câu hỏi thường gặp:

  • Làm cách nào để đánh giá kỹ năng phân tích vấn đề của một BA?

Bạn có thể đánh giá kỹ năng phân tích vấn đề của BA qua cách quan sát cách họ đặt câu hỏi, thu thập thông tin, phân tích và trình bày kết quả phân tích.

  • Làm sao để phân biệt một BA giỏi và một BA kém kỹ năng phân tích vấn đề?

Một BA giỏi sẽ biết cách tìm ra nguyên nhân của vấn đề và đưa ra giải pháp hiệu quả. Trong khi đó, một BA kém kỹ năng sẽ chỉ tập trung vào triệu chứng của vấn đề mà không tìm ra nguyên nhân của nó.

  • Bạn có thể chia sẻ một số bài viết liên quan đến kỹ năng phân tích vấn đề của BA không?

Chắc chắn rồi! Bạn có thể tham khảo các bài viết liên quan tại đây:

Gọi ngay cho chúng tôi!

Bạn muốn nâng cao kỹ năng phân tích vấn đề để trở thành một BA chuyên nghiệp? Hãy liên hệ với chúng tôi qua Số Điện Thoại: 0372666666, hoặc đến địa chỉ: 55 Tô tiến thành, Hà Nội. Chúng tôi có đội ngũ chuyên gia sẵn sàng hỗ trợ bạn 24/7.