“Giai đoạn khó khăn nhất trong bất kỳ dự án nào là giai đoạn khởi đầu” – câu nói này quả thật không sai, đặc biệt là khi bạn phải giao việc cho người khác. Giao việc hiệu quả là một kỹ năng quan trọng, quyết định đến sự thành công của bạn, nhưng nhiều người vẫn mắc phải những sai lầm khiến công việc bị trì trệ, hiệu quả thấp. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ Khái Niệm Kỹ Năng Giao Việc, đồng thời trang bị cho bạn những bí kíp để giao việc hiệu quả như một bậc thầy.
Kỹ Năng Giao Việc Là Gì?
Kỹ năng giao việc là khả năng truyền đạt rõ ràng, hiệu quả nhiệm vụ, mục tiêu, kỳ vọng và trách nhiệm cho người khác để họ có thể thực hiện công việc một cách hiệu quả và đạt được kết quả như mong đợi. Nói cách khác, “Giao việc là nghệ thuật biến ý tưởng thành hành động”.
Tại Sao Kỹ Năng Giao Việc Lại Quan Trọng?
1. Nâng Cao Hiệu Quả Công Việc:
Giao việc rõ ràng giúp người nhận nhiệm vụ hiểu rõ mục tiêu, cách thức thực hiện, tránh lãng phí thời gian, công sức và tài nguyên. “Chính xác thì nhanh gọn” – câu tục ngữ này hoàn toàn phù hợp với việc giao việc hiệu quả.
2. Xây Dựng Mối Quan Hệ Tốt Đẹp:
Giao việc hiệu quả tạo nên sự tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau giữa người giao việc và người nhận việc. “Lời nói chẳng mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau” – giao việc khéo léo giúp bạn xây dựng được những mối quan hệ tốt đẹp trong công việc.
3. Tăng Cường Khả Năng Lãnh Đạo:
Giao việc hiệu quả là dấu hiệu của một nhà lãnh đạo tài ba. “Dĩ bất biến ứng vạn biến”, một nhà lãnh đạo giỏi biết cách giao việc phù hợp với năng lực của từng cá nhân, giúp họ phát huy hết tiềm năng của bản thân, góp phần vào sự thành công chung của tập thể.
Bí Kíp Giao Việc Hiệu Quả Như Cao Thủ
1. Xác Định Rõ Ràng Mục Tiêu Và Kết Quả Mong Muốn:
Trước khi giao việc, bạn cần xác định rõ mục tiêu, kết quả mong muốn, thời hạn hoàn thành và tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc. “Lạc đề thì không thành công” – hãy chắc chắn người nhận nhiệm vụ hiểu rõ mục tiêu và kết quả cuối cùng mà bạn mong muốn đạt được.
2. Chia Sẻ Thông Tin Minh Bạch Và Cụ Thể:
Bạn cần cung cấp đầy đủ thông tin về nhiệm vụ, tài liệu liên quan, hướng dẫn, quy trình, nguồn lực hỗ trợ… “Làm việc gì phải có kế hoạch, biết trước thì sẽ không lúng túng” – hãy chia sẻ thông tin một cách minh bạch và cụ thể để người nhận việc có thể thực hiện công việc một cách hiệu quả.
3. Giao Việc Phù Hợp Với Năng Lực:
Bạn cần đánh giá năng lực của từng cá nhân để giao việc phù hợp. “Gà trống không đẻ trứng” – hãy giao việc cho người có năng lực và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ để họ có thể phát huy tối đa khả năng của mình.
4. Trao Quyền Và Hỗ Trợ:
Hãy trao quyền cho người nhận việc và hỗ trợ họ trong quá trình thực hiện công việc. “Có lửa thì mới có khói” – hãy tạo điều kiện, cung cấp nguồn lực cần thiết để họ có thể tự tin và chủ động hoàn thành nhiệm vụ.
5. Theo Dõi Tiến Độ Và Hỗ Trợ Kịp Thời:
Theo dõi tiến độ công việc, kịp thời hỗ trợ người nhận việc khi họ gặp khó khăn. “Nước chảy đá mòn”, theo dõi và hỗ trợ kịp thời giúp bạn giữ được nhịp độ và động lực cho người nhận việc, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ.
6. Đánh Giá Hiệu Quả Và Phản Hồi Kịp Thời:
Sau khi hoàn thành nhiệm vụ, bạn cần đánh giá hiệu quả công việc và phản hồi kịp thời cho người nhận việc. “Có bệnh thì vái tứ phương”, phản hồi chân thành, cụ thể giúp họ rút kinh nghiệm, phát triển bản thân và nâng cao hiệu quả công việc.
Câu Chuyện Về Kỹ Năng Giao Việc
Một nhà quản lý trẻ tuổi tên là Minh vừa được bổ nhiệm vào vị trí mới. Anh ta rất háo hức muốn chứng tỏ năng lực của mình. Minh giao việc cho nhân viên bằng cách ra lệnh, không giải thích rõ ràng mục tiêu, nhiệm vụ, khiến họ cảm thấy bực bội và không muốn làm việc.
Minh đã nhận được sự phản hồi tiêu cực từ cấp trên và các đồng nghiệp. Anh ta nhận ra rằng cách giao việc của mình là sai lầm. Anh ta đã học hỏi thêm về kỹ năng giao việc, tham khảo ý kiến của các chuyên gia, và áp dụng những bí kíp hiệu quả.
Minh đã thay đổi cách giao việc của mình bằng cách xác định rõ ràng mục tiêu, chia sẻ thông tin một cách minh bạch, trao quyền và hỗ trợ cho nhân viên, đồng thời kịp thời theo dõi tiến độ và phản hồi kết quả.
Kết quả, hiệu quả công việc của nhóm Minh được cải thiện đáng kể, tinh thần làm việc của nhân viên cũng được nâng cao, tạo nên một môi trường làm việc tích cực, hiệu quả.
Gợi ý Các Bài Viết Khác
Bạn có thể tham khảo thêm các bài viết khác trên website “KỸ NĂNG MỀM” về các kỹ năng mềm khác như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thuyết trình, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng tự học…
Liên Hệ Với Chúng Tôi
Bạn muốn nâng cao kỹ năng giao việc? Hãy liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại: 0372666666 hoặc đến địa chỉ: 55 Tô tiến thành, Hà Nội. Chúng tôi có đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn.