Bạn từng rơi vào tình huống gửi email cho sếp hay khách hàng mà lại nhận được cái lắc đầu ngán ngẩm? Hay email của bạn bị “chìm nghỉm” giữa hàng tá email khác? Thật ra, “bí mật” để email của bạn “gây sốt” và tạo ấn tượng tốt lại nằm ở Kỹ Năng Viết Email Chuyên Nghiệp.
Hãy thử tưởng tượng bạn đang dự một cuộc họp quan trọng. Bạn phải mặc những bộ đồ chỉn chu, chuẩn bị bài thuyết trình ấn tượng để tạo ấn tượng với người đối diện. Email cũng giống như trang phục ấy, nó thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp và cá tính của bạn.
Bí Kíp “Gây Sốt” Email Từ Nội Dung Đến Hình Thức
1. Tiêu Đề Email: “Cánh Cửa” Vào Tâm Trí Người Nhận
Hãy nhớ câu “Cái nết đánh chết cái đẹp”, email của bạn sẽ “vô hình” nếu tiêu đề không thu hút sự chú ý.
- Súc tích, rõ ràng: Nắm bắt thông tin chính trong tiêu đề, tránh dài dòng lan man. Ví dụ: “Báo cáo dự án A – Quý 2”, “Yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật”, “Xác nhận đơn hàng số 123”.
- Thu hút: Chọn từ ngữ gợi sự tò mò, tạo sự hứng thú cho người đọc. Ví dụ: “Tin vui cho bạn – Giảm giá 50%”, “Cơ hội hợp tác độc quyền”, “Khám phá bí mật thành công”.
- Dùng động từ mạnh: Thay vì “Thông báo”, hãy thử “Xác nhận”, “Kêu gọi”, “Gửi lời mời”…
2. Nội Dung Email: Chìa Khóa Để “Giữ Chân” Người Nhận
Hãy “kể chuyện” bằng email của mình để người đọc bị thu hút và nhớ lâu.
- Trình bày mạch lạc: Chia nội dung thành các phần nhỏ, sử dụng dấu chấm, dấu phẩy hợp lý để dễ theo dõi.
- Dùng câu ngắn gọn: Tránh câu văn rườm rà, khó hiểu, khiến người đọc mất hứng thú.
- Thể hiện rõ mục đích: Nêu rõ lý do gửi email, mong muốn gì từ người nhận để tránh hiểu nhầm.
- Dùng ngôn ngữ phù hợp: Tùy đối tượng, sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự hoặc thân mật, vui vẻ.
3. Hình Thức Email: “Diện Mạo” Chuyên Nghiệp
Đừng xem thường “nhan sắc” của email, bởi nó là ấn tượng đầu tiên của bạn.
- Kiểm tra lỗi chính tả: Cẩn thận kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp trước khi gửi email.
- Sử dụng font chữ phù hợp: Chọn font chữ dễ đọc, không quá cầu kỳ, phù hợp với nội dung email.
- Cách thức trình bày: Chọn cách trình bày phù hợp, sử dụng chữ in đậm, gạch chân, liệt kê… để làm nổi bật thông tin quan trọng.
- Thêm signature: Signature là “danh thiếp” của bạn, thể hiện thông tin liên lạc và tạo sự chuyên nghiệp.
Câu Chuyện Về Email “Gây Sốt”
- Anh Tuấn, một nhân viên kinh doanh năng động, thường xuyên gặp khó khăn khi gửi email cho khách hàng. Email của anh bị “chìm nghỉm” giữa vô số email khác, khiến doanh số của anh “giậm chân tại chỗ”.
- Sau khi áp dụng bí kíp viết email chuyên nghiệp, anh Tuấn đã “lột xác”. Anh sử dụng tiêu đề thu hút, nội dung ngắn gọn, súc tích và trình bày email một cách chuyên nghiệp.
- Kết quả, khách hàng của anh Tuấn “gây sốt” với những email của anh, doanh số tăng vọt và anh được thăng chức.
Lưu Ý “Vàng” Khi Viết Email Chuyên Nghiệp
- Hãy nhớ tôn trọng thời gian của người đọc: Hãy ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề chính.
- Kiểm tra lại email trước khi gửi: Tránh sai sót về chính tả, ngữ pháp.
- Gửi email cho đúng người: Hãy chắc chắn rằng bạn đang gửi email cho đúng người nhận.
- Sử dụng email cá nhân: Tránh sử dụng email công ty cho mục đích cá nhân.
- Học hỏi từ các chuyên gia: Tham khảo các sách, bài viết về kỹ năng viết email chuyên nghiệp để nâng cao kỹ năng của bản thân.
Lời Kết:
“Kỹ năng viết email chuyên nghiệp” không chỉ là kỹ năng cần thiết trong công việc mà còn là “bí kíp” để tạo ấn tượng tốt với người đối diện. Hãy trau dồi kỹ năng viết email của mình để “gây sốt” với mỗi lời thư bạn gửi đi.
Bạn có muốn khám phá thêm các kỹ năng mềm khác giúp bạn thành công? Hãy truy cập website KỸ NĂNG MỀM để tìm hiểu thêm.
Hãy để lại bình luận bên dưới để chia sẻ kinh nghiệm viết email của bạn!