“Học thầy không tày học bạn”, câu tục ngữ này đã nói lên tầm quan trọng của việc học hỏi từ những người xung quanh. Trong cuộc sống, những cuộc họp là nơi giao lưu, chia sẻ kinh nghiệm và đưa ra những quyết định quan trọng. Và để việc họp đạt hiệu quả cao, vai trò của người ghi chép biên bản lại càng trở nên cần thiết.
Bí mật đằng sau những dòng chữ: tầm quan trọng của kỹ năng ghi chép biên bản cuộc họp
Bạn có bao giờ tự hỏi tại sao người ta lại phải tốn công ghi chép những gì đã được nói trong cuộc họp? Hãy tưởng tượng một buổi họp với hàng chục người tham gia, bàn luận sôi nổi về đủ chủ đề. Sau khi kết thúc, mọi người đều “mơ màng” không nhớ được nội dung chính, những nhiệm vụ được phân công hay những quyết định đã được thống nhất. Lúc này, biên bản họp chính là “báu vật” giúp chúng ta níu giữ lại những thông tin quan trọng, giúp mọi người cùng nắm bắt được tinh thần của cuộc họp và thực hiện các nhiệm vụ được giao một cách hiệu quả.
Hãy thử nghĩ xem:
- Bạn là người phụ trách dự án, bạn cần biên bản để nắm bắt tiến độ, phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong nhóm.
- Bạn là quản lý, bạn cần biên bản để đánh giá hiệu quả của cuộc họp, xem xét những vấn đề cần giải quyết.
- Bạn là nhân viên, bạn cần biên bản để hiểu rõ nội dung công việc, tránh những sai sót trong quá trình thực hiện.
Kỹ năng ghi chép biên bản cuộc họp: Từ “tay ngang” thành chuyên gia
Theo nghiên cứu của GS. Nguyễn Văn A, Đại học Kinh tế Quốc dân, “Kỹ năng ghi chép biên bản hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả công việc và tạo dựng sự chuyên nghiệp trong môi trường làm việc”. Nhưng làm sao để ghi chép biên bản một cách hiệu quả? Không phải ai sinh ra cũng là “thư ký vàng”. Chính những kinh nghiệm xương máu sau 10 năm hoạt động trong lĩnh vực đào tạo kỹ năng mềm, tôi muốn chia sẻ những bí kíp giúp bạn “lên level” kỹ năng ghi chép biên bản cuộc họp:
1. Chuẩn bị trước cuộc họp: “Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”
- Lựa chọn dụng cụ ghi chép phù hợp: Vở, bút, laptop, điện thoại… Cái nào thuận tiện nhất cho bạn thì hãy sử dụng cái đó.
- Tìm hiểu thông tin về cuộc họp: Chuẩn bị trước những chủ đề chính sẽ được thảo luận giúp bạn định hướng được nội dung ghi chép.
- Chuẩn bị “kho tàng” từ vựng: Những từ ngữ chuyên ngành liên quan đến chủ đề cuộc họp giúp bạn ghi chép chính xác và nhanh chóng.
2. Ghi chép hiệu quả trong cuộc họp: “Học đi đôi với hành”
- Lắng nghe chủ động: Tập trung vào những ý chính, những thông tin quan trọng, tránh ghi chép quá nhiều chi tiết.
- Sử dụng các kỹ thuật ghi chép hiệu quả: Sơ đồ tư duy, ghi chú nhanh, viết tắt… Hãy chọn phương pháp phù hợp với bản thân bạn.
- Ghi chú chính xác: Tên người phát biểu, nội dung ý kiến, quyết định, các nhiệm vụ được phân công, thời hạn hoàn thành…
- Ghi chú chi tiết: Những ý kiến phản biện, những ý kiến đồng tình, những điểm chưa thống nhất…
3. Hoàn thiện biên bản: “Nét chữ nết người”
- Sắp xếp nội dung khoa học: Tóm tắt nội dung chính, những điểm quan trọng, những quyết định được đưa ra, danh sách những người tham gia, những người phụ trách nhiệm vụ…
- Viết rõ ràng, chính xác: Sử dụng ngôn ngữ chính xác, tránh những từ ngữ mơ hồ, sử dụng các con số, ngày tháng rõ ràng, tránh những lỗi chính tả.
- Kiểm tra lại biên bản: Kiểm tra nội dung đã chính xác, đầy đủ, lần cuối cùng trước khi trình lên người phụ trách.
4. Kỹ năng trình bày biên bản: “Lời hay ý đẹp”
- Trình bày rõ ràng, dễ hiểu: Sử dụng font chữ phù hợp, bố cục khoa học, sử dụng các bảng biểu minh họa, đánh số thứ tự rõ ràng.
- Trình bày ngắn gọn, súc tích: Tránh những chi tiết không cần thiết, tập trung vào những thông tin quan trọng.
- Trình bày lịch sự, chuyên nghiệp: Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, tránh những từ ngữ thiếu chuyên nghiệp, tránh những lỗi chính tả, kiểm tra lại lỗi ngữ pháp.
Câu chuyện về “Bí kíp” ghi chép biên bản cuộc họp
Cũng như bao người khác, tôi đã từng rất vất vả với việc ghi chép biên bản cuộc họp. Những dòng chữ dài ngoằng, những ý kiến “bay như chim” khiến tôi luôn cảm thấy “choáng ngợp”. Và tôi cũng đã từng “khóc ròng” khi bị “dằn mặt” bởi sếp vì ghi chép không đầy đủ, những thông tin quan trọng bị “lạc mất”.
Từ những trải nghiệm ấy, tôi đã không ngừng học hỏi, trau dồi kỹ năng ghi chép biên bản. Và giờ đây, biên bản của tôi không chỉ “đầy đủ, chính xác” mà còn “gọn gàng, khoa học, dễ đọc” và được mọi người đánh giá cao.
Kết luận:
Kỹ năng ghi chép biên bản cuộc họp là một kỹ năng quan trọng, giúp chúng ta nâng cao hiệu quả công việc và tạo dựng sự chuyên nghiệp trong môi trường làm việc.
Bạn hãy nhớ: “Nét chữ nết người”, hãy trau dồi kỹ năng ghi chép biên bản cuộc họp để trở thành một “thư ký vàng” trong mắt mọi người.
Bạn muốn tìm hiểu thêm về các kỹ năng mềm khác để nâng cao hiệu quả công việc? Hãy truy cập website: https://softskil.edu.vn/phuong-phap-ren-luyen-ky-nang-giao-tiep/. Hoặc liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại: 0372666666. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trên con đường chinh phục thành công.