KỸ NĂNG MỀM

“Của bền tại người”, câu tục ngữ này quả thực rất đúng với Excel. Bạn có thể sở hữu một chiếc máy tính “xịn sò” nhưng nếu không biết cách sử dụng Excel một cách hiệu quả thì nó chẳng khác nào một “con ngựa bất kham”. Vậy, những kỹ năng cơ bản nào trong Excel mà bạn cần nắm vững để “thuần phục” con ngựa này và biến nó thành công cụ đắc lực cho công việc và cuộc sống?

1. Kỹ Năng Nhập Liệu Cơ Bản

1.1. Nhập Dữ Liệu:

• Nhập dữ liệu: Dường như ai cũng biết cách nhập liệu vào Excel, nhưng để nhập liệu hiệu quả và chính xác thì cần lưu ý một số điều. Ví dụ như sử dụng phím tắt Ctrl + Enter để di chuyển con trỏ xuống dòng sau khi nhập liệu, sử dụng Ctrl + ; để chèn ngày hiện tại, Ctrl + Shift + ; để chèn giờ hiện tại, …
• Sử dụng định dạng: Bạn có thể sử dụng các công cụ định dạng để thay đổi phông chữ, kích thước chữ, màu sắc, kiểu chữ,… để dữ liệu dễ nhìn và chuyên nghiệp hơn.
• Sử dụng công thức: Sử dụng công thức đơn giản như SUM, AVERAGE, MAX, MIN,… để tính toán dữ liệu.

1.2. Sao Chép và Di Chuyển Dữ Liệu:

• Sao chép dữ liệu: Sử dụng phím tắt Ctrl + C để sao chép dữ liệu và Ctrl + V để dán dữ liệu.
• Di chuyển dữ liệu: Sử dụng phím tắt Ctrl + X để cắt dữ liệu và Ctrl + V để dán dữ liệu.

1.3. Sử Dụng Ô & Cột:

• Chọn ô: Nhấp chuột vào ô để chọn.
• Chọn cột: Nhấp chuột vào chữ cái đầu cột để chọn.
• Chọn hàng: Nhấp chuột vào số thứ tự hàng để chọn.
• Chọn nhiều ô: Kéo thả chuột để chọn nhiều ô liền kề. Sử dụng Ctrl để chọn nhiều ô không liền kề.

2. Kỹ Năng Sử Dụng Công Thức

2.1. Các Công Thức Cơ Bản:

• SUM: Tính tổng các giá trị trong một phạm vi.
• AVERAGE: Tính trung bình cộng các giá trị trong một phạm vi.
• MAX: Tìm giá trị lớn nhất trong một phạm vi.
• MIN: Tìm giá trị nhỏ nhất trong một phạm vi.
• COUNT: Đếm số lượng ô có chứa giá trị trong một phạm vi.

2.2. Sử Dụng Hàm:

• Hàm IF: Kiểm tra điều kiện và trả về kết quả tương ứng.
• Hàm VLOOKUP: Tìm kiếm giá trị trong một cột và trả về giá trị tương ứng từ cột khác.
• Hàm SUMIF: Tính tổng các giá trị trong một phạm vi dựa trên điều kiện nhất định.

2.3. Sử Dụng Phím Tắt:

• F2: Chỉnh sửa nội dung ô.
• F4: Lặp lại thao tác cuối cùng.
• Ctrl + 1: Định dạng ô.
• Ctrl + `: Hiển thị/ẩn công thức.

3. Kỹ Năng Định Dạng & Trình Bày

3.1. Định Dạng Dữ Liệu:

• Định dạng số: Định dạng số, ngày tháng, giờ phút, tiền tệ,…
• Định dạng phông chữ: Thay đổi phông chữ, kích thước chữ, màu sắc, kiểu chữ,…
• Định dạng căn chỉnh: Căn chỉnh văn bản, số liệu, …
• Định dạng màu nền: Thay đổi màu nền cho ô, hàng, cột,…

3.2. Trình Bày Bảng Tính:

• Sử dụng viền: Thêm viền cho ô, hàng, cột,…
• Sử dụng màu sắc: Sử dụng màu sắc cho ô, hàng, cột,… để phân biệt dữ liệu.
• Chèn hình ảnh: Chèn hình ảnh vào bảng tính để minh họa cho dữ liệu.
• Sử dụng biểu đồ: Sử dụng biểu đồ để trực quan hóa dữ liệu.

4. Kỹ Năng Xây Dựng Bảng Pivot

• Bảng Pivot là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả.
• Bạn có thể sử dụng bảng Pivot để:
  • Tóm tắt dữ liệu theo nhiều tiêu chí.
  • Phân tích dữ liệu theo chiều ngang và chiều dọc.
  • Tạo các báo cáo trực quan.

5. Kỹ Năng Tìm Kiếm & Thay Thế

• Tìm kiếm: Sử dụng phím tắt Ctrl + F để tìm kiếm dữ liệu trong bảng tính.
• Thay thế: Sử dụng phím tắt Ctrl + H để thay thế dữ liệu trong bảng tính.

6. Kỹ Năng Bảo Mật & Chia Sẻ

• Bảo mật bảng tính: Sử dụng mật khẩu để bảo mật bảng tính.
• Chia sẻ bảng tính: Chia sẻ bảng tính với người khác bằng cách sử dụng các dịch vụ đám mây như Google Drive, OneDrive,…

7. Các Kỹ Năng Nâng Cao

7.1. Sử Dụng Macro:

• Macro là một chuỗi các lệnh được ghi lại để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại.
• Bạn có thể sử dụng macro để:
  • Tự động hóa các tác vụ thường xuyên.
  • Tạo các chức năng tùy chỉnh.
  • Nâng cao hiệu quả công việc.

7.2. Sử Dụng VBA:

• VBA (Visual Basic for Applications) là một ngôn ngữ lập trình cho phép bạn tạo các chương trình tùy chỉnh cho Excel.
• Bạn có thể sử dụng VBA để:
  • Tạo các macro phức tạp.
  • Tự động hóa các tác vụ phức tạp.
  • Tạo các chức năng tùy chỉnh.

8. Kinh Nghiệm & Chia Sẻ

Câu chuyện:

“Thầy ơi, em học Excel lâu rồi mà vẫn chưa biết làm sao để phân tích dữ liệu hiệu quả. Thầy có bí kíp nào chỉ cho em không?”

“Em à, việc học Excel không phải là chuyện một sớm một chiều. Điều quan trọng là phải kiên trì luyện tập và tìm hiểu những kỹ năng cơ bản. Thay vì học theo cách “lướt qua” thì em nên tập trung vào việc hiểu sâu về những kỹ năng cơ bản như sử dụng công thức, định dạng, bảng Pivot, … rồi mới đến những kỹ năng nâng cao như Macro hay VBA. Hãy nhớ rằng, “Của bền tại người”, sử dụng thành thạo những kỹ năng cơ bản sẽ giúp em “thuần phục” Excel và biến nó thành công cụ đắc lực cho công việc”.

Lưu ý:

• Hãy nhớ rằng, việc sử dụng thành thạo Excel không chỉ giúp bạn trong công việc mà còn trong cuộc sống. Bạn có thể sử dụng Excel để quản lý chi tiêu, lên kế hoạch du lịch, theo dõi sức khoẻ,…

Gợi ý:

• Ngoài những kỹ năng cơ bản, bạn có thể tìm hiểu thêm các kỹ năng nâng cao khác như:
  • Sử dụng Data Analysis ToolPak
  • Sử dụng Power Query
  • Sử dụng Power Pivot

Kỹ năng nhập liệu cơ bản trong Excel

Kỹ năng sử dụng công thức trong Excel

Kỹ năng định dạng và trình bày bảng tính trong Excel

Liên hệ:

Hãy liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 0372666666 hoặc đến địa chỉ 55 Tô tiến thành, Hà Nội. Chúng tôi có đội ngũ chăm sóc khách hàng 24/7 để hỗ trợ bạn.