“Lời chào cao hơn mâm cỗ” – câu tục ngữ ấy đã in sâu vào tâm trí tôi từ thuở bé. Lớn lên, trải qua muôn vàn thăng trầm trong nghề đào tạo kỹ năng mềm, tôi càng thấm thía giá trị của việc viết thư, đặc biệt là trong thời đại công nghệ số ngày nay, khi mà email, thư điện tử đã trở thành phương tiện giao tiếp không thể thiếu.
Vậy làm thế nào để mỗi lá thư chúng ta gửi đi đều để lại ấn tượng tốt đẹp và đạt hiệu quả giao tiếp cao nhất? Hãy cùng tôi khám phá “bí kíp” trong Bài Giảng Về Kỹ Năng Viết Thư ngày hôm nay nhé!
Bí Kíp Viết Thư Ấn Tượng
## Hiểu Rõ Mục Đích Viết Thư
Trước khi đặt bút viết bất kỳ điều gì, bạn cần xác định rõ mục đích của lá thư là gì? Bạn muốn thông báo một thông tin quan trọng? Bạn muốn bày tỏ lòng biết ơn đến ai đó? Hay đơn giản là muốn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với đối tác?
Việc xác định rõ mục đích viết thư sẽ giúp bạn lựa chọn được phong cách ngôn ngữ, giọng điệu phù hợp và truyền tải thông điệp một cách hiệu quả nhất.
Bạn có thể tham khảo thêm về các trung tâm dạy kỹ năng mềm tại tphcm để nâng cao kỹ năng giao tiếp của bản thân.
## Nắm Vững Bố Cục Chuẩn Của Một Lá Thư
Dù là thư tay hay email, một lá thư được coi là chỉn chu cần tuân thủ bố cục gồm 3 phần chính:
### Phần Mở Đầu
- Lời chào hỏi: Hãy bắt đầu bằng lời chào hỏi lịch sự, thể hiện sự tôn trọng với người nhận.
- Giới thiệu bản thân (nếu cần): Trong trường hợp người nhận chưa biết bạn là ai, hãy giới thiệu ngắn gọn về bản thân và lý do bạn viết thư cho họ.
- Nêu lý do viết thư: Hãy đi thẳng vào vấn đề chính và nêu rõ mục đích của bạn khi viết thư.
### Phần Nội Dung Chính
Đây là phần quan trọng nhất của lá thư, nơi bạn trình bày chi tiết nội dung muốn truyền tải. Hãy sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu và súc tích nhất có thể.
Lưu ý:
- Chia đoạn văn hợp lý để người đọc dễ theo dõi.
- Sử dụng các từ ngữ lịch sự, tránh dùng từ ngữ khó hiểu hoặc mang tính chất cợt nhả.
- Nếu cần thiết, bạn có thể đính kèm thêm tài liệu minh họa cho nội dung thư.
### Phần Kết Thư
- Tóm tắt lại nội dung chính và nêu mong muốn của bạn (ví dụ: mong sớm nhận được hồi âm, mong muốn được hợp tác,…).
- Lời cảm ơn và lời chào kết thúc: Hãy kết thúc lá thư bằng lời cảm ơn chân thành và lời chào lịch sự.
Cách Viết Thư Chuyên Nghiệp
## Luyện Tập Thường Xuyên Là Chìa Khóa Thành Công
“Có công mài sắt, có ngày nên kim” – kỹ năng viết thư cũng vậy. Để nâng cao kỹ năng này, bạn cần phải luyện tập thường xuyên.
Hãy bắt đầu bằng việc viết email cho bạn bè, người thân, sau đó nâng dần lên viết thư cho đối tác, khách hàng. Đừng ngại nhờ người khác đọc và góp ý cho lá thư của bạn.
## Một Số Lưu Ý Quan Trọng Khác
Ngoài việc nắm vững bố cục và nội dung, bạn cũng cần lưu ý một số điểm sau khi viết thư:
- Ngôn ngữ phù hợp với đối tượng người nhận: Hãy sử dụng ngôn ngữ phù hợp với độ tuổi, giới tính, vị trí xã hội của người nhận.
- Kiểm tra kỹ lỗi chính tả và ngữ pháp trước khi gửi: Lỗi chính tả sẽ khiến lá thư của bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp.
- Sử dụng địa chỉ email uy tín: Hãy sử dụng địa chỉ email có tên miền rõ ràng, tránh dùng những địa chỉ email “tên cúng cơm” gây phản cảm.
## Kết Luận
Viết thư là một kỹ năng quan trọng trong giao tiếp. Hy vọng rằng qua bài giảng về kỹ năng viết thư ngày hôm nay, bạn đã có thêm những kiến thức bổ ích để ứng dụng vào thực tế.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về kỹ năng viết bảng sử máy chiếu, khóa học kỹ năng thuyết trình trước đám đông, bài tập tình huống kỹ năng giải quyết vấn đề hay khoá học về kỹ năng bán hàng b2b, hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo số điện thoại 0372666666 hoặc đến địa chỉ 55 Tô tiến thành, Hà Nội. Đội ngũ chuyên viên tư vấn của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn 24/7.