“Lời nói chẳng mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau”, câu tục ngữ xưa nay vẫn luôn đúng đắn. Trong thời đại công nghệ hiện nay, khi mà việc giao tiếp trực tiếp ngày càng hạn chế, thì kỹ năng giao tiếp qua điện thoại lại càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Bạn có thường xuyên gặp phải những tình huống như:
- “Cây muốn lặng mà gió chẳng ngừng”, cuộc gọi của khách hàng cứ “bám dai dẳng” mãi không thôi dù bạn đã cố gắng giải thích hết sức?
- “Lỡ lời” khiến đối tác hiểu nhầm, dẫn đến những rắc rối trong công việc?
- “Thật lòng muốn nói ra, nhưng lời lại chẳng thể nào thoát ra”, bạn bối rối khi phải gọi điện thoại cho người lạ?
Thực tế, rất nhiều người đang gặp phải những trở ngại trong giao tiếp qua điện thoại. Tuy nhiên, bạn đừng quá lo lắng. Kỹ năng này hoàn toàn có thể được rèn luyện và nâng cao. Hãy cùng tôi khám phá bí mật để “làm chủ” cuộc trò chuyện qua điện thoại, để bạn tự tin thể hiện bản thân và đạt được hiệu quả tối ưu!
Kỹ Năng Giao Tiếp Qua Điện Thoại: Cánh Cửa Vàng Mở Rộng Cơ Hội
1. Giọng Nói – Bàn Tay Vàng Dẫn Dắt Cuộc Trò Chuyện
“Lời chào cao hơn mâm cỗ”, câu nói này càng đúng hơn khi bạn giao tiếp qua điện thoại. Giọng nói là yếu tố quan trọng nhất, nội dung và cách bạn trình bày lời nói sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả cuộc gọi.
- Tốc độ: Nói rõ ràng, chậm rãi và dừng lại thích hợp giữa các câu. Tránh nói quá nhanh hay quá chậm gây cảm giác bồn chồn, lúng túng hoặc nhàm chán cho người nghe.
- Âm lượng: Điều chỉnh âm lượng phù hợp với môi trường xung quanh. Tránh nói quá to gây ồn à o, hoặc quá nhỏ khiến người nghe khó nghe rõ.
- Cách nói: Nói chuyển động, có sự thay đổi giọng điệu, sự luôn chuyển giữa cao thấp giúp cuộc trò chuyện trở nên sinh động và thu hút. Tránh nói một lối giọng đơn điệu và nhạt nhẽo.
- Nụ cười âm thanh: Hãy mỉm cười khi nói điện thoại. Nụ cười của bạn sẽ truyền tải sự thân thiện, tích cực và thuận lợi cho cuộc giao tiếp.
- Thái độ: Luôn giữ thái độ tích cực, thân thiện và chuyên nghiệp. Đừng để những tâm trạng tiêu cực ảnh hưởng đến giọng nói của bạn.
- Cách xưng hô: Lựa chọn cách xưng hô phù hợp với tuổi tác, vị thế của đối tác để tạo sự tôn trọng và thân thiện.
Hãy nhớ rằng, giọng nói là “bộ mặt” của bạn khi giao tiếp qua điện thoại. Hãy nâng niệu giọng nói của bạn như một “tác phẩm” để giao tiếp hiệu quả.
2. Lắng Nghe – Chìa Khóa Vàng Mở Rộng Hiểu Biết
“Người khôn ngoan hơn người dại ở chỗ biết lắng nghe”. Bạn càng lắng nghe nhiều, bạn càng hiểu đối tác của mình nhiều hơn.
- Tập trung: Hãy tập trung vào lời nói của đối tác. Tắt bỏ các yếu tố gây xao nhãng xung quanh như tivi, điện thoại … Hãy để tâm trí của bạn chỉ hướng vào cuộc gọi.
- Hiểu rõ nội dung: Hãy cố gắng hiểu rõ ý nghĩa của lời nói của đối tác. Nếu bạn không hiểu rõ, hãy thẳng thắn hỏi lại để xác minh thông tin.
- Gật đầu đồng ý: Gật đầu đồng ý khi nghe điện thoại sẽ khiến đối tác cảm thấy bạn lắng nghe và quan tâm đến lời nói của họ.
- Lắng nghe giọng nói: Ngoài nội dung lời nói, hãy lắng nghe giọng nói của đối tác để cảm nhận thái độ, tâm trạng của họ. Từ đó, bạn sẽ biết cách phản ứng cho phù hợp.
Hãy nhớ rằng, lắng nghe không chỉ là nghe mà còn là hiểu rõ tâm tư của đối tác. Chỉ khi hiểu rõ tâm tư của đối tác, bạn mới có thể giao tiếp hiệu quả và thành công.
3. Nói Gọn Gàng – Sự Chuyên Nghiệp Trong Giao Tiếp
“Lời thật dẫu cay cũng nên nói, Lời dối dẫu ngọt cũng nên tránh”. Giao tiếp qua điện thoại cần sự ngắn gọn, súc tích và tránh những lời nói vô bổ không cần thiết.
- Nội dung chính: Hãy tập trung vào việc truyền tải nội dung chính của cuộc gọi. Tránh lan man và nói những chuyện không liên quan.
- Sử dụng từ ngữ rõ ràng: Sử dụng từ ngữ dễ hiểu, tránh những từ ngữ khó hiểu hoặc thuật ngữ chuyên ngành nếu đối tác không hiểu biết.
- Dừng lại thích hợp: Hãy dừng lại thích hợp giữa các câu nói để người nghe có thời gian tiêu hóa thông tin và tiếp thu dễ dàng hơn.
- Hỏi lại để xác minh: Sau khi nói xong những điểm quan trọng, hãy hỏi lại đối tác để xác minh họ đã hiểu rõ thông tin.
Hãy luôn nhớ rằng, giao tiếp qua điện thoại là một nghệ thuật. Bạn cần nắm vững các kỹ năng để truyền tải thông tin một cách hiệu quả, dễ hiểu và thuận lợi.
Gợi ý các câu hỏi thường gặp về “kỹ năng giao tiếp qua điện thoại”:
- Làm sao để giao tiếp hiệu quả qua điện thoại với khách hàng khó tính?
- Làm thế nào để tạo ấn tượng tốt với đối tác trong cuộc gọi đầu tiên?
- Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại trong lĩnh vực kinh doanh cần lưu ý những gì?
- Làm cách nào để tránh những lỗi thường gặp khi giao tiếp qua điện thoại?
Lưu ý tâm linh:
- Trong phong thủy, việc chọn giờ gọi điện thoại cũng có ảnh hưởng đến sự thuận lợi trong giao tiếp. Theo các chuyên gia phong thủy, nên chọn giờ hoàng đạo để thực hiện những cuộc gọi quan trọng.
Lời khuyên từ chuyên gia:
- “Giao tiếp qua điện thoại là một kỹ năng cần được rèn luyện thường xuyên. Hãy tập thói quen luôn luôn nói chuyện điện thoại với người thân bạn bè để cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình”, chuyên gia phân tích giao tiếp Nguyễn Văn A chia sẻ.
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại hiệu quả
Kết luận:
Giao tiếp qua điện thoại là một kỹ năng quan trọng trong cuộc sống hiện đại. Hãy tập trung vào giọng nói, lắng nghe chú ý và nói gọn gàng để “làm chủ” cuộc trò chuyện qua điện thoại, tạo dựng sự tự tin và thành công trong giao tiếp.
Hãy chia sẻ bài viết này với bạn bè và để lại bình luận bên dưới nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.
Hãy liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại: 0372666666 hoặc đến địa chỉ: 55 Tô Tiến Thành, Hà Nội. Chúng tôi có đội ngũ chăm sóc khách hàng 24/7.